Dava dosyalarınız ile ilgili her türlü işlemi KolayOfis ile rahatlıkla gerçekleştirebilirsiniz. Ana kapak bilgilerinden başlayarak, ara karar, duruşma günleri ve davanın seyrine göre meydana gelebilecek her türlü değişimi tek bir ekran üzerinden rahatlıkla yönetebilirsiniz. Dava dosyalarınızın en ince detaylarına kadar (teminat mektupları, dosya son durumu, bireysel raporlama alanı, ıslah işlemleri, dosya istatistikleri) her türlü işlemleri rahatlıkla gerçekleştirebilirsiniz.

Sizlere bağlı olarak çalışan hukuk bürolarının takibini dosya bazlı olarak yapabilirsiniz. Hangi dosyanın hangi büroya ait olduğunu ve dosya üzerinde yapılan işlemlerin takibini yapmanız mümkün olacaktır. Hatırlatma ve uyarı mekanizması sayesinde yönetim ve kontrol işlemlerinizi en üst seviyeye çıkartabilirsiniz. Eksik ve yapılması gereken işlerinizi, akıllı telefon, e-posta adresleri ve dinamik KolayOfis takviminden takip edebilir, yönetebilirsiniz.

Şablon evraklar, kısa mesaj bildirim ve hatırlatmaları, hızlı çalışma alanları, çok yönlü dosya takibi (hakem heyeti dosyaları başvuruları ve takibi, dosyalara dönüşmemiş olan yazışmaların takibi ve bu işlemlere yönelik doküman ve iş takibi) ve daha bir çok alan ile dosyaların hem açılmasından önce yapılan işlemleri hem de dosya açıldıktan sonra yapılan işlemlerin tümünü KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi Next Generation ile takip edebilir, analiz edebilir ve yapılan tüm işlemleri hızlı ve kolay şekilde raporlayabilirsiniz.

Merkezi bir yapı üzerinden alacaklarınızın yönetimini ve hızlı bir şekilde tahsilat işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz. Ayrıca muhasebe işlemleri sayesinde farklı departmanlar ile entegrasyon kurarak, genel anlamda tüm şirketiniz ile efektif bir kullanıma sahip olabilirsiniz. Çağrı merkeziniz ile de entegrasyon sağlayabilir ve yasal alacak takibinizi en üst seviyeye çıkartabilirsiniz.

Toplu işlem seçenekleri ile toplu matbu evrak çıktısı, toplu xml hazırlama, toplu avans masraf girişleri, toplu iş planı hazırlama ve kapatma, toplu icra dosyası açma, toplu dosya sorumlusu değiştirme gibi seçenekler ile işlemlerinizi hızlı ve kolay şekilde tamamlayabilirsiniz. Böylelikle iş performans ve verimliliğinizi en üst düzeye çıkartabilirsiniz. Bunun yanı sıra borçlu ile yapılan görüşmeler dilerseniz otomatik olarak dilerseniz de tek tek kısa mesaj ile borçlulara bilgilendirme gönderebilirsiniz. Bu sayede borçlular ile yapılan görüşme ve bilgilendirme işlemlerini çok daha verimli şekilde yönetebilirsiniz.

Toplam haciz sayısı, toplam tahsilat tutarı (belirli tarih aralıklarına göre düzenlenebilir), tüm tebligat işlemleri, borçlu adres listeleri, toplu güncel bakiye sorgu raporu gibi bir çok rapor ile dosya bazlı olarak yapabileceğiniz işlemlerin yanı sıra hukuk büronuzun yasal alacak takibinde ki performansını ölçümleme imkanına kavuşabilirsiniz. Sadece performans ölçümleme ile sınırla kalmayıp, hazır olarak almış olduğunuz raporlar ile verilerinizi yorumlayabilir ve acil durum eylem planlarınızı hazırlayabilirsiniz.

Tüm dokümanlarınızı tek bir sistem üzerinde güvenli bir şekilde saklayabilir ve yönetimini gerçekleştirebilirsiniz. Dava ve yasal alacak ile ilgili dokümanlarınızın yanı sıra, kontrat, sözleşme ve poliçelerinizi sistem üzerinden kayıt altına alabilir ve en efektif şekilde yönetilmesini sağlayabilirsiniz. Dilediğiniz tarih aralığına göre doküman envanteri oluşturabilir ve raporlayabilirsiniz.

Belirlenmiş olan doküman türlerinin (örneğin; bilirkişi raporu, duruşma tutanağı v.b.) sisteme eklendiğinde, yine belirlenmiş olan kullanıcılara otomatik olarak e-posta olarak gönderilmesini sağlayabilirsiniz.

Bu işlemlerin yanı sıra doküman alt kırılım seçeneği ile sisteme eklemiş olduğunuz dokümanları sınıflandırabilir ve doküman raporlamaları ile dokümana hızlı şekilde ulaşımda büyük kolaylık sağlayabilirsiniz.

Doküman ana tür, alt kırılım ve durumu gibi seçeneklerin efektif olarak kullanılması durumunda, dijital kütüphanenizi hazırlamış olursunuz.

Sisteminize eklenmiş olan dokümanların hangi tarih aralığında hangi kullanıcı tarafından eklendiğini takip edebilir, alt kırılım seçeneği sayesinde eklenen dokümanların son halleri mi yoksa şablon veya taslak halinde mi olduğunu da görüntüleyebilirsiniz.

Hem kamu hem de özel sektör, maliyetlerini azaltmak ve finansal ile operasyonel olarak performansını arttırmak konusunda ciddi çalışmalar yapmak durumunda kalmaktadır. Yeni yasal gereklilikler, küreselleşme gibi etkiler; sözleşmenin hem değerini hem de önemini bir hayli arttırmaktadır. Bu noktada sözleşme yönetim sistemi, artık şirketlerde ve kamu kurumlarında vazgeçilmezler arasında ki yerini almıştır. Sürekli olarak artan, otomatikleştirme ve belirli bir iş süreci üzerinden işlemlerin takip edilmesi ihtiyacı, sözleşmelerin bir yazılım üzerinden yönetilmesini gerekli kılmıştır. Daha resmi ve yapılandırılmış sözleşme yönetim prosedürleri, sözleşme yönetim yazılım ile birleştiğinde, büyük bir verimlilik artışı, maliyet optimizasyonu ve zaman kazancı ortaya çıkartacaktır.

Sözleşme yönetim sistemi sayesinde, herhangi bir sürpriz ile karşılaşmayacak, hata olasılığını asgari seviyeye indirgeyecek, raporlanabilir ve ölçeklendirilebilir bir sisteme sahip olacak, son derece profesyonel ve objektif olarak tüm sözleşmelerinizi kontrol altına alacaksınız.

KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi ile sözleşmenin başlangıç aşamasından, imza aşamasına ve arşivlenmesine kadar her türlü işlemi gerçekleştirebilirsiniz. Özel olarak tasarlanacak süreç ve akış yönetimi sayesinde, iş takibini otomatik hale getirebilir, örnek sözleşmelerinizi (gizlilik sözleşmesi ve benzeri) sisteme tanımlayabilir ve hangi dokümanların sisteme eklendiğini ne zaman ve kim tarafından eklendiğini kolaylıkla kontrol altına alabilirsiniz.

Artık kara kaplı eski nesil kasa defteri veya excel formları kullanmak yerine, hem işlemlerin çok daha hızlı yapılabilmesi hem de işlem yapılan kasaların daha efektif kontrol edilebilmesi adına tüm muhasebe işlemleri sanal ortamdan organize edilmeye başlandı. Hangi personelin hangi işlemi yaptığı, hangi müvekkil için ne kadar masraf yaptığını hızlı bir şekilde tespit edebilir ve hem kendi ofisinizde ki genel muhasebe tablosunu detaylı olarak inceleyebilir hem de müvekkillerinizin talep etmiş olduğu raporları hızlı bir şekilde sunabilirsiniz.

Finans ve Muhasebe Yönetimi başlığı altında; müvekkillerin, personellerin, bağlı olarak çalışan hukuk bürolarının, merkez kasanın ve tanımlı olan banka kartların takibi ve raporlanması sağlanabilir. Böylelikle genel istatistiki veriler ortaya çıkartılır; genel giderlerin minimum seviyeye indirilmesi ve gelirlerin arttırılması gibi işlemlerin sonucunda hukuk bürosunun veya departmanının daha karlı hale gelmesi sağlanır.

Temel işlevlerin yanı sıra, toplu avans masraf işlemleri, serbest meslek makbuzu takibi, muhasebe onay işlemleri ve daha bir çok işlemi KolayOfis ile gerçekleştirebilirsiniz. Bu işlemler sayesinde hata riskinizi asgari seviyeye indirebilir ve zaman kaybı ortaya çıkartan işlemlerin önüne geçerek çok daha kısa sürede çok daha fazla işlemi gerçekleştirebilirsiniz. İşlerinizi kolaylaştırarak, verimlilik ve performansınızı en üst düzeye çıkartabilirsiniz.

Artan avukat ve hukuk bürosu sayısı, dolaylı olarak hukuk büroları arasında ki rekabeti en üst seviyeye çıkartmıştır. Bu ortamda, diğer hukuk bürolarına üstünlük sağlayabilmek adına efektif bir Müvekkil İlişkileri Yönetimine sahip olmaları gerekir.
KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi Next Generation sayesinde mevcut müvekilleriniz ile iletişiminizi arttırabilir, onlara daha iyi hizmet vererek bağlılığınızı yükseltebilirsiniz. Bunun yanı sıra yeni müvekkillere ulaşmak için ek uygulamalar ve analizlere de KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi Next Generation ile yapabilirsiniz.

E-müvekkil uygulaması, web sitesi entegrasyonu, kurumsal hafıza oluşturma, e-posta ve kısa mesaj entegrasyonları ile müvekkil ilişkileri yönetiminde ihtiyaç duyacağınız her türlü işlemi KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi Next Generation ile gerçekleştirebilirsiniz. Müvekkilleriniz ile yapacağınız özel anlaşmaları veya sözleşmeleri, danışmanlık kapsamında müvekkile özel olarak tanımlanan saatlik ücreti ve hesaplamasını, müvekkilinizin özel günlerinde otomatik eposta veya kısa mesaj gönderimi ile daha bir çok işlemi yapabilirsiniz.

KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi Next Generation; potansiyel müvekkil adaylarınıza ulaşmada, bununla beraber mevcut müvekkilleriniz ile iletişiminizi arttırmada ve daha bir çok alanda, kapsamlı bir Müvekkil İlişkileri Yönetimi deneyimi sunmaktadır. Etkin müvekkil ilişkileri yönetimi sayesinde, mevcut iş hacminizi bir üst seviyeye çıkartabilirsiniz.

Kısa mesaj bilgilerinin sisteminize tanımlanmasının ardından, sorunsuz şekilde kısa mesaj gönderimlerine başlayabilirsiniz. Kısa mesaj gönderim işlemlerini aşağıda yer alan başlıklar kapsamında gerçekleştirebilirsiniz.

• Duruşma, ara karar ve iş planı bilgilendirmesi,
• Duruşma, ara karar ve iş planı hatırlatması,
• Toplu kısa mesaj gönderimi,
• Borçlulara kısa mesaj gönderimi,
• Sisteme giriş alanında kısa mesaj kullanımı,
• Müvekkillere kısa mesaj gönderimi,
• İleri tarihli kısa mesaj gönderimi şeklindedir.

Kısa mesaj servisinden etkili şekilde faydalanmak, olası hataların önüne geçmek, kullanıcıların yapmış olduğu işlemleri raporlamak için kısa mesaj yönetim sistemi sizler için faydalı olacaktır.

Dosyalarınız ile ilgili risklerinizi KolayOfis ile güvenilir ve hızlı bir şekilde hesaplayabilirsiniz. Hukuk dosyalarınıza ait risk rapolarınızı, iş ve işçi alacaklarına ilişkin muallak risk raporlarınızı ve icra dosyalarınıza ilişkin son durum raporlarınızı hızlı ve kurumunuza özel olarak tasarlayabilir veya sistemin sunduğu raporlamaları kullanabilirsiniz.

Uygulayacağınız risk analizleri sonrasında ilk hedefiniz olan potansiyel risklerinizi tespit edebilirsiniz. Böylece ortaya çıkabilecek olan maliyetlerinizi tespit eder ve bunlara karşı tedbirlerinizi alabilirsiniz. Hızlı bir şekilde oluşturabileceğiniz raporlar sayesinde aylık olarak risklerinizi hesaplayabilir ve ortaya çıkabilecek maliyetlerinizi asgari seviyede tutabilirsiniz.

Risk analizi ve raporlamaları departman içi ihtiyaçlarınız ve üst yönetim ihtiyaçları şeklinde tasarlamak mümkündür. Bu analiz ve raporlamalar sayesinde gerek departman için çalışmalar sonucu elde edilen sonuçlar gerekse dış hukuk büroları veya iş takibi gerçekleştiren yerler için sonuçları görmek ve bunları online olarak istenildiği anda ulaşabilmek imkanı sağlanmaktadır.

Sistem içerisinde yer alan hazır rapor seçeneklerinin yanı sıra kullanıcıların bireysel olarak tasarlayabilecekleri rapor seçenekleri de mevcuttur. Bu sayede kullanıcıların ihtiyaç duyacağı her türlü rapor seçeneği bir nevi sunulmuş olur.

KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi Next Generation – Kurulum İşlemleri

KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi Next Generation kurulum işlemler, MicroDestek Destek ekibi tarafından, uzaktan internet bağlantısı kurularak gerçekleştirilmektedir. Uzaktan bağlantının sağlanması için gerekli olan internet bağlantısı ve uzaktan erişim programı, satın alan kullanıcılarda kesinlikle bulunması gerekmektedir (uzaktan erişim programları ücretsiz olarak temin edilebilir).

KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi Next Generation asgari sistem gereksinimlerini aşağıda görüntüleyebilirsiniz.

Asgari Sistem Gereksinimleri – Ana Makine (server)

Sunucu

Masaüstü Bilgisayar

Önerilen Sistem Gereksinimleri – Ana Makine (server)

Asgari Sistem Gereksinimleri – Ek Kullanıcılar

Chrome Kernel 1.3 ve üstü Browser (İnternet Explorer sürümlerinde Menülerde Kullanılan jquery ve Html 5 ile Uyum Problemleri Yaşanmaktadır)

Önemli Notlar

Server sanal makina olarak çalışabilmektedir
Kurulum yalnızca c sürücüsüne yapılmaktadır. Bu yüzden c sürücüsünde en az yukarıda belirtilen alan kadar yer olmalıdır.
Ajax toolkit 1.1 kurulumu da yapılmaktadır.
Database (veri tabanı) olarak sql embeded ve access kullanıldığı için herhangi bir lisans gerektirmemektedir.

Sistem ssl sertifikası desteklemektedir. Ancak ssl sertifikası kullanılacak ise sertifika satın alma ve kurulum işlemleri iş sahibi tarafından tamamlanacaktır.

Sistem web tabanlı olup VPN üzerinde problemsiz olarak çalışabilmektedir.

Sistemi kullanacak kullanıcı sayısına göre asgari sistem gereksinimleri üzerinde değişim meydana gelebilir. 50 ve üzeri kullanıcı sayısına sahip olan hukuk bürosu veya departmanlarının Müşteri Hizmetlerimiz ile iletişime geçerek kullanıcı sayısına uygun olan asgari sistem gereksinimlerine ulaşabilirsiniz.

KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi Next Generation – Kurulum Yönergeleri

KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi Next Generation ‘a uygun ana makine temin edildikten ve ödeme işlemlerinin tamamlanmasının ardından oluşturulan lisans numarası ile kurulum işlemlerine geçilmektedir. Kurulum işlemlerine yönelik yönlendirmeler aşağıda belirtilmiştir.

Ana Makine Kurulum Yönergeleri

Kurulum işlemleri uzaktan bağlantı yöntemi ile gerçekleştirilecektir.
IIS Ayarları (Kurulum esnasında MicroDestek Uzmanları tarafından gerçekleştirilecektir)
Ana Makina Kurulumu ve Lisanslama işlemi (Kurulum esnasında lisans numarası MicroDestek Merkez’den talep edilmektedir.)
Yetki ve Database Ayarları (Kurulum esnasında MicroDestek Uzmanları tarafından gerçekleştirilecektir)
Kurulum sonrası Ek Kullanıcıların Ulaşımı için firewall ayarları (Kurulum esnasında MicroDestek Uzmanları tarafından iş sahibi bilgi işlem biriminden talep edilerek gerçekleştirilecektir.)
Backup sistemi Kurulumu ve işler hale getirilmesi .(Kurulum esnasında MicroDestek Uzmanları tarafından iş sahibi bilgi işlem birimi ile bilgi alınarak gerçekleştirilecektir)

Ek Kullanıcı Kurulum Yönergeleri

Kurulum işlemleri uzaktan bağlantı yöntemi ile gerçekleştirilecektir.
Ek Kullanıcı Kurulumları yapılırken izlenen adımlar(MicroDestek Uzmanları tarafından gerçekleştirilecektir.),
Kurulum sonrası tarayıcı ayarları(MicroDestek Uzmanları tarafından gerçekleştirilecektir.).