Hukuk Bürolarında Müvekkil İletişimi Nasıl Artırılır

Bir avukat için iyi bir müvekkil iletişimi hem itibarları için hem de iş stratejilerini doğru belirlemek adına ayrı bir önem taşımaktadır. Müvekkilinizle her iletişim kurduğunuzda, firmanızla çalışmanın onlara verdiği hisleri ve fikirleri yeniden şekillendirdiğinizi bilmelisiniz.

1- Her Müvekkil için Ayrı İletişim Tipi Geliştirin

İletişim bir süreçtir ve avukatlar iletişimlerinin sıklığı ve tarzında tutarlı kalmalıdırlar. İletişim alışkanlıklarınızı dikkatlice incelemek ve müvekkillerinizle iletişimi geliştirmenin yollarını her zaman düşünmek önemlidir.

Tercih ettiğiniz iletişim yönteminin herkes için işe yaramadığını aklınızda bulundurun. İletişiminizi müvekkilinizin tercihlerine göre ayarlamak için özel bir zaman ayırmalı ve emek harcamalısınız. Örneğin, bir müvekkille haftalık olarak iletişim kurabilirken, diğeri günlük olarak iletişim kurmak isteyebilir. Bazı müvekkiller telefonla iletişim kurmayı tercih ederken, bazıları her şey için şahsen toplantı talep ediyor olabilir. Müvekkilinizin iletişim tercihlerini kabul ettiğinizden emin olun, böylece onlarla daha iyi bir ilişki kurabilirsiniz.

Ayrıca iş takibinin önemini de unutmayın. Bir müvekkil size ulaşmaya çalıştığında veya konuyla ilgili bilgi mesajı attığında, sorularına derhal cevap veremeseniz dahi, onlara en kısa sürede dönüş yapacağınızı belirtmelisiniz.

Müvekkillerin önceliğiniz olduğunu hissettirmeniz iletişiminizde büyük artı kazandıracaktır. Müvekkillerinizi davalarıyla ilgili güncel bilgileri paylaşmak, rapor edilecek önemli bir şey olmasa bile, kendilerini değerli hissettirir. Tutarlı iletişim müvekkillerinizi mutlu eder, çünkü güvende hissederler ve avukat-müvekkil devamlılığında sizlere güvenebileceklerini bilirler.

2- Parasal Konularda Net Olun

Maliyetler ve faturalandırma sorunları, yasal meseleler söz konusu olduğunda en hassas konulardan bazılarıdır. Başından itibaren, herhangi bir karışıklığı önlemek ve müvekkilinizin finansal olarak neye girdiğini bilmesini sağlamak için maliyetleriniz hakkında net bir dile sahip olmalısınız.

Müvekkil davanın maliyetini ve ücretleri kabul ettikten sonra, ilerleyen zamanlarda ortaya çıkacak ekstra maliyetleri de belirtmeyi unutmayın.

3– Hataların Sorumluluğunu Üstlenme

Hayatında her alanında hatalar olduğu gibi, sizde müvekkilinizin dosyasında hata yapmış olabilirsiniz. Bunun sebebi bir iletişimsizlik veya idari hatadan olsa da bu noktadan sonra önemli olan bu durumla nasıl baş edebildiğinizdir. Karşılaştığınız bu olumsuz durumda aslında yapılması gereken oldukça basittir.

Bir müvekkil ile ilgili yapılan hataların üstesinden gelmenin en iyi yolu kabul etmek ve özür dilemektir. Müvekkilinizin sizin yaşadığınız durum karşısında anlayışsız olacağını düşünmeyin. Aksine müvekkillerinize hatalarınızla ilgili bilgilendirme yaptığınızda size daha fazla saygı duymaları muhtemeldir. Unutmayın ki sadece, yalanların veya bahanelerin telafisi yoktur.

Bir hataya sahip olmak alçakgönüllülüğü gösterirken, bir hatayı reddetmek çoğu zaman kibir belirtisidir. Kimse yanlış yaptığını kabul edemeyen biriyle çalışmak istemez.

4- Müvekkil Memnuniyeti Sağlama

Müvekkil memnuniyeti, müvekkilleri mutlu etmek için çok önemlidir. Araştırmalar, müvekkillerin % 68’inin , hukuk ofisi tarafında algılanan bir kayıtsızlık (umursamazlık) nedeniyle iş ilişkisi bıraktıklarını göstermektedir . Müvekkilinize önem verdiğinizi göstermezseniz, onları rakiplerinize kaptırma riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Memnuniyet sağlamak müvekkillerinizi mutlu etmekle kalmaz, aynı zamanda sadakat duygusunun artmasını da sağlar.

Müvekkillerinize önem verdiğinizi gösteren bazı davranışlar;

• Adlarını hatırlamak.
• Sizinle paylaştığı kişisel ayrıntıları hatırlamak.
• Davaları hakkında düzenli bilgi vermek.
• Onlara verdiğiniz sözleri tutmak.
• Onlardan aldığınız geri bildirimleri dikkate almak.

Müvekkilinizi temsil etmeyi bitirdikten sonra bile iletişimi devam ettirmeyi unutmayın. Eski bir müvekkille temasa geçmek bir telefon görüşmesi, e-posta veya hatta bir LinkedIn mesajı kadar kolaydır.

Ek olarak, bir müvekkilinizin sizi başka bir kişiye tavsiye etmesi veya referans olması durumunda minnettarlığınızın bir göstergesi olarak ona küçük bir hediye göndermeyi düşünebilirsiniz. Yönlendirdiği kişiyle bir iş ilişkisi kuramasanız bile, sizi düşündüğü için müvekkilinize teşekkür etmeyi ihmal etmemelisiniz.

5- Seçici olun

Birçok avukat özellikle kariyerinin ilk yıllarındaysa, kendilerine gelen her kişiyi temsil etmek zorunda olduklarını düşünmektedir. Ancak bu noktada hem kendinizin hem de şirketinizin itibarını akılda tutmanız önceliğinizdir. Seçici olmadığınız taktirde kendinizi, memnun etmesi imkansız bir müvekkille zaman kaybederken bulabilirsiniz. Bir müvekkil Hukuk Büronuz ve sizin için uygun görünmüyorsa, reddetme seçeneğiniz vardır. Yoğun geçen iş hayatınızda bazen, müvekkil hizmetlerinin imajınız ve referans potansiyeliniz için ne kadar önemli olduğunu unutmak kolay olabilir. Ancak unutulmamalıdır ki müvekkilleriniz markanızın bir uzantısıdır. Müvekkillerinizle iletişiminizi ne kadar iyileştirirseniz ;kariyerinizde  güvenilir bir tavsiye ağına sahip başarılı bir avukat haline gelmeniz o denli hızlı ve kolay olacaktır.