Ofisinizde Planlarınızı Nasıl Yönetiyorsunuz?

Ofisinizde Planlarınızı Nasıl Yönetiyorsunuz?

Ofisinizde Planlarınızı Nasıl Yönetiyorsunuz? İster küçük ister büyük olsun; bir hukuk bürosunda yapılacak işler bellidir. Bir hukuk bürosunun yapılacaklar listesinde; genel olarak tamamlanması veya tamamlanmaması kritik ve hayati sonuçlar doğuracak onlarca iş tanımı vardır. Dava ve icra süreçlerini takip etmek, bu süreçler içerisinde tamamlanması gereken süreli işleri zamanında yapmak önemlidir. Bu tanımlar içerisinde toplantıları, müvekkil ve karşı taraf görüşmelerini vb. onlarca iş tanımını sayabiliriz. 

Birde bu işler ile ilgili iş bölümünün ofis içerisinde dengeli olarak dağıtılması gerekmektedir. Örneğin işlerin belirli bir personel üzerinde birikmesi engellenmelidir. Ayrıca işlerin tamamlanıp tamamlanmadığının kontrolünün yapılması süre kaçırmamak için önemlidir. İş tamamlamakta yoğun gayret göstererek daha fazla sorumluluk olan personelin mükafatlandırılması ve iş dağılımındaki denge; ofis içi huzurun sağlanması konusunda önemli noktalardan biridir.

Sizler planlamalar konusunu ofisinizde çeşitli yöntemlerle yönetebilirsiniz ancak KolayOfis kullanıcıları bu konuda çok şanslı. Bu bloğumuzda KolayOfis kullanıcılarının planlamalarını nasıl yönettiklerini inceleyebilirsiniz.

İş Planlama

KolayOfis kullanıcıları dosya içerisinden dosya ile ilgili iş planları ile birlikte; duruşma, ara karar, satış, keşif ve inceleme gibi işleri oluşturarak belirli bir kullanıcıya atayabilmektedirler. Bunun dışında müvekkilin dosya dışında kalan işleri, ofis ve şahsi iş planlarını da ayrıca planlayabilmektedirler. KolayOfis bu atanan işleri tamamlanma tarihi gelmeden 7 gün öncesinden hatırlatacaktır. Her sistem açılışında bu hatırlatmalar uyarı olarak ekrana açılmaktadır.

İş planlarını Alt Kırılımları Göre Tasnif Etme

Kullanıcılarımız, işlerini planlarken, planlama ekranında oluşturdukları alt kırılımlarla planlarını sınıflandırabilmektedirler. Örneğin alt kırılım alanında başlık açabilirler. “Adliye İşleri”, “Müvekkil Görüşmeleri”, “Toplantılar”, “Evrak Hazırlama” vb. açılan başlıklar altına ilgili planları tanımlamaktadırlar. Bu şekilde yapılacak planlamaların raporunu diledikleri zaman alt kırılımlara göre çekebilmektedirler. KolayOfis kullanıcılara, adliye işleri için ayrı, toplantılar için ayrı; dolayısı ile oluşturulan her bir başlık için ayrı ayrı rapor verebilmektedir.

Outlook Takvimine Kolay Aktarım

KolayOfis içerisinden bir plan oluşturulduğunda sistem otomatik olarak plan ile ilgili kullanıcılara bir e-posta göndermektedir. İş planı sorumluları, bu e-posta içerisinde yer alan .ıcs dosyasını açarak tek bir buton ile kaydederek, planları aynı zamanda Outlook takvimlerine eklemektedirler. KolayOfis hatırlatmaları haricinde artık Outlook takvimi de plan ile ilgili hatırlatmayı yapacaktır.

Mobil Uygulama

KolayOfis Mobil Uygulaması kullanan kullanıcılarımız, kayıt altına aldıkları tüm duruşma, ara karar ve iş planlarına mobil cihazları ile birlikte her yerden ulaşmaktadırlar. Mobil uygulama kullanıcıları, mevcut hatırlatmalar haricinde planının tamamlanması gereken saatin bir saat öncesinden mobil cihazlarına sistem tarafından gönderilecek otomatik bildirim ile uyarılırlar. Ayrıca KolayOfis Mobil kullanıcıları, girdikleri duruşmalarda yeni duruşma tarihi için ajanda taşımalarına gerek kalmadan telefonlarından takvimlerini kontrol ederek uygunluklarını söyleyebilmekte ve yeni duruşma gününü anında takvime kaydedebilmektedirler.

Raporlama

KolayOfis kullanıcıları, sistem içerisinden çekecekleri iş planları, ara karar ve duruşma takvimi raporları ile; bekleyen ve tamamlanan işleri müvekkil veya tamamlayan personel kriterleri ile ayrı ayrı alabilmektelerdir. KolayOfis, hangi personelin üzerinde ne kadar iş var, bir personel belirli bir dönemde kaç tane iş kapatmış kaç tane iş bekliyor vb. onlarca kişisel rapora ulaşma imkânı sağlamaktadır. Kullanıcılar, kriterlerini kendilerinin belirleyerek bir seferlik oluşturdukları raporlara birer isim vererek diledikleri zaman diledikleri raporu ismi ile çağırarak, word, excel ve PDF formatlarında çıktı almaktadırlar.

Grafik Raporlar

KolayOfis kullanıcıları için, toplantı ve sunumlarda kullanabilecekleri hazır grafik raporlar vermektedir. “Yönetim Raporları” olarak adlandırılan bu raporları, iş planları, duruşma ve ara kararlar için de alabilmektedirler. Siz de KolayOfis kullanarak alacağınız bu raporlar sayesinde daha görsel, daha anlaşılır bir sunum gerçekleştirebilirsiniz.

KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi ile tanışmak için tıklayın.

Ofisinizde Planlarınızı Nasıl Yönetiyorsunuz?