Sözleşme Yönetiminde OCR Uygulaması

Sözleşme Yönetiminde OCR Uygulaması

Sözleşme yönetimi, herhangi bir kuruluşun en önemli unsurlarından biridir. Müzakere, yürütme, izleme ve yenilemeye kadar bir sözleşmenin tüm yaşam döngüsünü yönetmeyi amaçlar. Bu nedenle, her zaman süreci kolaylaştırmanın ve sözleşme yönetimini daha verimli hale getirmenin yolunu ararlar. Bu sistemlerin en yapıcı ve kolaylaştırıcı çözümlerinden biri; sözleşme yönetimini otomatikleştirmek için Optik Karakter Tanıma (OCR) uygulamalarının kullanımıdır.

Sözleşme Yönetim Sistemlerinde OCR uygulamalarının faydaları nelerdir

OCR uygulamaları bir dizi fayda sağlar. Örneğin, tüm bilgilerin aynı formatta olmasını sağlamak sözleşmeleri standartlaştırmaya yardımcı olur. Ayrıca, yazım hatalarını ve diğer hataları otomatik olarak algılayıp düzelterek bunları düzeltmeye de yardımcı olur.

Ayrıca, OCR uygulamaları sözleşme inceleme işlemlerini kolaylaştırmanın en kolay yollarından biridir. Örneğin anahtar maddeler belirlenerek OCR uygulaması yardımıyla daha hızlı inceleme ve müzakere döngüleri sağlanabilir. Bu da tüm sözleşme sürecinin hızlanmasını sağlayacaktır.

Genel olarak OCR uygulamaları, sözleşme yönetimi sürecinde; sözleşmelerin daha önceden belirlenen ya da uygulanan şablonlar referans alınarak oluşturulmasından,  sözleşme oluşturmada kaybedilecek zamanın önüne geçmeye kadar bir dizi fayda sağlamaktadır. Kurumlar sözleşme süreçlerinde, Sözleşme Yönetim Sistemleri ile birlikte OCR uygulamalarını kullanarak fayda görecekleri bir gerçektir. Günümüzde OCR uygulamalı Sözleşme Yönetim Sistemlerinin kullanımı daha da yaygınlaşacağı öngörülmektedir.

Sözleşme maddelerinin birbiri ile uyumu ve tüm sözleşmeye yayılımı, bir sözleşmenin en önemli unsurlarındandır. Sözleşmenin maddelerinin birbiri ile uyumunu kontrol etmek manuel izleme ve gözlem yöntemi ile oldukça ağır ve risklidir. OCR uygulama araçları ile birlikte bu süreç otomatik izlemeye olanak sağlamış, riski en aza indirerek kontrolün olabilecek en hızlı şekilde yapılmasını sağlanmıştır.

Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetimi

Kurumlar , OCR uygulamaları ve otomatik izleme araçlarını , içerisinde bu özellikleri barındıran Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetimi programları ile kullanırlar. Bu programlar, olasılıkları belirlemek için aranabilen ve analizleri tüm sözleşmeler için depolayan merkezi bir alan sağlar. Ek olarak, sözleşmenin sona ermesi veya sözleşmeye ait süreli işlemlere ait uyarıları otomatik olarak işleyecek şekilde tetikleyebilirler.

İzleme sistemlerini otomatikleştirmek, CLM platformları uyumsuzluk tehdidinde yardımcı olur , sorunları ortaya çıkarmayı ve daha hızlı yanıtlamayı sağlar. Ayrıca tüm sözleşme bilgileri için tek bir doğruluk kaynağı sağlayarak sözleşme yönetimini kolaylaştırmaya yardımcı olur.

Genel olarak, CLM platformları gibi otomatik izleme araçları, sözleşme performansına gerçek zamanlı öngörüler sağlayan bir programdır. Ayrıca sorunları ortaya çıkaran, daha hızlı yanıt veren, sözleşmenin kapsamını genişleten programlardır. Şirketler bu tip programlarla sözleşme yönetimini yürütmenin sürelerinden kazanmaya devam ettikçe; bu tür programlarının kullanımlarının benimsenmesi muhtemeldir.

Uçtan Uca Sözleşme Yönetimi Nedir? adlı yazımızı okumak için tıklayınız