Belgeli Dosya Aktarımı

Bu yazımızda Belgeli Dosya Aktarımı Taslağı şablonunu indirip aktarmak istediğiniz dosyalarınızı ve dosyalarınıza ait dokümanları destek almadan kolayca nasıl aktarabileceğinize dair detaylı bilgilere yer verilmiştir.

Belgeli Dosya Aktarım Taslağına Nasıl Ulaşılır?

Dosya İşlemleri menüsü altında yer alan Toplu Dosya Aktar-Yönlendir alt menüsüne tıklayınız. Açılan ekranda yer alan Aktarım Tipi – Örnek Şablon kısmında yer alan listeden Detaylı Dosya Aktarımı seçiniz. Sağ tarafta yer alan Özet Aktarım Sayfasına Geç ifadesine tıklayınız. Gelen ekranda yer alan Aktarım Taslağı Hazırla ifadesine tıklayınız. Burada yer alan başlıklardan hangisinin aktarım excelinde yer almasını istiyorsanız; sol tarafında bulunan kutucuğu mousenuzun yardımı ile işaretleyiniz. Belgeleriniz aktarımı için listeden Yüklenecek Belgelerin Klasör Adı seçeneği işaretlemeniz gerekmektedir. Diğer başlıkları görmek için sonraki sayfalara geçip işaretlemeye yapmaya devam edebilirsiniz.

Excelde yer almasını istediğiniz başlıkları işaretleme işleminiz bittiğinde Seçili Sütunlardan Aktarım Taslağı Hazırla ifadesine tıklayınız. Seçtiğiniz bu başlıklar aktarmak istediğiniz dosyaların hangi bilgilerinin aktarılacağını belirlemektedir. Herhangi bir seçim yapmamanız durumunda Seçili Sütunlardan Aktarım Taslağı Hazırla ifadesine tıklarsanız; excel aşağıda yer alan resimdeki başlıklar ile oluşacaktır. Sizler sadece bu başlıktaki bilgiler için giriş yaparak dosyayı sisteme aktarabileceksiniz.

Bu görsel boş bir alt niteliğe sahip; dosya adı Screenshot_1.png

Taslak Hakkında Detaylı Bilgiler

Bazı başlıkların kısıt alanında bilgiler bulunmaktadır. Bunlar bu başlıkları seçmeniz durumunda excelde veri girişi yaparken dikkat etmeniz gereken konuda sizlere bilgi vermektedir. Yüklenecek Belgelerin Klasör Adı başlığında da bir kısıt bulunmaktadır. Bu sütun altına belgelerin bulunduğu klasör ismi yazılmalıdır. Her bir dosyanın kendi satırında yer alan klasör adı farklı olmalıdır.

Belgeler Klasörünün Sıkıştırılması

Aktaracağınız dosyalara ait belgeleri klasöre eklediniz ve başka bir belge eklenmeyecek ise bu adıma geçebilirsiniz. Aktaracağınız belgelerin bulunduğu klasörlerin tümü seçili iken sıkıştırma işlemini yapmanız gerekmektedir. Arşive ekle ifadesine tıklayınız. Açılan Arşiv adı ve parametreleri penceresinde Arşiv Biçimini ZİP olarak seçiniz. Ciltlere böl, boyut kısmına ise 15 yazıp ardından Tamam ifadesine tıklayınız. Klasörünüzün sıkıştırılmış halini görüntüleyeceksiniz.

Hazırlanan Excel’in KolayOfise Aktarılması

Özet Aktarım Sayfasına Geç ifadesine tıkladıktan sonra gelen sayfada yer alan seçeneklerden bu sefer Hazırlanmış Taslağı Aktar ifadesine tıklayınız. Hazırlanmış Taslağın Aktarılması alanı açılacak aktarılacak Şablon Seçimi alanından Dosya Seç ifadesine tıklayınız. Ardından hazırlamış olduğunuz excelinizi bilgisayarınızda kayıtlı olduğu yerden seçip Tamam ifadesine tıklayınız. Daha sonra Aktarılacak Belgelerin Seçimi alanından Dosya Seç ifadesine tıklayarak sıkıştırılmış klasörünüzü seçip Aç ifadesine tıklayınız. Böylelikle Ön Aktarımı Başlat ifadesine tıkladığında taslağın ön izlemesini göreceksiniz. Eğer başlıklarda belirtilen alanlara hatalı bir veri girişi yaptı iseniz aşağıdaki görselde yer aldığı gibi ekrana bir Bilgilendirme penceresi gelecektir. Hatalı alanları düzetmezseniz dosyaların kesinlikle KolayOfis sistemine aktarılmayacaktır.

Bu görsel boş bir alt niteliğe sahip; dosya adı BILGI-1-1030x219.jpg

Pencereyi kapattığınızda Hata İçerik ve Hata Sebebi alanında hangi başlıkta hata yaptığınızı ve bu başlıktan yer alan alana girebileceğiniz veriler gösterilecektir. Taslağınızı bu bilgiye göre düzenledikten sonra Ön Aktarımı Başlat ifadesine tekrar tıklayınız. Herhangi bir hata olmaz ise aktarmak istediğiniz dosyalarınızın bilgileri ekrana gelecektir. Aktarımı Başlat ifadesine tıkladığınızda; ekrana Dosya Sorumluları Seçimi penceresi gelecektir. Dilerseniz Gruplar kısmından dilerseniz Sorumlar kısmından kişileri seçebilirsiniz. Son olarak Aktarım İşlemlerini Tamamla ifadesine tıkladığınızda karşınıza aşağıda yer alan görseldeki tamamlandı ifadesi gelecektir.

Bu görsel boş bir alt niteliğe sahip; dosya adı Screenshot_3.png

Bu işlemlerin tamamını aşağıda yer alan linke tıklayarak izleyebilirsiniz.

Belgeli Dosya Aktarımı – YouTube