Kağıtsız Hukuk Bürosu

Hukuk büronuz da dava dosyaları, sözleşmeler ve ne zamandır masanızda durduğunu bilmediğiniz bir sürü evrak mı var? 

Her çekmeceden kağıtlar fışkırıyor ve kağıt yığınları içinde masanıza ulaşmanız artık çok mu zor?

Bunlar kulağınıza tanıdık geliyorsa hala günlük iş yaşantınızda kağıda güveniyorsunuz demektir. Bu yöntemin size ve ekibinize stres ve dağınıklıktan başka bir şey katmayacağı kesin. 

Artık kağıdı bırakıp dijital dokümantasyona geçmenin zamanı geldi. Kağıtsız bir ofis müşteri deneyiminizi geliştirerek size zaman ve para tasarrufu sağlar. Dijital ortamda önemli evraklarınızın güvenliği artarken genel üretkenliğiniz de artar.

Kağıtsız Hukuk Bürosu Deneyimi

Evrak yığınlarını dijital ortama aktarmak hukuk büroları için kaçınılmaz bir süreç haline gelmiş durumda. Kağıtsız bir hukuk bürosu olmak;

• Zaman Kazandırır. Ofis ortamında kağıt işlerine harcanan zamanın yönetimi müşteri faturalama süreci kadar önemlidir. Dijital ortamda tek bir belge bulmak için yüzlerce dosya arasından arama yapmaya gerek yoktur. Bunun yerine her doküman aranabilir bir veri tabanında düzgün bir şekilde kaydedilir. Dokümana ulaşmak istenirse tek tuşla istenen bilgiye ulaşılabilir.
• Para tasarrufu sağlar. Ofiste ki bir çalışan yılda 10.000 sayfadan fazla kağıt tüketir. Birde dosyalama sistemleri, dolaplar, etiketler derken onlarca ek masraf yüksek maliyetlere yol açar. Bu kalemlerin hiçbirine ödeme yapmaya gerek olmadan süreci yönetmek eğlenceli olacaktır.

• Müşteri deneyimini geliştirir. Önemli bir belgeyi yanlış bir müşterinizin dosyasına yerleştirdiğinizi veya müşterinizin dosyasını aramak için yirmi beş dakika harcadığınızı düşünün. Bu dakikalar  düzgün bir müşteri deneyimi sunmak için önemlidir. Kağıtsız ofis bu gibi aksilikleri ortadan kaldırarak müşteri hizmet şeklinizi geliştirir.
• Güvenliği en üst seviyeye çıkarır. Dijital belge uygulamaları sayesinde dosyalara erişimi kısıtlamak kolaydır. Sadece şifreleme bilgilerine sahip kişiler kritik müşteri bilgilerine erişim iznine sahiptir. Doğal bir felaket veya ofiste yaşanacak bir hırsızlık olayında bulut barındırma hizmeti aracılığıyla dosyalarınız birden fazla yerde yedeklenir.
• Verimliliği artırır. Kağıtsız bir hukuk bürosu olmak aynı zamanda mobil hale gelmek demektir. Bu da dosyalarınıza ve belgelerinize her yerden erişmenizi sağlar. Ayrıca, kağıtsız kalarak tasarruf edilen zaman, müşteri çalışması ve pazarlama gibi daha önemli işler için kullanılabilir.

Kağıtsız Kalmaya Doğru Adım Adım 

Şimdilerde kağıtsız ofis olmamak için hiçbir neden yok. Gerçekten ihtiyacınız varsa bir belgeyi zaman zaman yazdırmak sorun olmayacaktır. Ama ilk önceliğiniz kağıtsız ofis ortamını sağlamak olmalıdır.

Kağıtsız Hukuk Bürosu için Gerekli Donanım ve Yazılım

İlk olarak kağıtsız ofise sorun yaşamadan geçiş için bazı ekipmanlara ihtiyacınız olacak:

• Tarayıcı: Kağıtsız iş akışını yönetmenin en önemli parçalarından biri dosyalarınız için özel bir belge tarayıcıdır. Ayrıca hareket halindeyken tarama için bir mobil uygulama almanızı öneririz.
• Ekstra bilgisayar monitörü. Buradan sonra belgeleri okumak için bilgisayarınızı kullanacaksınız. Gözlerinizi yormadan, aynı anda iki sayfayı görüntülemek için ekstra bir bilgisayar monitörü satın almanızı öneririz.
• Tablet. İsteğe bağlı olmasına rağmen, tablet tıpkı bir belge gibi tutularak okunabilir. Ayrıca, bir belgeyi imzalamaları veya incelemeleri gerektiğinde de kullanılabilir.
• Kağıt Parçalayıcı. Evet, müşterilerden ve iş arkadaşlarınızdan aldığınız kağıt belgeleri imha etmek için hala bir öğütücüye ihtiyacınız olacak. Kağıtsız ofise geçişin başlarında çok miktarda kağıdı yok etmeniz gerekecek, unutmayın.

Ayrıca, belgelerinizi hukuk büronuz için anlamlı şekilde tarayabilmek, dosyalayabilmek ve organize edebilmek için bazı özel yazılımlara da ihtiyaç var.

• Adobe Acrobat. Adobe ile hızlı bir şekilde yeniden düzenlemek, redaksiyon yapmak kolaydır. Standart yerine Acrobat Pro’yu satın almanızı öneririz. Böylece tüm bu özelliklere erişebilirsiniz.
• Bulut depolama. Kolay dosya paylaşımı için, cihazlarınız için KolayOfis Bulut Hukuk Otomasyon Sistemi gibi bir bulut depolama alanına ihtiyacınız olacaktır. Sonuçta, Bulut’u kullanmak, belgeleri kendi sunucunuzda tutmaktan çok daha basittir.
• Belge otomasyon yazılımı. Neyse ki, dosyalarınızı taramaya, organize etmeye ve adlandırmaya yardımcı olacak MicroDestek Hukuk Yazılımları var.

Artık ilerlemek için gerekli araçlara ve bir plana sahip olduğunuzda, belgelerinizi elektronik ortama aktarmaya ve yönetmeye hazır olabilirsiniz. MicroDestek Hukuk Otomasyon Yazılımları için dilediğiniz zaman sunum talebinde bulunabilirsiniz.

Kaynak