Sistemde Fazladan Girilen Mükerrer Cari Sorunu

KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi kullanıyorsanız, diğer yazılımlarda olduğu gibi, veri girişlerinde kullanıcıların dikkatinden kaçan bazı ayrıntılar ileride sizlere sorun yaratabilir. Bu konuda en çok sorun yaratan içeriklerden biri de sisteme mükerrer olarak eklenen müvekkillerdir.

Sistemden Müvekkil ismine göre dosya veya cari rapor çekmeye çalıştığınızda, aslında tek olan müvekkil ismi birbirinden farklı şekillerde yazılı olduğu için mükerrer olarak geliyorsa alçağınız raporlar sağlıklı sonuç vermeyecektir. Rapor çekmeye çalışırken aslında aynı olan ancak birbirinden farklı yazılmış cari isimlerini tek tek seçmeniz gerekecektir.

Mükerrer Cari Nasıl Oluşur?

Sistem kullanımında müvekkil ve karşı taraflarınız bir kereliğe mahsus sisteme tanımlanır. Normal şartlarda eğer bu müvekkil daha önceden sisteme kayıtlıysa, bire bir yazmanız durumunda sistem önceden girilen kaydı görür. Kaydet butonuna basmanız ile birlikte sizlere eklemeye çalıştığınız carinin daha önceden sisteme tanımlı olduğunu hatırlatır. Yeni cariyi sisteme kaydetmez. Aynı işlem T.C. Kimlik Numarası ve vergi numarası üzerinden de sorgulama yapar. Siz cariyi daha önceden kayıtlı olduğu şekli ile yazmasanız bile, eğer TCKN veya VKN sisteme ekli ise aynı TCKN/VKN ile cari kaydı olduğu size hatırlatılacak ve yeni eklediğiniz cari sisteme kaydedilmeyecektir.

TCKN ve VKN girilmediği için kontrolsüz olarak yeni açılan carileriniz mükerrer olacaktır. KolayOfis içerisinde bu mükerrer carileri kolaylıkla birleştirebilirsiniz. Bunun için tek yapmanız gereken aşağıda yer alana toplu cari birleştirme işlemi adımlarını takip etmeniz.

Mükerrer Carilerin Tespiti

Bu işlemlere başlamak için ilk olarak mükerrer carileri tespit etmeniz gerekmektedir. Cari İşlemler – Cari Düzenle alt menüsünde yer alan “Raporla” butonuna tıklayınız. Butonun tıklanması ile birlikte tüm carilerin yer aldığı cari listesi raporu karşımıza gelecektir. Sol tarafta yer alan, Rapor Kriterleri alanından “Tümünü Seç” başlığının solundaki işareti kaldırınız. Tüm seçimler kalkmış olacaktır. Bu işlem için sadece Ad Soyad/Unvan, Cari Tip ve Cari Kodu kriterlerini seçmeniz yeterlidir. Rapor kriterleri alanının hemen altında yer alan “Kriterleri Uygula” butonu tıklanarak listenin oluşması sağlanır. Ancak bu listede müvekkilleriniz ile birlikte karşı taraflarınız da yer almaktadır. “Cari Tip “başlığı altında yer alan arama alanına “M” yazarak filtre işlemini başlatınız. Artık listede sadece müvekkilleriniz yer alacaktır. Ad Soyad/Unvan Başlığını birkaç kez tıklayarak müvekkil listenizi A’dan Z’ye sıralamanız önemlidir. Bu işlem ile birlikte müvekkil listeniz alfabetik sıraya göre düzenlenecek ve sizin mükerrer carileri bulmanız kolaylaşacaktır.

Taslağın Hazırlanması

Mükerrer carilerin tespitinden sonra bu kayıtları sisteme bildirmemiz gerekmektedir. Bunun için ihtiyacınız olan örnek forma “Dosya İşlemleri” menüsü altında yer alan, “Toplu Dosya Aktar-Yönlendir” alanındaki işlem seçimi kısmına, “Toplu Cari Birleştir butonu tıklanmalıdır. Açılan ekrandan “Taslağı Hazırla” butonuna tıklayarak taslağın boş haline ulaşabilirsiniz.

Dört sütundan oluşan bu basit Excel taslağına ilk olarak birleştirerek sistemden kaldırmak istediğiniz carinin ismini, daha sonra bu carinin kodunu ve birleştirmek istediğiniz carinin sadece kod numarasını yazmanız gerekmektedir. Sayı sütunu kaç satırdan oluşursa oluşsun “1” olarak kalmalıdır. Taslağı düzenledikten sonra kaydetmelisiniz.

Taslağın Aktarılması

Düzenlenerek bilgisayara kaydedilen taslağı aktarmak için öncelikle aktarım yapılacak taslağa geçilmesi gerekmektedir. “Dosya İşlemleri” menüsü altında yer alan, “Toplu Dosya Aktar-Yönlendir” alanına giriş yapınız. “Hazırlanmış Taslağı Aktar” butonuna basarak aktarım sayfasına geçiniz. “Şablon Seçimi” alanından düzenleyerek bilgisayara kaydettiğiniz dosyayı seçerek “Kontrol İşlemini Başlat” butonuna tıklayınız. Hazırlamış olduğunuz taslakta herhangi bir sorun ile karşılaşılmazsa işleminiz hızlıca tamamlanacaktır. Taslakta hata var ise, hatalı olan alanlar aktarım alanının içerisinde bir tabloda sizlerle paylaşılacaktır.