İnşaat Sektöründe Sözleşme Yönetimi

İnşaat sektörü içerisinde, hizmet veren kuruluşların en önemli parçalarından biri sözleşme ve sözleşme yönetim sistemidir. Zaman içerisinde yapılan sözleşmelerin takibi ve yönetimi, hem yapılan veya yapılacak olan işlerin de denetimini kolaylaştıracak hem de sözleşme içerisinde uygulanması gereken ve bitirilmesi gereken şartları ortaya koyacaktır. Bu sebeple sözleşme sonucunda elde edilecek gelir, işlerin ne şekilde yapılması gerektiği, ne zaman teslim edilmesi gerektiği ve daha bir çok konu netliğe kavuşacaktır. Ancak sözleşme sayısı artışı sonucunda, inşaat sektörü içerisinde büyük önem taşıyan sözleşmelerin yönetiminin de önemi bir hayli artacaktır. İnşaat Sektöründe Sözleşme Yönetimi konusunda biraz daha detaylı olarak değinelim.

Peki,

İnşaat Sektöründe Sözleşme Yönetimi ‘ni

Ne Şekilde Gerçekleştirmeniz Gerekiyor?

Öncelikli olarak sözleşmelerin belirli standartlar altında sınıflandırılması gerekmektedir. İnşaat sektörü içerisinde yapılan sözleşmelerin kendilerine ait özellikleri ve alt kırılımları yer almaktadır. Ana türe göre sınıflandırma işlemi sayesinde, hem hangi sözleşme tipinde ne kadar adet sözleşme olduğunu görüntüleyebilir, hem de daha öncesinde benzer sözleşmelerde nelere dikkat etmeniz gerektiğini görebilir, kısacası kurumsal hafızanızı ve yapılan işlemleri belirli bir standart üzerinde takip edebilirsiniz. Ana türe bağlı olarak sözleşmelerin süresini de belirlemeniz gerekiyor. Sözleşme süresi belirleme işlemi altında birden fazla adım atmanızda fayda olacaktır. İlk adım olarak sözleşmenin akit tarihini, yürürlülük tarihini, bitiş ve uyarı tarihini belirlemeniz gerekiyor. Bu dört basamaklı adım sayesinde özellikle belirli süreli sözleşmelerde ve yenilenecek olan sözleşmelerin takibi konusunda çok daha efektif şekilde işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz. İkinci adımda ise sözleşmenin ana türüne göre sözleşmenin durumunu belirlemeniz gerekmektedir. Sözleşme belirli süreli mi, tek seferlik mi, süresiz mi, yoksa birim fiyatlı ve süreli. Tabi ki sözleşmenin durumunu daha fazla çeşitlendirebilir ve takibini çok daha verimli şekilde takip edebilirsiniz.

Yapılan sözleşmeye ilişkin temel işlemlerin tamamlanmasının ardından, bir kontrol listesi ile sözleşme içerisinde ki başlıkları sınıflandırmanız ve düzenlemeniz gerekmektedir. Örneğin, yapılan sözleşmede cezai şartlar var mı, fesih koşulları ne şekilde, sözleşme içerisinde gizlilik maddeleri yer alıyor mu ve benzeri şekilde. Bu kontrol listesi ile sözleşmenizin tamamını tekrar tekrar okumadan sözleşme içerisinde ki önemli başlıkları kolaylıkla takip edebilir ve inceleyebilirsiniz.

Sözleşme yönetimi konusunda ki bir diğer önemli husus ise sözleşmelerin fiziksel olarak dokümanların hazırlanması ve bu dokümanların belirli standartlar ile saklanmasıdır. Hazırlık aşamasında belirli bir düzen oluşturmak için, sözleşme ana tiplerine göre şablon sözleşmelerinizi oluşturmanız ve hızlı şekilde düzenlenebilir durumda olması en önemli önceliktir. Örneğin; mal ve hizmet satın almaları sonucunda yapmış olduğunuz sözleşmeleri belirli bir standart şablona indirgeyebilir ve tedarikçi firmanızı bu şartlara uyma konusunda yönlendirebilirsiniz. Bunun yanı sıra sözleşme hazırlamak için harcamış olduğunuz zaman kaybını asgari seviyeye indirgeyebilirsiniz. Tedarikçi veya farklı bir karşı tarafınız ile yapacağınız işlere yönelik şablon sözleşmeniz üzerinde değişimler meydana gelir. Bu değişimleri doküman doküman araştırarak kontrol etmek yerine, zaman kaybetmeden şablon sözleşme ve imzalanan sözleşme arasında ki farkları görebileceğiniz bir takip sisteminin olması size büyük bir katkı sağlayacaktır.

Sözleşmenin hazırlanmasının ardından dokümanların ilerleyen aşamada orjinal yani imzalanan kopyalarına ihtiyaç duyulabilir. Dokümanlarınızı sanal olarak depolamanız ve ihtiyaç halinde hızlı bir şekilde ulaşmanız da bir diğer önemli husustur. Fiziksel olan hallerini dosya dosya, klasör klasör aramak yerine sanal ortamda ulaşabiliyor olmanız hem yönetiminizi hem de işleyişinizi kolaylaştıracak ve hızlandıracaktır.

Yukarıda yer alan işlemleri ve daha fazla işlemi sürdürülebilir, ölçülebilir, denetlenebilir, raporlanabilir ve güvenilir bir sistem ile takip etmeniz gerekmektedir.

Contract Flow Sözleşme Yönetim Sistemi ile

Sözleşmelerinizi Çok Daha Kolay Yönetebilirsiniz.

Contract Flow Sözleşme Yönetim Sistemi ile ” İnşaat Sektöründe Sözleşme Yönetimi ” ihtiyacınızın tamamını, hatta fazlasını karşılayabilirsiniz. Sözleşmelerinizi belirli bir standart ile hazırlama, kontrol ve takip etme, bilgilendirme e-postaları ve hatırlatmalar, doküman yönetim sistemi ve çok daha fazlası ile sözleşmelerinizi çok daha kolay yönetebilirsiniz. Hem iş yoğunluğunuzu azaltır, hem de daha verimli ve daha dinamik bir çalışma ortamına kavuşabilirsiniz.

Contract Flow Sözleşme Yönetim Sistemi ‘ni daha yakından tanımak, aklınıza takılan soruların cevaplarını almak için aşağıda yer alan yönlendirmeleri kullanabilir veya uzaktan ücretsiz sunum hizmetinden faydalanabilirsiniz.