Toplu Sözleşme Ekleme-Belgesiz

Yıl içerisinde yayınlanan güncelleme ile Contract Flow (Sözleşme Yönetimi) programımızın kullanıcıları; eklemek istedikleri sözleşmeleri destek almadan kolayca kendileri programa aktarabiliyorlar.

Toplu Sözleşme Ekleme Taslağına Nasıl Ulaşılır?

Sözleşme İşlemleri menüsü altında yer alan Toplu İşlemler alt menüsüne tıklayınız. Açılan ekranda yer alan İşlem Seçimi kısmında yer alan listeden Toplu Sözleşme Ekle seçeneğini seçiniz. Taslak Seçimi alanında yer alan başlıklardan hangisinin aktarım excelinde yer almasını istiyorsanız; sol tarafında bulunan kutucuğu mousenuzun yardımı ile işaretleyiniz. Diğer başlıkları görmek için sonraki sayfalara geçip işaretlemeye yapmaya devam edebilirsiniz. Excelde yer almasını istediğiniz başlıkları işaretleme işleminiz bittiğinde Seçili Sütunlardan Aktarım Taslağı Hazırla ifadesine tıklayınız. Seçtiğiniz bu başlıklar aktarmak istediğiniz sözleşmelerin hangi bilgilerinin aktarılacağını belirlemektedir. Herhangi bir seçim yapmamanız durumunda Seçili Sütunlardan Aktarım Taslağı Hazırla ifadesine tıklarsanız. Excel aşağıda yer alan resimdeki başlıklar ile oluşacaktır. Sizler sadece bu başlıktaki bilgiler için giriş yaparak sözleşmelerinizi sisteme aktarabileceksiniz.

Taslak Hakkında Detaylı Bilgiler

Bazı başlıkların kısıt alanında bilgiler bulunmaktadır. Bunlar bu başlıkları seçmeniz durumunda excelde veri girişi yaparken dikkat etmeniz gereken konuda sizlere bilgi vermektedir. Sözleşme Adı başlığında 255 karakter sınırı yer alıyor. Excelde bu başlığı doldururken sözleşmelerin isimlerine en fazla 255 karakter bilgi girebilirsiniz demektir. Burada karakterden kasıt boşluk bırakmak bile karakter olarak sayıldığından tamamıyla 255 karakteri geçmemelidir. Bu tür kısıtlar diğer başlıklar içinde aynı şeyi ifade etmektedir. Durum başlığında yer alan kısıt ifadesindeki kelimeler ise sözleşmenizin son durumunu belirlerken sadece bu kelimeleri seçebilirsiniz demektir. Bu kelimeler dışında herhangi bir son durum seçimi yapamazsınız.

Hazırlanan Excel’in ContractFlow’a Aktarılması

Aktarılacak Şablon Seçimi alanında Dosya Seç ifadesine tıkladıktan sonra hazırlamış olduğunuz excelinizi bilgisayarınızda kayıtlı olduğu yerden seçip Tamam ifadesine tıklayınız. Ön Aktarımı Başlat ifadesine tıkladığında taslağın ön izlemesini göreceksiniz. Eğer başlıklarda belirtilen alanlara hatalı bir veri girişi yaptı iseniz aşağıdaki görselde yer aldığı gibi ekrana bir Bilgilendirme penceresi gelecektir. Hatalı alanları düzetmezseniz sözleşmeleriniz kesinlikle KolayOfis sistemine aktarılmayacaktır.

Pencereyi kapattığınızda Hata İçerik ve Hata Sebebi alanında hangi başlıkta hata yaptığınızı ve bu başlıktan yer alan alana girebileceğiniz veriler gösterilecektir. Taslağınızı bu bilgiye göre düzenledikten sonra Ön Aktarımı Başlat ifadesine tekrar tıklayınız. Herhangi bir hata olmaz ise aktarılacak sözleşmelerinizin bilgileri ekrana gelecektir. Aktarımı Başlat ifadesine tıkladığınızda; ekrana Sözleşme Sorumluları Seçimi penceresi gelecektir. Dilerseniz Gruplar kısmından dilerseniz Sorumlar kısmından kişileri seçebilirsiniz. Aktarım İşlemlerini Tamamla ifadesine tıkladığınızda karşınıza aşağıda yer alan görseldeki uyarı penceresi gelecektir. Kayıt Defterine Güvenlik menüsü altında yer alan Sisteme Giriş Saatleri alt menüsüne tıklayarak ulaşabilirsiniz.

Bu işlemlerin tamamını aşağıda yer alan linke tıklayarak izleyebilirsiniz.

Toplu Sözleşme Ekleme (Belgesiz) – YouTube