Orta Ölçekli Bir Hukuk Firmasında Verimlilik Nasıl Takip Edilir?

Hukuk mezunlarının sayısal verilerle arasının çok iyi olmadığı genel bir kanı olsa da Orta Ölçekli bir hukuk firması sahibiyseniz rakamların söz konusu olduğu verimlilik kavramından kaçınmak neredeyse imkansızdır.

Yönetici iş ortağı iseniz veya Hukuk büronuz varsa firmanızın verimliliğinin üst noktalar erişmesini istiyorsanız bazı noktalara dikkat etmek gerekebilir.

2017 Yasal Eğilimler Raporuna göre; avukatların faturalandırılabilir görevler için günde sadece 2 – 3 saat harcadığını tespit etti. Bu, avukatların, faturalandırılabilir işleri olan firmalarının gelirlerini %30’dan daha az zaman harcadıkları anlamına gelmektedir.

Üretkenliği Başarılı Bir Şekilde İzleme

Orta Ölçekli Bir Hukuk Firmasında Verimlilik Nasıl Takip Edilir -1

Faturalandırılabilir saatler, çoğu firmanın can damarıdır. Ekibinize katılan avukat ve personeli büyüdükçe iç süreçlerinizin ölçeklendirilmesini sağlamak daha zorlu olacaktır. Kullandığınız veya kullanmanız gereken bir Hukuk Otomasyon Sistemi ile personel verimlilik raporlarına sahip olabilirsiniz KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi ile verimlilik raporlarına zahmetsizce ulaşabilirsiniz.

Firmanızın izlemek istediği anahtar verimlilik ölçümlerini nelerdir?

1. Kaç saat çalışıldığını tespit etme
2. Bu saatlerin yüzde kaçının faturalandırılabileceğini belirleyin.
3. Personel ve iş yükündeki verimsizlikleri tespit edin.
4. Personele kendi saatlerini kolayca takip etmenin bir yolunu sağlayın.

Verimlilik Nasıl İzlenir

Orta Ölçekli Bir Hukuk Firmasında Verimlilik Nasıl Takip Edilir -2

Şirketiniz için neyin işe yaradığı, yönetici ortağın süreyi sürekli olarak izlediği, verimlilik raporlarını çalıştırdığı ve üretkenlik sorunları varsa çalışanlarla birlikte çalıştığı bir çerçevedir. Aylık ortak toplantılarda, verimlilik değerlendirmesi için tekrar eden bir gündem maddesi her zaman bulunmalıdır. Verimliliği inceleme sırasında, bir firma olarak nerede olduğunuza, personel bazında herhangi bir sorun olup olmadığına ve üretkenliği artırmak için neler yapılabileceğine bakılmalıdır.

Zaman Girdilerini Doğru Tutulması

Verimlilik raporlarınızın zaman girişleri kadar iyi olduğunu unutmayın. KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemiyle Çalışanların müvekkil bazında Hukuksal Hizmet listesini çıkarabilir ,Danışmanlık Yönetim Raporları ile ;

• Saat raporlarını Yıllara göre kıyaslayabilir.
• Saat raporlarının ücret toplamlarını yıllara göre toplamlarını alabilir.
• Personelinizin belirlenen tarih aralığında kaç adet saat raporu girişi yaptığını görebilir.
• En çok saat raporu girilen 10 müvekkili raporlayabilir.
• Saat raporu girişlerinin Büro Özel türüne göre dağılımını görebilir.
• Saat raporu girişlerinin masraf merkezlerine göre dağılımlarını raporlayabilirsiniz.

Elde ettiğimiz bilgiler, aylık verimlilik toplantılarınızın yanı sıra personel performans değerlendirmesi için yardımcı olacaktır. Zaman girişlerini incelerken, bir avukatın belirli müvekkile çok fazla zaman harcadığını bir bakışta görebilir ve bu müvekkilin ücret raporunda ne kadar etkin bir verimliliğe sahip olduğunu kolaylıkla tespit edebilirsiniz.

Elde edilen raporla da herhangi bir gizlenen verimlilik engelini ortaya çıkarabilirsiniz. Raporlardan aldığımız verilerle aylık, üç aylık ve yıllık yol haritasını çizebilirsiniz.

Verimliliği Takip Etmek İçin Teknikler

Orta Ölçekli Bir Hukuk Firmasında Verimlilik Nasıl Takip Edilir -4

Personel verimliliğini zamana ve paraya göre kavrayan standart raporlara ek olarak, daha ayrıntılı bir şekilde veriyi incelemek için KolayOfis ‘in Hukuk Otomasyon Sistemi’nin kolay kullanımlı modüllerinden faydalanabilirsiniz. Genel Yönetim Raporları sekmesini yalnızca belirli personeli yönlendirmenize gerek olmadan, genel olarak firmanızda üretkenliği ve verimliliği artırmanıza yardımcı olabilecek her türlü değerli bilgiyi ortaya çıkarabilirsiniz. Bunları sıralarsak;

• Duruşma Yönetim Raporu,
• Danışmanlık Yönetim Raporu,
• İcra Yönetim Raporu,
• Genel Yönetim Raporu,
• Dört Çeyrek Raporu,
• İş Planı yönetim Raporu,
• Sözleşme Yönetim Raporu,
• Haciz Yönetim Raporu,
• Aylık Gelir Raporu,
• Müvekkil İlişkileri Raporu,
• Ara Karar Yönetimi,
• Yıllara göre Açılan Dosyalar,
• Borçlu Görüşmeleri Yönetim Raporu,
• Özel Muhasebe Raporu,

Yukarıda sıraladığımız rapor verileriyle üretkenliği ve verimliliği arttıracağınız stratejiler belirlemek artık daha kolay olacaktır.

Ayrıca KolayOfis raporlarıyla çalışanların kendi kendini denetleyebildiği bir çalışma alışkanlığına yönlendirebilirsiniz. KolayOfis ’in güzelliği, yalnızca birkaç tıklama ile istediğiniz zaman üretkenlik hedeflerinize nerede baktığınızı biliyor olmanızdır.

Verimlilik İzlemede Yaygın İtirazlar (Çözümlerle)

Orta Ölçekli Bir Hukuk Firmasında Verimlilik Nasıl Takip Edilir -5

Sonuç olarak, üretkenliği izlemek için veriye ihtiyacınız var. Bir hukuk firması için bu, fatura girişlerini toplamak anlamına gelir. Bu fatura girişlerinin temsil ettiği verilerle çok şey yapabilirsiniz.

Ancak, bu noktaya gelmeden önce, biraz dirençle karşılaşabilirsiniz. Firmanızın ilk kez odaklanmış bir üretkenlik süreci uyguladığı veya mevcut bir programı hassas bir şekilde ayarlayıp gerçekleştirmediği, birkaç şikâyet için hazırlıklı olmalısınız.

Bazı önerilen cevaplarla birlikte, beklediğiniz soruların bazıları şunlardır:

• “Neden her saniye hesaplamamız gerekiyor? Ben profesyonelim ve mikro düzeyde kontrol edilmeye gerek yok.”Böyle bir itirazda Firmanın üretkenlik takibini uygulama niyeti hakkında personelinizle birlikte olun. Avukatlar, hukuk uygulamasının gerçekten bir iş olduğunu ve işletmelerin bir kar elde etmeleri gerektiğini biliyorlar. İletişim hatlarını açık tutarak ve sistemle ilgili ufak eğitimlerle avukatların kaygısını azaltabilirsiniz.
• Hukuk asistanım benim yerime zaman çizelgesinde tutuyor.” Bu daha deneyimli personelinizden gelebilir. Yeni teknoloji ve pratikleri tanıtmak zor olabilir, özellikle de firma kültürünüzün eğilimi “her zaman böyle yaptık” ise. Eğer takım üyelerinizden bazıları kâğıt zaman çizelgelerine (veya daha kötüsü, idari asistan) bağımlıysa, onları 21. yüzyıla sürüklemenin zamanı geldi. Kimse değişmeyi sevmez, ancak personeliniz kendi faturalandırma girişlerini sürekli olarak elektronik olarak girmenin ne kadar kolay olduğunu bir kez anladıktan sonra, bu direnç hızla azalır.
• Zamanımı elektronik olarak tutmak için çok meşgulüm.” Bunun doğru olmadığını uygulamalı olarak veya eğitimlerle anlatın ve avukatlarınızın bu bahaneyi kullanmasına izin vermeyin. Hepimiz meşgulüz, kesinlikle. Ancak KolayOfis ile zaman yönetimi daha önce hiç bu kadar kolay olmamıştı.

Verimlilik Takibi ile Yola Çıkın

Bir firmanın işletilmesi birçok alana çok zaman ve dikkat gerektirir. Üretkenlik takibi uzun vade de ihmal etmeyi göze alamayacağınız bir alandır. Uzun vadede, verimlilik takibi, firmanızın başarısını hem nicel hem de nitel şekilde artıracaktır.

Özetle, avukatlık büronuzda verimlilik takibini en verimli şekilde uygulamak ve en verimli şekilde kullanmak için aklınızda bulundurmanız gereken birkaç nokta var:

• Verimlilik izleme hakkında öğrenmeye zaman ayırın. Sonuçlar, harcanan süreyi telafi etmekten daha fazlası olacaktır.
• Açık süreçler oluşturun. Firma liderliği, firmalar için önemli ölçütleri belirlemeli, bu metriklere ilişkin raporlama yapmaktan sorumlu bir kişi atamalı ve en önemlisi bu metrikleri düzenli olarak gözden geçirmelidir.
• Tünel görüşünü alma. Verimlilik izleme, yalnızca sayılardan daha fazlasıdır. Koçluk fırsatları ve süreç iyileştirme olanaklarını için bir araç olarak kullanarak verimliliğinizi arttırın.