Hukuk İşleri Saatleri Yazımı

Hukuk bürolarında müvekkil için üretilen saatlerin bir sisteme girilmesi öncelikle müvekkillere faturalamak için yapılır. Saat girişleri, (başka bir ifade ile zaman girdileri) müvekkile fatura etmenin yanısıra başka sebepler için de kullanılabilir. Zaman girdileri avukatların hangi işlerle uğraştıklarının takibi, belirlenmiş işlerde az veya çok zaman harcayıp harcamadıklarının anlaşılması, avukatların bir dönem boyunca karşılaştırmalı olarak ne kadar saat ürettiği, bununla bağlantılı performanslarının ölçümünde kullanılabilir. Ayrıca müvekkil ayrımında saatleri karşılaştırarak hangi tip işlerin büro açısıdan kârlı olduğu da ortaya çıkarılabilir. Harcanan saat, saatin birim maliyeti ve bununla birlikte iş için alınan ücret karşılaştırılarak kârlılık hesaplaması yapılabilir.

Hukuk İşleri Saatleri Yazımı

Hukuk İşleri Saatleri Yazımı -2

Faturalama müvekkile verilen hizmetin tahsilatı için zaman girdilerinden oluşan bir saat raporunun ve müvekkil için yapılan masrafların açıklamalı gönderimidir. Bu rapor üzerinde müvekkil ile mutabakata varılırsa ardından tahsilat ile eş zamanlı Serbest Meslek Makbuzu gönderilerek müvekkil tahsilatı tamamlanır. Her hukuk bürosunun yaşam kaynağı nakit üretme kabiliyeti ve sunduğu hizmetler için kendisine ödeme yapılmasıdır. Çoğu büro aylık faturalamaları sonucunda aylık sabit giderleri olan kira, maaş ve diğer idari harcamalarını karşılar. Hukuk bürolarının giderek artan kısmında avukatların günlük faaliyetlerini yani çalıştıkları her saati zaman girdisi kaydetme yöntemiyle bir sisteme girmesi sağlanmaktadır. Hukuk büroları, çalışanlar ve ortakları için para kazanarak kâr edip ayakta kalmak durumunda olan işletmelerdir. Ülkemizde çoğu büro için yeni bir uygulama olmasına rağmen saat girişlerinin müvekkile raporlanma yöntemi artmaktadır. Bu durumda avukatların zaman girdilerinin düzenli girilmesi ve müvekkile tüm hukuki hizmetlerin ayrıntılı açıklamasının gönderilmesi önem kazanmaktadır. Çoğu büroda saat girişi sisteminin yürütülmesi ve fatura sisteminin kontrolü Finans bölümünde sadece bu işlemlerle uğraşan bölüme verilmektedir.

Saat Girişi Temel Prensipleri

Hukuk İşleri Saatleri Yazımı -3

Aşağıda bir saat raporu örneği verilmektedir. Bu örnekte her bir müvekkilin farklı dosyaları için iş açıklamaları avukatlar tarafından bir sisteme yazılır. Saat girişi ondalık olarak gösterilmiştir. Örneğin 1,25 saat= 60 dk+ 15 dk=75 dk’ya eşit gelir.

Bu raporlar dönemsel olarak alınır ve avukatların saatleri toplanarak dönem içinde her bir müvekkil işi için kaç saat ürettikleri hesaplanır. Bir avukata 1 yıl içinde belirlenmiş bir saat üretme hedefi verilebilir. Böylece bu avukatın saat üretme açısından performans kriterine göre değerlendirilmesi mümkün olur.

Saat Girişi ile Alınabilecek Bazı Raporlar

Hukuk İşleri Saatleri Yazımı -4

Saat girişlerini kullanarak çeşitli raporları almak mümkündür. Örneğin aşağıdaki raporda bir avukatın gün içinde yaptığı iş için harcadığı toplam 6 saattir. Bu harcanan saatin 2 saati müvekkile yansıtılmaz. Bunun sebebi ise 2 saatlik sürede müvekkil işi için yapılan hazırlık çalışmaları veya dosyayı öğrenmek için avukatın kendi çalışmalarının müvekkile yansıtılamayacak olmasıdır. 4 saatin tümü bazı durumlarda müvekkile yansıtılamaz. İşin aslında ortalama 3 saatte biteceğini bilen yönetici avukat 1 saati silerse müvekkile bu iş için 3 saat yansıtılır.

• Projeye harcanan toplam süre = 2 saat + 4 saat = 6 saat
• Müvekkile yansıtılmayacak süre toplamı = 1 saat

Başka bir raporlama şekli ise hukuk hizmetleri dışında büro işleri için harcanan saatlerin de bu tip bir saat girişi sisteminden raporlanabilecek olmasıdır. Örneğin; 22.02.2018 tarihi için bir avukatın gün içinde işe harcadığı süre 8 saat olsun. Bu sürenin 3 saati eğitime 5 saati müvekkil işine (4+1 saat) harcanmıştır. Doğrudan müvekkil işine ise 4 saat harcanmıştır.Projeye harcanan toplam süre = 2 saat + 4 saat = 6 saat

Müvekkile yansıtılmayacak süre toplamı = 1 saat

Bu raporlardan hareketle müvekkiller ayrımında ne kadar çalışılmış, hangi iş tipleri için ne kadar çalışılmış, avukatlık işleri dışında hangi büro işleri için ne kadar çalışılmış ve her avukat kaç saat çalışmış bilgilerini edinmek mümkündür.