Hukuk Bürolarında Yıl Sonu – Dava Raporları

Hukuk bürolarında yıl sonu yaklaşırken dosyalar ve işlemler bazında raporlamalar ve dosyalarında son durumları hakkındaki işlemler analiz olarak gerek büronun kendisi için gerekse müvekkil için raporlanmaya başlanır. Hukuk dosyalarında süreçler, duruşmalar, ara kararlar, dava raporlamaları ve biriken dokümanlar gibi bir çok kriterden raporlamalar oluşmaktadır.

Hukuk bürolarında yıl sonu icra raporlamaları için bir sistem kullanılmasından dolayı en azından genel listeler çekmek kolaylaşırken dava yönetimi için genel olarak dosyalar fiziksel olarak indirilip  son durumları avukatlar ve ofis çalışanları tarafından değerledirilerek, bir özet rapor oluşturulmaktadır.

Yıl sonu dava raporlamaların da raporun iki tarafı bulunmaktadır. Hukuk bürosunun kendisini değerlendirmek ve dosyalarındaki son durumu görerek gelecek dönemi planlamak, diğer bir taraf ise müvekkillerine içinde bulundukları çalışma döneminde dosyaların aşamalarını ve son olarak hangi aşamada bulunduğunu raporlamak.

Dava dosyalarını raporlar iken öncelikle tüm dava dosyalarının genel bir listesinin çekilmesi sağlanmalıdır. Bu raporda dosyaların dava dosyası olmasından dolayı son duruşma günü ve ana türlerine göre dağılımları ve kazanma kaybetme oranları (tamamen – kısmi oranlı) genel raporlama listesinde bulunmalıdır. Bu rapora eklenebilecek önemli bir kriter ise dava son durum açıklamasının rapora eklenmesidir. Özellikle dava raporları büro içi notlar ve müvekkil bilgilendirme notu olarak ikiye ayrılırsa büronun ve sorumlu avukatın alınan rapordaki durumu değerlendirmesi daha rahat olacaktır.

Alınan genel dava listesini müvekkil bazında veya dava açılış tarihi bazında filtrelemek oldukça önemli bir rapor konusunu oluşturur. Eğer alınan genel dava listesi müvekkil ile paylaşılacak ise, raporun grafiklerle bütünleştirilmesi hem şık bir sunum hem de müvekkilin detaylara bakmadan anlayabileceği bir görüntü oluşturur.

Dava raporlarında, müvekkilin talebi ile özellikle risk yönetimi yapan şirketler için farklı rapor kriterlerine ihtiyaç duyulur. Özellikle dava dosyalarında dosyanın hukuki süreçleri, dosyanın yerel mahkeme durumları, dosyanın karar durumları, provizyon durumu,risk tutarı,dava değeri durumu gibi kriterlerle raporlara ihtiyaç duyulmaktadır.

Hukuk Bürosu Yıl Sonu – Dava Raporları Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

• Müvekkil,
• Karşı Taraf,
• Davadaki Taraf,
• Yerel Mahkeme,
• Esas Numarası,
• Dava Açma Tarihi,
• Duruşma Tarihi,
• Dava Ana Tür,
• Dava Değeri,
• Yerel Mahkeme Durumu,
• Dosya Son Durum,
• Dosya Önemi,
• Dosya Raporu,

Yukarıdaki rapor kriterlerine ek olarak müvekkillerin istediği risk raporları için büronun elinde bulunan bilgilerin fiziksel dosyalardan çıkırılıp bir rapor formatına dönüştürülmesi gerekir. Hukuk bürolarının istediği raporları oluşturması için dava listelerinin ve aşamalarının sistemsel olması gerekir. Bunun için dava aşamalarının kayıt altına alınması ve bu işlemler için bir sistem kullanılması günümüzde istenen raporlamalar için zorunluluk haline getirmektedir.

Raporlamalarda alınan genel listeler üzerinde filtrelemeler yapılması gerekebilir. Alınan rapor; müvekkil, dava anatürü, dava değeri, risk tutarı, dosyanın yerel mahkeme aşaması gibi kriterlerle filtrelenmesi gerekebilir.

Büroların dosyalarında kendileri için aldığı ve aslında sadece yıl sonunda değil belirli aralıklarla kontrol edilmesi gereken raporlama kriteri ise; “Gider Avansı İade, Harç İade Durumu, Karşı Vekalet Durumu, Sözleşme Vekalet Durumu, Teminat İade Durumu” bu koşulları rahatlıkla raporlayabilmek büroların yıl sonunda davalarında genel olarak rapor alıp atılması gereken adımları  belirleyen kriterlerden en önemlileri yukarıdaki raporun sonuçlarını görmektir.

Büroların bu tarz raporlamaların da onlara yardımcı olabilecek bir otomasyon sistemine ihtiyaçları vardır. Günümüz teknolojisi ile bu raporlamaları bileştiren KolayOfis Next Generation Hukuk Otomasyon sisteminde tüm bu kriterleri raporlayabilmek ve kullanıcı açısından yıl içerisinde rahat bir kullanım ile bu girişleri yapmak mümkündür. Hukuk bürolarının özellikle yıl sonunda ihtiyaç duydukları raporlamaları tek bir tuş ile raporlamaları ve aldıkları bu raporlamaları excel, pdf ve word gibi formatlara aktarmaları mümkündür.

KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi Next Generation ile süreçleriniz ve raporlamalarınız sizin istediğiniz kriterler ve formatlarla hızlı bir şekilde sunulmaktadır. Raporlamada elde edeceğiniz verileri hazırlamak ile zaman kaybetmektense KolayOfis’ten alacağınız raporlamaları yorumlamak ve ofisiniz bir sonraki yıl planlamalarına odaklanmanız mümkün olacaktır.

Gerek şirketler gerekse hukuk bürolarında giriş yapılan verilerden elde edilen raporlamalar ve alınan riskler önemli rol oynamaktadır. Bu noktada hukuk büronuzda alacağınız raporlamalarla yeni bir dönemin kapılarını aralayabilirsiniz.