Hukuk Bürosu Ana Süreçleri

Hukuk bürolarında 5 temel ve birbirleriyle ilişkili süreç vardır. Diğer süreçler bu süreçlerin kapsamında veya destek süreçlerdir. İş süreçleri belirli bir amaca yönelik olan ve girdilerin (kullanılan kaynakların, ihtiyaç duyulan bilginin) işlenerek çıktıların (müvekkil talebinin yerine getirilmesi) meydana geldiği iş faaliyetleri dizisidir.

1. Süreç: İş Geliştirme

Hukuk bürolarında avukatlık yasası gereğince reklam y

Hukuk Bürosu Ana Süreçleri -2

apılmamasına rağmen çeşitli faaliyetlerle iş geliştirme ve tanıtım aktiviteleri yapılır. Bu faaliyetler, seminer ve konferanslara katılarak büroyu temsil etmek ve büronun yapabilecekleriyle ilgili bilgilendirmeler yapmak, hukuki makalelerden oluşan büro dergisinin gönderimiyle hem bilgilendirici hem de tanıtıcı faaliyetleri gerçekleştirmektir. İş Geliştirmede uygulanacak yöntem ve hedeflenen müvekkil kitlesi dönemsel olarak büroda yapılan değerlendirme toplantılarıyla kararlaştırılır. Üretilen işin kalitesi en önemli tanıtım ve iş geliştirme faaliyetidir.

2. Süreç: Yeni Hukuk İşinin Alınması

Hukuk Bürosu Ana Süreçleri -3

Tanıtım ve iş geliştirme faaliyetleri sonucunda hukuk büroları yeni iş alınması için birçok müvekkil adayıyla görüşmeler yapar ve bu aşamada önceden belirlenmiş değerlendirme kriterlerine göre bazı müvekkillerle iş ilişkisine girilir. İş Geliştirme faaliyeti olmadan hukuk bürosunun yeni iş alamayacağı açıktır. Alınan referans sonucu hukuk bürosuna gelen potansiyel müvekkiller de önceden yapılan işin kalitesinin sayesinde büroyla görüşmektedirler. Yeni İş alınması faaliyetleri ; müvekkille temas kurma, teklif gönderme, koşullarda anlaşmadır. Bu süreçteki önemli adımlar teklif yönetimi ve fiyatlandırmadır.

3. Süreç: İşlerin Dağıtımı

Hukuk Bürosu Ana Süreçleri -6

Müvekkillerle karşılıklı koşullarda anlaşılan durumlarda alınan yeni işlerde , mevcut işlerin durumuna, iş yükünün dağılımına göre kimlerin görevlendirileceği belirlenir. İşlerin dağıtımı büroda müvekkile ilgili hizmeti en iyi hangi avukatın vereceğine göre belirlenebilir. Çok sayıda avukat olan bürolarda işlerin o an çok yoğun olan avukatlar yerine daha az yoğun ve yeni işte çalışabilecek vakti olan avukatlara verilmesi de söz konusu olabilir. Bu durumda avukatların iş yükü yoğunluğunu sürekli gözleyecek bir yapının kurulması gerekir.

4. Süreç: Çalışma Grupları İşleyişi

Hukuk Bürosu Ana Süreçleri -4

Alınan işlerin dağıtımı belirlendikten sonra çalışma grupları içinde oluşturulan proje gruplarınca önceden belirlenen kurallara göre işler yürütülür, müvekkillere hukuki danışmanlık verilir, iş ürünleri (hukuki görüş, yeniden düzenlenen sözleşme, en baştan yazılan sözleşme) gönderilir. İşleyişin özeti çalışma dökümleri aracılığıyla müvekkillere gönderilir ve karşılığında büro bu dökümleri müvekkillere faturalandırır. Çalışma grupları işleyişi büroda hukuki uzmanlık alanlarına göre ayrı grupların olduğunu varsayar. Örneğin müvekkil işi tamamen gayrimenkul hukukunu ilgilendiriyorsa gayrimenkul grubunda çalışılır. Bir banka kredi sözleşmesi işi geldiyse Banka ve Finans grubunda işler yapılır.

5. Süreç: Değerlendirme /İyileştirme

Hukuk Bürosu Ana Süreçleri -1

Tüm bu işleyiş sonuçları çeşitli aşamalarda değerlendirilir ve kontrol edilir. Yapılan tüm çalışmaların büroya mali katkısı Finans bölümünün ürettiği raporlarda kontrol edilir. İç işleyiş ve kalite kontrolleri sonucunda yapılan gözlemler performans değerlendirilmesine temel teşkil eder. Saptanan eksiklikleri gidermek ve gelişim için eğitimin de dahil olduğu iyileştirmeler gerçekleştirilir. Değerlendirmeler de strateji ve iş geliştirme çalışmalarına yön verir. Örneğin bir çalışma grubu tarafından yapılan işlerde yetersizlikten dolayı müvekkilden şikayet geldiyse bu sorun araştırılarak eğitim eksikliği olduğu kanısına varılır. Bunun üzerine avukatlara eğitim verilerek bu sorun giderilir.