Hukuk Bürolarında İdari Kadro Yapısı

Bir hukuk bürosunda idari bölümlerin (destek kadro olarak da adlandırılmaktadır) görevi büronun daha verimli çalışmasını sağlamak ve iş stratejisine katkıda bulunmaktır. Strateji müvekkillere üstün hizmet sunmak olarak belirlendiyse destek kadrolar da kendi iş stratejilerini buna göre uyarlarlar. Örneğin müvekkile teklifleri hazırlayan bir İş Geliştirme bölümü varsa teklifleri zamanında, eksiksiz ve istenenleri kapsayacak şekilde hazırlar, Finans bölümü müvekkillere faturaları zamanında gönderir. Tüm sektör şirketlerinde geçerli olan müşteri odaklı yönetim sistemini hukuk bürolarında önce avukatlar daha sonra da destek hizmetini sunan idari bölümler, müvekkillerin ihtiyaç ve taleplerini karşılayarak sağlarlar. Hukukçu olmayan kadroların yönetimi çoğu büroda ortaklarca yerine getirilir. Küçük ve orta ölçekli büroların bir kısmında bir Ofis Yöneticisi genellikle idari bölümlerin yöneticiliği yapar. Büronun boyutu büyüdükçe idari bölümlerin başlarına bir yönetici atanabilir. Destek kadronun yaptığı işler ve verimliliğe etkisi önem kazandıkça tek bir idari yöneticiye tüm destek bölümlerinin bağlı olduğu yapılar da vardır. Bu yöneticiye bazı bürolarda Genel Müdür bazı bürolarda işletme müdürü bazılarında ise Ofis/Büro Müdürü denilebilir. Aşağıda hukuk bürolarında mevcut idari bölümler kısaca tanıtılacaktır.

Hukuk Bürolarında İdari Kadro Yapısı

İş Geliştirme Bölümü

Hukuk Bürolarında İdari Kadro Yapısı -2

Bir hukuk bürosunda iş geliştirmeyi ancak avukatlar yapabilir. İdari bölümler iş geliştirme çalışmalarının operasyonel kısımlarında destek olur. Müvekkil listelerini düzenleyip güncelleyerek büronun tüm müvekkillerinin bilgilerine erişimini sağlar. Büroyu tanıtan dokümanlarda yeni projelerin yer alması için sürekli güncelleme çalışması yapar. Özellikle büyük bürolarda avukatların mümkün olduğunca hukuki işlerle uğraşması istendiğinden müvekkillere gönderilen hukuki hizmet tekliflerini de iş geliştirme bölümleri hazırlar. Teklifler, genellikle çoklukla kullanılan tek tip dokümanlar referans alınarak üretildiğinden, avukatların tekliflerin son kontrolünü yapmasıyla bu bölümde çalışan idari kadro tarafından üretilebilir. Bazı bürolardaki İş Geliştirme bölümleri bilgi sistemlerini kullanarak sunulan hukuk hizmetlerinin fiyatlandırmasını, benzer işlerde verilen teklifleri inceleyerek ortak avukatlara fiyat konusunda önerilerde bulunabilirler.

Finans Bölümü

Hukuk bürolarında genellikle müvekkil projelerinde çalışan avukatların saat raporları ile müvekkil için yaptıkları işleri açıklamalarından oluşan faturalar müvekkile gönderilerek ücret talep edilir. Faturaların müvekkil ile anlaşılan finansal hükümlere göre hazırlanıp hazırlanmadığının kontrolü, faturaların düzeltilmesi, müvekkillere gönderimi ve sonrasında alacakların takibi finans bölümünün temel sorumluluğudur. Bununla birlikte yönetime finansal raporların hazırlanması ve büro içinde muhasebe tutuluyorsa muhasebe kurallarına göre defterlerin tutulması da kayıt tutma ve raporlama sorumluluklarıdır. Her şirkette olduğu gibi Finans bölümü de operasyonel giderlerin kontrolünü ve usulüne göre onaylanıp onaylanmadığını takip eder. Müvekkil işleri dolayısıyla yapılan harcamaların belli bir limiti aşmamasını gözetir. Bölüm ve iş faaliyetleri ayrımında giderleri kontrol eder ve raporlar. Giderlere dair konu olduğundan tedarikçi yönetimini de genelde finans bölümleri üstlenir.

İnsan Kaynakları Bölümü

Hukuk Bürolarında İdari Kadro Yapısı -3

Meslek sahibi adayları doğal olarak meslek sahibi işveren seçer. Bir örnek verecek olursak avukatları ve doktorları aynı meslekten olmayanların seçmesi doğru olmaz. Yine meslek sahibi çalışanların performansları da beraber çalıştıkları meslektaşları tarafından değerlendirilir. Bu gerçekler ışığında bu durumda avukat olmayan idari kadro elemanlarının neden İnsan Kaynakları Bölümlerinde çalıştığını sorgulayabiliriz. Seçme ve yerleştirme süreci bir çok yönetsel faaliyetten oluşur. Adaylara sınav yapılması, iş ilanlarının hazırlanması, görüşmelerin organize edilmesi, adaylara yanıt verilmesi gibi.

Bunlara ek olarak kariyer günlerine katılmak ve yaz dönemlerinde büroda çalışacak çok sayıda hukuk fakültesi öğrencisinin seçme ve yerleştirme sürecini yönetmek de idari işlemlerden oluşur. Önemli bir diğer İnsan Kaynakları Yönetimi alanı da Performans Yönetim sürecindeki idari işlemleri yürütmektir. Avukatların değerlendirme formlarını tek elde toplamak, ortak ve avukatların görüşme notlarını özetlemek performans görüşmelerini organize etmek bu bölümün sorumluluklarındandır. Destek kadroda çalışan sekreter kadrosu da genellikle İnsan Kaynakları bölümüne bağlı çalışır. İdari kadrodaki çalışanlar için kıdem ve ücretlendirme sistemi oluşturulması, performans yönetiminin idari bölümlere de uygulanmasından İnsan Kaynakları bölümü sorumludur. İş gücü verimliliğinin ölçümlenmesi, iş tanımlarının oluşturulması gibi klasik İnsan Kaynakları fonksiyonları da bu bölümün görevleri arasında sayılabilir.

Bilgi İşlem Bölümü

Büro’da avukatların kullandığı bilgisayarların, bilgisayar uygulamalarının yer aldığı sunucu sistemlerinin sürekli ve kesintisiz çalışmasını sağlamak bu bölümün en öncelikli görevidir. Uygulamalara dair sorunları çözecek ve avukatlar ile idari kadroya destek olacak bir yardım masası (help desk) çoğu büro’’da bulunan bir Bilgi İşlem hizmetidir. Bilgi Yönetim Sisteminin (doküman yönetimi, web sitesi ve Büro intraneti) teknik olarak işletimini sağlamak, elektronik arşiv görevlerini yürütmek, iş süreçlerinin elektronik ortamda yürütülebilmesi için çözümleri araştırmak da işlevler arasında sayılabilir. Bazı bürolarda idari bölüm harcamaları arasında en önemli yeri Bilgi İşlem yazılım ve donanım çözümleri kapsadığından bu bölümün harcamaları büro yönetimi ve Finans Bölümü tarafından dikkatle takip edilir.

İdari İşler Bölümü

Bu bölüm genellikle ofisin günlük operasyonel işlevlerini yerini getirmesi için yardımcı hizmetler olan güvenlik, temizlik, toplantı odası yönetimi, kırtasiye temini, cihaz ve ekipmanların bakımı, sarf malzeme temini, ikram ve müvekkil servisleri, ofisin araçlarının bakımı gibi işlerden sorumlu olur. Taşınma veya ofislerde yeniden yerleşim yapıldığında işlerin planlama ve organizasyonunu bu bölüm yapar. Bürolarda bu bölüm genellikle İnsan Kaynakları Bölümüne bağlı olur.

Sekreterya Bölümü

Avukatlık işleri yapılırken dosyalamanın yoğun yapılması her zaman sekreterya ihtiyacını zorunlu kılmıştır. En küçük bürolarda bile diğer idari bölümler yokken sekreterya her zaman avukatların toplantılarını organize eden, telefonlara bakan, müvekkil randevularını ayarlayan, vekalet defterlerini tutan, dava dosyalarını düzenleyen ve deyim yerindeyse avukatların eli ayağı olan yardımcıları konumundaydılar. Günümüzde teknolojinin mekanik işleri daha kolay yerine getirmesiyle sekreterya işleri avukatların ürettikleri dokümanların biçimsel kontrol ve düzeltmeleri, seyahat ve konferans organizasyonlarının yapılması, avukatların saat raporlarının düzeltilmesi, dosyaların ve dokümanların elektronik arşiv işlemlerinde destek, basit çeviri işleri ve diğer idari bölümlere destek olarak evrim geçirmektedir. Dosyalama işleri yine yapılmakla birlikte bu tip işler daha fazla önem kazanmaktadır.

Sekreterya bölümleri genellikle bir İnsan Kaynakları Yöneticisine bağlı olur. Bazı büyük ofislerde sekreteryanın yönetiminden sorumlu ve İnsan Kaynakları Yöneticisine raporlayan bir Ofis Yöneticisi bulunur.