Hukuk Bürosu El Kitabı

Bir hukuk bürosunda yazılmaya değer tüm prosedür, politika ve iş kurallarının oluşturduğu yazılı kitapçığa Hukuk Bürosu El Kitabı denilir. Modern Kalite Yönetiminin en sık kullanılan sloganı, “yaptığını yaz, yazdığını yap” olarak ifade edilebilir. Bu ifade ile anlatılmak istenen, bir işletmede her işin tanımlı, kurallarının belirlenmiş olması ve yapılan işlerin de bu yazılı kurallara uygun olmasıdır. Özellikle yeni işe başlayan bir avukatın her işi bir bilene sormasındansa başvurabileceği bir kaynağın olması hem eğitim masraflarını azaltır hem de el yordamıyla öğrenmektense başvurabileceği bir kaynağa sahip olmuş olur. Ayrıca tüm iş süreçlerinin yazılı olması daha sonra bu süreçleri geliştirmede kolaylık sağlar.

Bir Hukuk Bürosu El Kitabında hangi kısımlar olur? Öncelikle büronun tanıtımı, hangi hukuk alanlarında çalışmalar yaptığı, kurucuları, yönetim yapısı yer almalıdır. Büronun vizyonu, hedefleri, neleri başarmak istediği, bu hedeflere nasıl ulaşmak istediği, müvekkil yapısı ön bilgi olarak yer alır.

Hukuk Bürosu El Kitabı ‘nda Neler Yer Almalıdır

Hukuk Bürosu El Kitabı

Büro çok ortaklı ise yönetim yapısı ayrıntılandırılarak büro ortaklarının ayrı ayrı görev ve sorumlulukları yer alır. Bu kısımda Yönetim veya Yürütme Kurulu, departman yönetimi gibi farklı organizasyon yapılarının işlevleri,hatta toplantı yapma sıklıkları yer alır. Büro ortakları, kıdemli avukatlar, danışmanlar, departman yöneticileri, idari kadro (mali işler sekreterya, resepsiyonist, bilgi işlem) çalışanlarının iş tanımları, sorumlulukları, kime bağlı olarak çalıştığı bilgisi yer alır.

Bu kısımdan sonra büroda uyulması gereken genel kurallar; çalışma saatleri, öğle araları, kütüphane kullanım esasları,vb. gibidir. Ayrıca İnsan Kaynakları yönetimine dair bilgiler yer alır. İzin kullanım esasları, izin kullanılırken kullanılacak formlar bu kısımda yer alır. Büronun avukatları için uyguladığı bir kıdem ve performans yönetim sistemi varsa bu sistemin açıklaması yer alır.

Mali İşler bölümünde müvekkil işlerini yerine getirirken masraf avansı kullanma esasları, avans kullanım formu örnekleri, şehir içi ve dışı iş seyahatlerinde masraf yönetimi açısından dikkat edilecek hususlar konumlanır. Bunun yanı sıra tahsilata destek olacak avukatlar için büronun nakit döngüsüne destek olacak şekilde mali işler bölümü ile alacakların ne şekilde takip edileceği bilgileri yer alır.

Hukuk Bürosu El Kitabı Nasıl Hazırlanır

Tanıtım faaliyetlerini yoğun olarak gerçekleştiren bürolarda tanıtım bölümünde hangi yurt içi ve yurt dışı mecralarda makaleler yayımlandığı, makale yazma kuralları, büronun üye olduğu kurum ve kuruluşların listesi yer alabilir. Müvekkillere teklif vererek yarışmacı bir ortamda faaliyet gösteren büroların kullandığı standart teklif mektubu örnekleri de yen başlayan avukatlara bu metinleri hazırlarken kolaylık sağlar.

Hukuk Bürosu El Kitabı

Yukarıda sayılan kısımlar genel büro bilgileri olarak adlandırılabilir. Ayrıca El kitabında;

• Büroda yapılan dava takibi,
• İcra yönetimi,
• Sözleşme incelenirken veya baştan yazılırken dikkat edilecekler,
• Danışmanlık hizmetlerinin hangi esaslara göre verileceği,
• Müvekkil ile yapılan toplantılarda hangi bilgilerin alınması gerektiği,
• İş akışının nasıl düzenleneceği,
• Toplanan bilgilerin kime iletileceği,
• Bu süreçlerde görev alan avukatların hangi görev ve sorumluluklara sahip olacağı bilgileri yer alır.

Bu kısımda ek olarak bilgi notu hazırlama esasları, kullanılan örnek yazışma tipleri de yer alırsa avukatlar işe başladıklarında çok kısa sürede büronun iş yapma şekline uygun standartta iş üretmeye başlayabilirler.

Yukarıda anlatılduğı gibi Hukuk Bürosu El Kitabı oluşturmak çok zahmetli gibi görünebilir. Böyle bir kitapçık olmadığında eğitime harcanan zamanın ve standart dışı iş yapıldığında düzeltmenin maliyeti el kitabı için harcanacak zamanın maliyetinden daha yüksek olacaktır.