Hukuk Bürolarında Gider Bütçesi Yapmanın Önemi

Finansal yönetimin en önemli unsurlarından birisi bütçe yapmak, bütçeye uygun olarak harcamaları gerçekleştirmek ve harcamaların denetimini yapmaktır. Bütçe yapmaya getirilen en sık eleştiriler; ”Bütçelerin bozmak için yapıldığı”, “Bütçelerin hiçbir zaman tutmadığı”, Bütçe yapmaya harcanan zamanın faydalı işlere ayrılabileceği” , “Giderler aşağı yukarı planlanana göre gerçekleşse bile gelirler için bir tahmin yapmanın mümkün olmadığıdır”. Tüm bu eleştirilerin haklılık payı olmakla birlikte bir işletmenin başarılı olabilmesi için mali disiplininin olması şarttır. Hukuk büroları da para kazanan ve kazandıkları parayı zorunlu masraflarına harcayan bir işletme olarak başarılı olmak için gelecek dönemlerde ne kadar nakite ihtiyacı olduklarını, hangi dönemlerde büronun kendi finansal kaynakları ile finanse edilmesi gerektiği bilmek zorundadırlar. En önemlisi de gelirlerini tahmin edemeseler bile yıl sonunda kâr beklentilerine uygun ne kadar gelir elde etmeleri gerektiğini ve bunu hedef olarak saptamalarıdır. Bu yazıda kısaca gider bütçesi oluşturma ve kullanım amaçlarına dair bilgiler verilecektir.

Hukuk Bürolarında Gider Bütçesi

Gelir açısından planlama yapmak zor olsa bile bir yıl sonraki harcama ve masraflar ile büyük ödemelerin tarihleri kestirilerek mümkün olduğunca uyulmaya çalışılan bir gider bütçesi sürecine başlanabilir. Gider bütçesi yapmak için gider kalemlerinin tespit edilmesi gerekir. Bu kalemlerin başında bağlı çalışan avukatların, avukat olmayan katip, sekreter, muhasebe çalışanı gibi idari çalışanların brüt maaş ve kendilerine yapılan diğer ödemelerin hesaplanması gelir. Bu gider kalemi Çalışan Giderleri olarak tanımlanabilir. Bir sonraki yıl kaç avukat çalışacağı, ücret artışlarının ne kadar olacağı, yemek yardımı ve diğer yan hakların tutarı, idari çalışanların ücret artışları bütçenin ilk kalemini oluşturur. Bu kalem gideri hesaplanırken hukuk bürosunun bir sonraki yıl kaç avukatla çalışacağı, işlerin hacmine göre dışarıdan avukat alınıp alınmayacağı, ayrılan avukatların yerine yeni avukat alınıp alınmayacağı, başarılı avukatlara ortalamanın üzerinde maaş artışı yapılıp yapılmayacağı gibi bir çok faktör düşünülmelidir.

Hukuk Bürolarında Gider Bütçesi – Çalışan Giderleri

Çalışan Giderlerinden sonra en önemli kalem Ofis Genel Giderleri olarak da adlandırılabilecek Kira Giderleri, Kırtasiye giderleri, İletişim giderleri, Elektrik-Su-Doğalgaz gibi aylık düzenli yapılan ofise ait ödemeler ile önceden kestirilmesi zor olan Bakım-Onarım, Tadilat gibi giderlerden oluşur. Bu giderlerin bir kısmı çalışan sayısına bağlı olarak yıldan yıla artabilecekken (örneğin kırtasiye giderleri gibi) bir kısmı da sözleşmelere bağlı olarak yıldan yıla artacaktır (kira giderleri gibi). Bir önceki yıl ofisle ilgili yapılan harcamalar, bu harcamalarda çalışan sayısı ve diğer maliyeti artırıcı etkenlere bağlı artışların tahmin edilmesiyle bu kalem hesaplanabilir. Bakım-Onarım, Tadilat gideri gibi önceden hesaplanması zor kalemler için bir harcama sınırı belirlenerek olası harcamalar kontrol altında tutulmaya çalışılabilir.

Hukuk Bürolarında Gider Bütçesi – Ofis Genel Giderleri

Günümüzde gittikçe önemi artan harcamalardan birisi de Bilgi İşlem ve Teknolojidir. Bürolar gittikçe bu maliyet kalemine daha çok kaynak ayırmaya başlamışladır. Çalışanların kullandıkları bilgisayarlar, mevcut bilgisayarlardan yenileri ile değişecekler, yazılımların lisans bedelleri, özel amaçlı kullanılan programların bedelleri, dosyaların elektronik ortamda tutulduğu sunucu sistemlerinin maliyetlerinin hesaplanması bu kaleme yaklaşık ne kadar harcanacağını gösterir.

Tüm bu maliyet kalemlerine ayrıca büro sahiplerinin aylık veya yıl sonu gelir beklentilerini de eklemek gerekir. Bir tür maaş gibi düşülecek bu maliyet kalemi Ortakların Giderleri olarak adlandırılabilir. Ortaklara yapılacak nakit dağıtımlarının vergi sonrası olduğu ve gerçek maliyetlerinin nakit çıkışından vergi oranı kadar fazla olduğunun hesaplanması şarttır.
Yukarıda sayılan gider kalemleri özet olarak büronun ana maliyet gruplarını oluşturur. Gider kalemlerinden oluşan bütçe, vergi öncesi maliyetler olarak net tutarlar üzerinden hesaplanır. KDV, geçici vergi ve gelir vergisi kalemleri dikkate alınmaz. Ancak bu sayede yıldan yıla bütçenin tutup tutmadığı hesaplanabilir. Brüt harcama tutarları içerdiği vergi tutarları ile karşılaştırmada yanıltıcı olabilir.

Hukuk Bürolarında Gider Bütçesi – Bilgi İşlem ve Teknoloji

Gider bütçesinin yanısıra ayrıca brüt tutarların ve vergi ödemelerinin de takip edilebileceği bir nakit bütçesi yapmak gerekir. Nakit bütçesinde kesinlemiş tahsilatlar, bu tahsilatların net tutarları, hangi dönem bu tahsilatların yapılacağı hesaplanır. Nakit çıkışı açısından vergilerin hangi dönemde ödeneceği ve bu dönemde elde olan yaklaşık nakit miktarının kestirilmesi gerekir. Nakit açığı olma ihtimalinde ortaklardan borç veya banka kredisi yoluyla bu açığın kapatılması, nakit açığının tahmin edildiği dönemlerde ertelenebilen harcamaların nakit fazlası olan dönemlerde yapılması önlemlerine başvurulabilir.