Hukuk Bürolarında Bilgi İşlem Uygulamaları

Özellikle son 10 yılda teknolojinin kullanımı hukuk hizmetlerine çok olumlu etki yapmıştır. Bilgisayarlar, ağ yapıları, mobil haberleşme ve bilgi işlem sistemleri genel olarak hukuk profesyonellerinin hukuk hizmetlerini verme ve büro yönetme şeklini tamamen değiştirmiştir. Teknoloji, verimliliği artırmasına, iletişimi geliştirmesine ve belgeleri, belgeler içindeki anahtar sözcükleri araştırmayı ve bulmayı kolaylaştırmasına rağmen belli bir bütçe ayrılmasını gerektirmektedir. Bilgi İşlem ve teknoloji harcamaları genellikle orta ve büyük bir işletmenin cirosunun %4 ve %5’i arasında olmaktadır. Çoğu hukuk bürosu teknolojik gelişmelere yetişmek ve teknolojilerini geliştirmek için kaynak ayırmada zorluk çeker. Son dönemde bilgi İşlem ve teknoloji yatırımları kira gibi gider bütçesinden en fazla pay alan sabit giderlerden olmuştur. Büroların avukat sayısı artıkça avukat başına düşen teknoloji harcaması da artmaktadır.

Küçük bürolar bile bilgisayar sistemlerinin idamesi için bir çalışan bulundurmaya başlamışlardır. Çoğu orta ve büyük büroda Bilgi İşlem bölümünden sorumlu bir yönetici ve kendisine bağlı çalışanlar bulunmaktadır.

İdeal Bilgi İşlem yapısının özellikleri

Hukuk Bürolarında Bilgi İşlem Uygulamaları -2

Teknolojiye yatırımın hedefi işlerin verimliliğini artırmak ve büronun iş hedeflerine ulaşmasını kolaylaştırmaktır. Aşağıdaki unsurlar iyi işleyen Bilgi İşlem altyapısının özellikleri olarak görülebilir.

Büronun ve Bilgi İşlem’in stratejileri uyumlu ve birlikte hareket ediyor.

• Büro stratejisi müvekillere hızlı ve gelişmiş hizmet vermekse bu durumda Bilgi İşlem bölümünden görüntülü görüşme sistemleri, telekonferans sistemleri ve müvekkilin kendi dosyalarına internet üzerinden erişim imkanı verilebilir

Bilgi İşlem sadece büronun stratejilerine uyumlu olmakla kalmıyor aynı zamanda Büro stratejisini etkiliyor ve bunu yönlendiriyor.

• Bilgi İşlem bölümü yenilikleri takip ederek büroya yardımcı olabilecek uygulamaları önceden öngörebilir. Örneğin Bilgi Yönetimi uygulamaları araştırılarak belge hazırlama, örnek belgeleri kolaylıkla bulma, benzer işler için önceki belgelerden kolaylıkla faydalanmayı sağlama amacıyla bu uygulamanın büroda kullanılması önerilebilir.

Bilgi İşlem bölümü kaynakları/donanımı yönetmekten çok verilen hizmeti yönetiyor. Donanım hatalarının verilen hizmetin sürekliliğine çok az etkisi var.

• Donanım ve kaynakları yönetmek teknoloji ilerledikçe gittikçe idari bir hizmete dönüşmeye başlamış ve bir büronun iş sonuçlarına doğrudan katma değer sağlayacak özellikten uzaklaşmıştır. En büyük beklenti altyapının kesintisiz işleyerek e-postaların sorunsuz çalışması, belgelerin sisteme eksiksiz kaydedilmesi, belge aramada bir sorunla karşılaşılmamasıdır.

Bilgi İşlem bölümünün katma değerli olumlu etkisi avukatların kullandığı uygulamalarda kendisini göstermektedir.

Bütçesel açıdan Bilgi İşlem harcamalarına büro yönetimi ve Bilgi İşlem sorumluları ortak karar veriyorlar.

– Büronun genel bütçesinde Bilgi İşlem payı, yapılacak yatırımlar ve genel idari Bilgi İşlem harcamaları (çalışan personelin masrafları, sunucular ve bilgisayarların maliyetleri) dikkate alınarak hesaplanır.

Yenilikler etkin takip edilip uzun dönemli planlamalar ihtiyaç ve gelişmelere göre yapılabiliyor.

Hukuk Bürolarında Bilgi İşlem Uygulamaları ‘nda Nelere Dikkat Edilmeli

Hukuk Bürolarında Bilgi İşlem Uygulamaları -3

Bilgi İşlem işlevinin etkin yönetimi ile hukukçu ve destek kadronun Bilgi İşlem araç ve uygulamalarını nasıl kullanacağı belirlenir.

Bilgi İşlem’de teknolojik yetkinlik ve süreçlerin uygun birleşimi sağlanarak güvenilir, kesintisiz, yüksek performanslı ve ekonomik Bilgi İşlem hizmetleri sağlanır.

Bir hukuk bürosunda etkin bir Bilgi İşlem Yönetimi kurulabilmesi için aşağıdaki soruların yanıtlarının verilmesi gerekir.

• Büro’da Bilgi işlem kararlarını kimler veriyor?
• Büro’da Bilgi İşlem’in rolü nedir?
• Bilgi İşlem’den beklentiler nelerdir?
• Bilgi İşlem bölümü nasıl bütçelendirilecektir?
• Büro, Bilgi İşlemde yenilikleri takip eden konumda mı yoksa ilk uygulayan lider konumda mı?
• Rakiplere ve diğer bürolara göre Bilgi İşlem kullanım düzeyi ve yatırımları ne ölçüde olmalı?
• Bürodaki uygulamalar ne kadar Büro’ya özgü ne kadar genel ve standart uygulamalar olmalı?
• Hangi işlem ve iş faaliyetleri elektronik ortamda yapılmalı?
• Bilgilerin (mali bilgiler, müvekkil bilgileri, müvekkile gönderilen belgeler,vb.) standardizasyonu, erişim hakkı için hangi kurallar belirlenmelidir?
• Büro, farklı bölümlerde üretilen bilgileri nasıl birleştirmeli ve paylaşmalıdır?
• Büro, bilgilerini müvekkiller ve diğer kurumlarla nasıl paylaşmalıdır?
• İş açısından kritik önemde olan uygulamalarda kabul edilebilir risk seviyeleri nelerdir? (veri kaybı, kesintisiz çalışma süresi,vb.)

İyi bir Bilgi İşlem uygulamasının aşağıdaki özellikleri barındırması beklenir:

• Altyapı açısından başarılı bir Bilgi İşlem işlevi dengeli, güvenli ve iyi performans gösteren yerel ve geniş ağ uygulaması ve internet bağlantısıdır.
• Kullanıcıların çoğunun Bilgi İşlem hizmetlerine erişimini sağlayan kullanıcı dostu uygulamalarla donatılmış masaüstü ve dizüstü bilgisayarlarının kesintisiz çalışması
• Bu uygulamalara uzaktan erişimin sağlanması ve nerede olunursa olunsun Bilgi kaynaklarına erişerek iş yapılabilmesi