Hukuk Bürolarında Genel Kontrol Yöntemleri

İşletmeler genellikle finansal verilerini, müşteri memnuniyet düzeylerini, iç süreçlerindeki verimliliklerini, eğitim, geliştirme ve insan kaynaklarındaki geliştirmeleri değerlendirerek bir önceki döneme göre işletmelerinin başarılı olup olmadığını saptarlar. Bu alanlardaki hedeflerini belirleyip bu hedefleri tüm çalışanlarına ileten ve hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını kontrol eden işletmeler stratejilerini yerine getirmede başarılı olurlar. Ayrıca üst yönetimin strateji üzerinde görüş birliğine varması, başarı kriterlerinin ne olduğuna dair iyi bir iletişimin yapılması, tüm işletmenin amaca odaklanması ve işletme kültürünün takım çalışması ve risk almaya izin vermesi de hedeflere ulaşılmayı kolaylaştırır. Başarısızlık reçeteleri arasında ise işletmenin yönünün belirsiz olması, yöneticilerin gayri resmi geri bildirimlere itibar etmeleri, çalışanların yeni yönetim sistemlerine direnmeleri ve işletmelerin sonuçları yorumlamaktan ve önlem almaya çalışmaktan çok sonuçları ölçmeye odaklanmalarıdır.

Hukuk Bürolarında Genel Kontrol Yöntemleri Nelerdir

Kontrol için Kullanılan Finansal Araçlar

Hukuk Bürolarında Genel Kontrol Yöntemleri -2

Temel finansal kontrol araçları bütçeler, bilançolar, finansal oran analizleri ve finansal denetimlerdir. Bütçe, işletmenin hazırladığı resmi bir tahmindir. Bütçe yapma yöntemlerinden biri bir önceki yılın gerçekleşen rakamlarını ve bütçesini temel alıp sadece değişiklikleri bu bütçeye uyarlayarak yeni bütçe yapma yöntemidir. Bir başka yöntemde ise tüm harcamalar ve gelirler için geçmiş yıl verilerine dayanmadan önümüzdeki döneme ilişkin tahminlere dayanarak ayrıntılı bir tahmin yapılır. Eski dönemdeki bilgiler sadece yardımcı unsur olarak kullanılır.

İşletmenin finansal durumunu göstermek için bilanço ve gelir tablosu kullanılır. Bilanço, rapor alındığı an itibariyle işletmenin varlıklarını, yükümlülüklerini ve sermayedarların işletmeye koydukları sermayenin durumunu gösterir. Gelir tablosu ise belirlenmiş bir dönem için işletmenin gelirlerini, giderlerini ve operasyonel kârını gösterir.

Finansal oran analizi, bir işletmenin elindeki varlıkların borçlarının ne kadarını karşılayabildiğini gösteren likidite oranları, sermayedarlara getiri oranları gibi oranların izlenmesinden oluşur. Bu oranların endüstri ortalamaları veya kabul görmüş ortalamalara göre karşılaştırılması bu oranları izleyerek işletmenin finansal verimliliği hakkında karar vermeyi kolaylaştırır.

Denetimler, bir işletmenin finansal ve operasyonel sistemlerinin doğrulanması ve gerçek değerleri gösterdiğinin teyididir. Finansal denetimler 2 çeşittir. Dış finansal denetim bir işletmenin mali tablolarının kabul görmüş mali standartlara göre hazırlandığının bağımsız bir firma tarafından teyid edilmesidir. İç finansal denetim ise işletmenin mali tablo hazırlama süreçlerinin, mali verilerin doğruluğunun ve mali raporların alınmasını sağlayan bilgi yönetim sistemlerinin doğru verileri sunduğunun onaylanmasıdır. İç denetim, kararların doğruluğu kanıtlanmış verilerle alındığının güvencesi olduğu sürece yönetime son derece yararlıdır.

Toplam Kalite Yönetimi

Hukuk Bürolarında Genel Kontrol Yöntemleri -3

Kalite önceden de bahsedildiği gibi işletmenin sunduğu ürün veya hizmetin müşteri beklentilerini karşılamasıdır. Toplam Kalite Yönetimi sürekli kalite gelişimi, eğitim ve müşteri memnuniyetine adanmıştır. Toplam Kalite Yönetiminin iki temel prensibi kişi ve gelişim odaklı olmasıdır. Kaliteyi geliştirmek için uygulanabilecek teknikler çalışanların sürece dahil edilmesi, en iyi örneklerle karşılaştırma, çekirdek faaliyetler dışındaki faaliyetleri tedarikçi firmalara yaptırmak, daha kısa sürede hizmet üretmek ve süreçlerin kontrolüdür.

Toplam Kalite Yönetimi, yöneticilerin ve çalışanların tüm gayretlerini müşterinin ihtiyaç ve beklentilerini karşılamaya odakladığı için işletmenin stratejisini uygulamasını kolaylaştırır ve işletme içindekilerin iç süreçleri sadece müşteriye hizmet edecek şekilde düzenlemeleri gerektiğini kavratır. Bu felsefe kalitede bir sorun olduğunda kişileri suçlamadan önce sistemi düzeltmeye yönlendirir. Kalite gelişimi sayesinde, pazar payının artacağı, pazar payı artışı sayesinde işletmenin gelirlerinin artacağı ve bunun da iyi çalışanları işletmeye çekeceği, kaliteli ürün ve hizmet üreten süreçlerin verimli olacağını garanti eder. Kalite ancak planlama, planlanan kalite gelişim planının uygulamaya alınması, uygulamanın kaliteye etkisinin ölçülmesi ve sonuçların değerlendirilerek hatalardan ders alınması adımlarının uygulanmasıyla geliştirilebilir.