Hukuk Bürolarında İş Geliştirme ve Stratejik Planlama Nedir?

Değişen ve gelişen dünya koşullarında “Hukuk Büroları”da aynı işletmelerde olduğu gibi kendilerini en iyi hizmeti vermeye odalı bir şekilde güncellemektedirler. Hizmetin kalitesi, verilme süresi, verilme şekli ve karlılığı gibi etkenler göz önünde bulundurularak toplam fiyat ve toplam kalite kavramları ortaya çıkmaktadır. İş geliştirme ve stratejik planlama yapabilmek için öncelikle bazı kavramların açıklamaları tam olarak hukuk bürosunda yapılmalı ve buna bağlı olarak bir yol haritası çizilmelidir.

Plan, Strateji, Planlama, Stratejik Planlama kavramları açıklığa kavuşturulmalıdır.

Öncelikle “Plan” Nedir? Plan kavramını açıklamak gerekir.

Plan ve Planlama

Plan, tutulacak yol, davranış biçimi olarak tanımlanabilir. Planlama, amaçlara ile bu amaçlara ulaştıracak araçların ve imkânların seçilmesi, belirlenmesi şeklinde tanımlanabilir.

Plan neyi, kimin, nasıl yapacağının karar verilmesini sağlar. Plan yapmanın faydaları;

• Zaman israfını ve boşa enerji harcamayı önler
• Ortak çabalarda çalışma imkanı sağlarken, yöneticilerin kontrol etmesi gereken noktaları belirler
• Yapılan her işlemin amaca yönelik olup olmadığını belirler
• Daha rasyonel kural ve ilkelerin belirlenmesini sağlar.

Kötü bir planın bile yapılması, hiç yapılmamasından daha iyi sonuçlar doğurmaktadır. Eğer plan yoksa kaynakların nereye ve nasıl kullanılacağı bilinmediği için sonuç odaklı ve rasyonel kararlar alınamamaktadır.

Basit çaplı olarak bir plan hazırlarken sorabileceğiniz temel soru. Aşağıdaki örnekte hedeflediğiniz müvekkil portföyü ve bu müvekkillere nasıl hizmet sunarak, ne kadar kazanmak istediğinizi planlamanızı sağlamak için genel bir plan kurgusu hazırlamaya yardımcı sorular bulunmaktadır.

• Hukuk Bürosu parayı nereden, hangi faaliyet veya hizmetlerle kazanacak?
• Eğer faaliyette ise, hukuk bürosu ne kadar süredir faaliyette?
• Hukuk büronuzun karlılık düzeyi nasıl, eğer yeni bir hukuk bürosu kuracaksanız gelecekte ileriye dönük olarak kar beklentileriniz nelerdir?
• Hukuk bürosu ne kadar miktarda finansmana ihtiyaç duyuyor ve kurulum dışında finansman desteği hangi amaçlar için kullanılacak?

Plan hazırlamak için öncelikle doğru soruları kurgulamak ve sonrasında “Planlama” yapmak gerekmektedir.

Strateji ve Stratejik Planlama

Strateji kelimesine baktığımızda, “bir amaca varmak için eylem birliği sağlama ve düzenleme sanatı”. Bir savaş ortamında strateji ne kadar önemli ve iyi yönetilmesi gereken bir süreç ise, hukuk büroları içinde strateji; ayrılmış departmanlar, müvekkiller, yapılması gereken işler, raporlamalar ve hedeflenen hizmet kalitesine ulaşarak istenen başarının elde edilmesinde önemli rol oynamaktadır. Bu durumda stratejik planlama bir hukuk bürosunda stratejik yönetim aracıdır.

Stratejik bir planlama yapmak için belirli ve sistematik olarak hareket etmeyi sağlayacak bir disiplin oluşturmak gerekir.

• Hukuk bürosu olarak neredeyiz?
• Hukuk bürosu olarak nerede olmak istyoruz?
• Hedeflere Nasıl Ulaşacağız?

Stratejik Planlama ile Ne Yapılır?

• Hukuk bürosunun mevcut durumu analizi yapılır, rakip büroların genel olarak ekonomi ve hukuk piyasasına işlerini nasıl etkilediği analiz edilmelidir.
• Hukuk bürosunun kendi iç dinamiklerine göre başarılı olduklarını görebilecekleri bir başarı ölçütü belirlenmelidir.
• Planlı büyüme, karlılığın arttırılması, müvekkile sunan hizmetin geliştirilip kalitesinin arttırılması

Hukuk bürolarında stratejik planlama oluşturulurken iki mevcut durum analizi oldukça önemlidir.

Hukuk Bürosunun Mevcut Durum Analizi

Hukuk bürosunun mevcut hukuk büroları arasında gerçekçi bir şekilde değerlendirilip konumlandırılması gerekmektedir. Büronun işleyişine ait bir analiz yapıldıktan sonra ulaşılmak istenen hedef için ne yapılması gerektiği planlanmalıdır.

Mevcut Müvekkillerin Analizi

Müvekkillerin analizi, bir hukuk bürosunun stratejisinin planlanmasında en önemli faktörlerden birisidir. Müvekkillerin analizi yapılırken ne kadar iş getirdikleri ve getirdikleri işler karşılığında hukuk bürosunun gelir dağılımındaki durumunu görmek önemlidir. Ayrıca müvekkillerin yeni eklenenlerinin sayısı, eski müvekkillerin ve yeni müvekkillerin gelir dağılımındaki oraları. Müvekkiller için harcanan zamanın ortalama hesaplanması gibi tam mevcut müvekkil durumu analizi yapılmalıdır.

Stratejik Planlamada “Vizyon”un önemi ?

Vizyon – Misyon ve Değer Politikalarının belirlenmesi bir hukuk bürosunun kurumsal kimliğinin oluşturulmasında çok önemlidir. Ayrıca vizyon’un belirlenmesi stratejik planlamada önemli bir rol oynamaktadır. Çünkü, vizyona göre stratejik planlama yapmak hukuk bürosunda bazı durumlarda karlılıktan çok kaliteli büyümeye odaklanmayı ve müvekkil portföyünün yenilenmesine odaklanmayı gerektirebilir.

STRATEJİK PLANLAMANIN EN ÖNEMLİ ANALİZİ

SWOT ANALİZİ

Mevcut Durum ve Mevcut Müvekkil Analizi yapıldıktan sonra SWOT Analizi ile elde edilen sonuçlar doğrultusunda hukuk bürosunun vizyonuna istinaden, durumu ve müvekkilleri geliştirebilecek yeni alanlar oluşturulmalı ve araştırma yapılmalıdır. Yenilikçi ve gündemde oluşabilecek hukuki hizmetler takip edilerek yeni pazarlar oluşturulmalıdır.

• Enerji Hukuk Alanında Projeler
• Kentsel Dönüşüm Alanında
• Vergi Hukuku Alanında
• Yurtdışında Gayrimenkul Yatırımı Alanında Çalışmalar
• Spor Hukuku Alanında
• E-ticaret ve Hukuki Haklar

Özel alanlarda hem var olan müvekkillere bilgilendirme yapılması hem de bu konulara dikkat çekilmesi için bilgilendirmeler yapılması gerekir. Bu konular ile ilgili eğitimler, fuarlara katılım göstermenin dışında özellikle bir alanda bizden hizmet alan müvekkillere yönelik diğer alanlarda ufak seminerler vererek konunun hukuki boyutunun önemine dikkat çekilmelidir. Bu hem müvekkilin farklı alanlarda da sizi danışmanı veya vekili olarak belirlemesinde yardımcı olacaktır. Hem de müvekkil memnuniyeti sağlamak amacı ile güzel ve fayda odaklı bir işlem olacaktır.

Stratejik planlar oluşturmak bazı ölçülebilir hedefler oluşturulmasını sağlayacaktır:

• Müvekkil sayısında artış oranı belirleyerek, sahip olunan toplam müvekkil sayısını hedef sayıya ulaştırmak.
• Müvekkillere özel bir hizmet anlayışı ile, müvekkilin hizmet kalitesi hakkında memnuniyetini değerlendirebilmek
• Belirlenen farklı 1 ya da 2 alanda hukuk hizmeti sunmak için çalışma grupları oluşturmak
• Mevcut müvekkiller için sunulabilecek farklı hizmetler konusunda mevcut müvekkilleri bilgilendirmek
• Hedeflenen müşteri portföyüne bağlı hukuki hizmet alanlarında uzman eksikliği varsa bu konuda uzman avukatları, danışmanlar takıma dahil edilmelidir.

Stratejik Planlama Hukuk Bürolarında 3 temel Ayrımla Yapılmalıdır.

• Gelir Politikası için Stratejik Planlama
• Müvekkil Memnuniyeti için Stratejik Planlama
• Hedeflenen Yeni Hizmet Alanları Planlama

Gelir Politikası için Stratejik Planlama

İşletmelerde olduğu gibi hukuk bürolarında da temelde sunulan hizmet sonucu gelir arttırmak en temel hedeftir. Gelir kalemi artışını sağlamak için hukuk bürosunun mevcut finansal durumu analiz edilmelidir. Bunun için hukuk bürosunun elde ettiği gelirlerin dağılımını detay ve grafik şeklinde raporlanması değerlendirme yapılması için önemlidir.

Raporlar sonucunda elde edilen gelirin dağılımına göre müvekkil ve hizmet alanları efektif olarak yeniden belirlenerek bir planlama yapılmalıdır. Hukuk bürolarında çok zaman harcanarak toplam sonuca bakıldığında hedeflenen gelir stratejisine uymayan hizmetlerle uğraşılması çok olası bir durumdur. Bu durumda gelir politikası için yapılan stratejik planlama iyi bir yol haritası olacaktır.

Müvekkil Memnuniyeti için Stratejik Planlama

İşletmelerde müşteri memnuniyeti ne kadar önemli ve bir işletmenin devamlılığı, başarısı için gerekli ise, hukuk bürolarında da müvekkil memnuniyeti oldukça önemli bir durumdur. Hukuk bürolarında müvekkil bilmediği ve hukuki olarak karar merci olamayacağı için aldığı hizmeti nasıl aldığı, ne şekilde bilgilendirildiği, raporlamalar ve kendisine yararlı konularda hukuki bir desteğinin olduğunu bilmesi müvekkil memnuniyetini beraberinde getirecektir. Öncelikle müvekkillere hizmet verme şekli haklında detaylı bilgi verilmesi ve bu sürecin içerinde hukuk bürosunda bir çok farklı departmanın işlem yaptığının müvekkile bir akış olarak bildirilmesi gerekir.

Müvekkile verilen hizmet akış şemasındaki aşamaların aynı zamanda hukuk bürosu tarafından uygulanan bir süreç olması önemlidir. Dosyaları veya danışmanlık aldığı konu ile ilgili bilgi verilmesi, bu bilgilere müvekkilin ulaşabileceği bir sanal ortamda bilgiye hızlıca ulaşabilme imkanı sağlanmalıdır. Müvekkile, adına yapılan tüm işlemlerin belirli periyotlarla belirli bir sistem içerisinde listelerle sunulması hem hukuk bürosunun o müvekkile ne kadar zaman harcadığı, verdiği emek ve elde ettiği karlılığı görmesini sağlayacaktır; hem de müvekkil için yeniden fiyatlandırma gibi süreçlere gidildiğinde neye istinaden bu bedelin çıktığı somut olarak gösterilmiş olacaktır. Tüm bu süreçlerin ardından müvekkillere belirli aralıklarla memnuniyetlerini ölçen yazılı veya sözlü olarak değerlendirme görüşmesi yapılması hem hukuk bürosunun stratejik planlama konusunda ne kadar başarılı olup olmadığını hem de müvekkillerin düşüncelerini öğrenmeyi sağlayacaktır.

Hedeflenen Yeni Hizmet Alanları Planlama

Gelir politikası ve müvekkil geliştirme politikası stratejik planlamaları yapıldıktan sonra, hedeflenen yeni çalışma alanları oluşturmak için, alanlar belirlendikten sonra bu yeni alanlarda çalışacak uzman avukatlar belirlenir veya uzman avukatlarla bu kadrolar oluşturularak çalışma sistemi kurulmalıdır. Ve kurulan bu yeni hizmet alanlarına hedefler ve projeler oluşturularak 1 yıl sonunda analiz yapılarak katkısı gözlenmelidir. Bu çalışma yapılırken sektör bazlı çalışmalar yapılarak büronun yapısına uygun veya uyum sağlanabilecek sektörler seçilmeli ve hedefler bu şekilde oluşturulmalıdır.

Yapılan tüm stratejik planlamalarının sonuçlarını verilerle görebilmek ve pozitif katkı sağlayıp, sağlamadığını anlamak için toplam verinin analizi gerekmektedir. Bu sebeple işletmelerde olduğu gibi hukuk bürolarında da sistem kurmak önemli bir konudur. Kullanımı kolay ve tüm büroyu, büronun tüm süreçlerini kapsayan bir sistem ile toplam verinin analizi gerçekleştirilebilecektir. Genel Yönetim Raporları “Stratejik Planlamanın” önemli bir sonucudur.