Hukuk Büro Yönetimine Teknolojik Yaklaşım

Hukuk bürolarında yönetimin, insan odaklı bir süreçten oluşması ve karşılaşılan olayların her birinin farklı özellikler gösteriyor olması belli bir otomasyon ile tüm bu süreçlerin bağlanmasını engellemektedir. Hukuk bürolarındaki yönetimsel süreçlerin dijitalleştirilmesi ne kadar zor olsa da artık hukuk büroları ve hukuk departmanları da bu sürecin içine girmeye başlamıştır.

Günümüzde başarıyı yakalayan hukuk büroları veya hukuk departmanlarına baktığımızda teknolojik unsurlara yatırım yapmakla beraber, zekanın ve yetkinliklerin ön plana çıktığı sektörde gelişen teknolojilerden yararlanabilme ve bu teknoloji ile oluşan yeni iş süreçlerine adapte olabilmek için çalışan kültürlerinde de dönüşüme ihtiyaç vardır. Bu noktada sadece teknolojik yatırımlar değil insan faktörünü de ele almak gerekmektedir. Yapılanlarla “hukuk bürolarında veya hukuk departmanlarında çalışan kişilere” yönetimsel ve teknolojik anlamda dokunmak gerekmektedir.

Hukuk büroları insanları yani müvekkillerini, çalışanlarını, ekosistemdeki iş ortaklarını teknolojiyi kullanarak daha başarılı ve etkili olmaya yönlendirmek zorundadırlar. Teknoloji, insanların daha kolay adapte olmaları ve öğrenmeleri, yeni fikirleri üretmeleri, değişime ayak uydurmaları ve ezber bozan yöntemler için bir araç olarak görülmelidir. Tüm odağın teknolojiye döndüğü bir çağda liderlik, insana öncelik vermek ve merkeze insanı koymak gerekmektedir.

Teknoloji devi olan  Samsung Başkan Yardımcısı  David Eun “ Cihazların birbirine bağlı olduğu bir dünya hayal edin. İçerik ve hizmetleri ve hatta reklamları dağıtmak için bundan büyük bir platform olabilir mi?” diye bir bakış açısı sunmuştur.

Hukuk Bürolarında Teknoloji Kullanımı

Bu gerçeğin farkına varan tüm şirketler gibi bu durumdan kaçamayacağının farkında olan hukuk sektörü de hizmetlerini, iş modellerini ve bunları destekleyen her türlü süreçlerini gözden geçirmek ve yeniden tanımlamak durumunda kalıyorlar. Bu noktada yapılması gereken alt yapı faaliyetleri, yetkinliklere uygun kişileri belirlemek ve yetkinliklerin sürekli olarak gelişmesini sağlamak ve tüm bunları teknoloji ile bütünleştirebilmek öncelik haline gelmektedir.

Dijitalleşme sürecin bütün parçaların birleşmesi için 4 özelliği geliştirmek gerekmektedir.

• Yıkıcılığı Benimsemek: Hukuk bürolarındaki yöneticiler veya hukuk departmanlarındaki yöneticiler; yeni araçlar, yetkinlikler ve modellerle şekillenen değişimi büro veya departmanın her seviyesinde yönetmek konusunda rol üstlenmeleri gerekmektedir. Bu noktada liderler, teknolojinin değişim ve nimetlerinden yararlanmanın ötesine geçerek büro ve kurumların DNA’sına bu konuyu işlemelidirler.
• Veri Temelli Olmak: Çok önemli bir özellik olarak belirtebileceğimiz veri temelli olmak bir yapıya kavuşmak diyebiliriz. Son yıllarda veriler ve verilerden elde edilen sonuçlar ve analizler önemli bir yer alsa da aslında tam olarak olması gereken öneme sahip değildir. Veri temelli olmak, analitik olmakla sınırlı kalmaz, karar verme sürecinde de kökten değişimler gerçekleştirir. Veri herkes için erişilebilir olmalı ve aynı zamanda ölçülebilir sonuçlar doğurabiliyor olmalıdır.

• Değişime Uyum: Değişime uyum aslında en önemli özelliği oluşturmaktadır. Çünkü, hukuk bürosunda veya departmanında mevcut işler devam ederken değişebilme ve dönüşebilme becerisini ve kapasitesini ifade eder. Bu noktada yeni nesil IT yaklaşımıyla teknolojik alt yapı için gerekli servis temelli mimari ve bulut teknolojileri gibi hizmetler ve yazılım hizmetleri ile süreçlerin teknolojik bir ortamda elektronik platformlara aktarılması ve en önemlisi bunların insan faktörü tarafından özümsenerek kabul edilmesidir.

• Dijital Risk Farkındalığı: Güvenlik, verilerin gizliliği, veri kullanımında şeffaflık, etik konular gibi noktalarda farkında olup buna uygun olarak yaklaşımlar üretilmelidir. Gerekli güvenlik önlemlerinin alınması, yetkilendirmelerin yapılması gibi konular yöneticiler tarafından farkında olarak mutlaka dahil olmaları gerekmektedir.

Teknoloji ve Hukuk Büro Yönetimi

Farklı sektörlerde teknolojinin yönetimdeki yeri noktasına çok daha çabuk alışılmış ve hatta vazgeçilmez olarak görülmeye başlanmıştır. Bu noktada hukuk büroları ve hukuk departmanları işlerini hali hazırda kağıt ortamında ve manuel bir şekilde devam ettirebilmektedir. Ancak bu noktada bir adım öteye geçmek için teknolojiyi insan mottosuyla öne çıkarmak ve kişiler için kullanım efektif hale getirilmelidir.

Alt yapıda yapılacak teknolojik değişiklikler server veya ana makine olarak kullanılacak bilgisayarlar belirlemek, yazıcı, tarayıcı, gibi cihazlarda hız ve kalite odaklı yaklaşımlar aramak ve her kullanıcının rahatlıkla kullanabileceği ağ yapısını oluşturmak, kişilerin bilgisayarlarında kullanımlarını kolaylaştıracak klavye, Mouse birleşenlerini oluşturmak ve sağlık açısında gerekli ekipmanları sağlamak, ofis dışında da rahatlıkla çalışmayı sağlayacak; cep telefonu, tablet gibi cihazlar ve gerekli internet erişimlerinin olması.

Teknolojiyi hukuk bürolarında ve hukuk departmanlarında insanla birleştirecek faktör ise; teknoloji dünyasında “Akıllı Otomasyon” diye dillendirilen sektör olarak “Hukuk Otomasyon Sistemi” olarak adlandırılan sistemler ile insan faktörünün buluşturulmasıdır. Hukuk Otomasyon Sistemleri; hukuk bürolarında değer yaratacaktır:

• Doğal Lisan İşleme
• Bilgisayarların Görmesi
• Bilgi Sunumu
• Nedenselleştirme ve Planlama

Hukuk Otomasyon Sistemi kullanmak günümüz teknolojisi ve iş dünyası için büronuz için bir lüks olmaktan çok, işinizde bir adım öteye geçmenizi sağlayacak bir araçtır.