Sözleşme Yönetimi Sistemi

Sözleşmeler hayatın her alanında bireylerin ve kurumların karşısına çıkmaktadır. Kira, Tedarikçi, Abonelik, Satış, Gizlilik, Personel sözleşmeleri gibi her imzaladığınız, onayladığınız sözleşme sizi ya da kurumunuzu belirli yükümlülükler altına sokmaktadır.

Sözleşme ile ilgili varsa bitiş, yenileme ya da fesih sürelerini takip etmek, teminat mektubu verildiyse ya da alındıysa geçerlilik tarihine, ihtiyaç duyulduğunda sözleşmenin belgelerine hızlıca ulaşabilmek, çok sayıda tip sözleşmeyi tek seferde üretebilmek, imza ve müzakere süreçlerini eksiksizce yürütebilmek, yasal sözleşme yükümlülüklerinin yerine getirildiğini takip edebilmek, arşivlemek, yenileme ve ek protokolleri ilişkilendirebilmek, kvkk kapsamında imha süreçlerini takip edebilmek sözleşme yönetim süreci olarak adlandırılmaktadır. Temel olarak;

Tip sözleşmelerin dışında kalan ve Karşı taraflarla gerçekleştirilen konuya özel sözleşmelerde;

1. Taslak seç,
2. Düzenle,
3. Gözden Geçir (kurum içinde görüş al),
4. Müzakere et,
5. İmzala,
6. Kayıt altına al,
7. Yükümlülükleri kontrol et,
8. Arşivle, yenile, KVKK kapsamında imha et.

Tip sözleşmelerde;

1. Taslak,
2. İmzala,
3. Kayıt altına al,
4. Yükümlülükleri kontrol et,
5. Arşivle, yenile, KVKK kapsamında imha et.

Sözleşme Yönetimi Adımları

• Taslak sözleşmenin seçilmesi, oluşturulması, karşı taraflardan temin edilmesi,
• Taslak ile ilgili görüş bildirecek işletme içindeki yetkililer ile taslağın paylaşılması,
• Karşı taraflar ve işletme içindeki geri dönüşler ve karşılıklı münazaralar ile sözleşmenin imzalanacak halinde mutabık kalınması,
• İmzaların karşılıklı olarak atılması ve paylaşılması,
• İmza sonrası var ise damga vergisi gibi yasal yükümlülüklerin, teminat mektubu gibi özel yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• İmzalanan sözleşmelerin yükümlülüklerinin yerine getirildiğinin kontrolü (damga vergisi, teminat mektubu vs.),
• Sözleşmeye ilişkin mil taşı diye nitelendirilen önemli sürelerin takibi,
• Sözleşme yaşam döngüsü doğrultusunda yenileme, arşiv ya da imha sürecinin gerçekleştirilmesi,

İşte bu kapsamda MicroDestek ContractFlow Sözleşme Yönetim Sistemi yazılımı;

Sözleşmeleri imzalamak başlangıçtır, yürütmek ve yönetmekse sanattır.

sloganıyla sizlere 2010 yılından beri hizmet vermektedir.

Sözleşme yönetim sürecinin eksiksiz ve verimli yürütülebilmesi sözleşmelerin talep aşamasından başlayarak; taslak, müzakere, imza, arşiv ve imha süreçlerinin tamamının tek bir yapıda kayıt altına alınarak yürütülmesi ve dijitalleştirilmesi ile mümkün olmaktadır.

MicroDestek ContractFlow Sözleşme Yönetim Sistemi ile;

• Taslak sözleşmenin seçilmesi, oluşturulması, karşı taraflardan temin edilmesi,
• Taslak ile ilgili görüş bildirecek yetkililer ile taslağın paylaşılması,
• Geri dönüşleri ve karşılıklı münazaralar ile sözleşmenin imzalanacak halinde mutabık kalınması,
• İmzaların karşılıklı olarak atılması ve paylaşılması (zaman damgalı nitelikli elektronik imza, kep üzerinden gönderim, elektronik onay),
• İmza sonrası var ise damga vergisi gibi yasal yükümlülüklerin, teminat mektubu gibi özel yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• İmzalanan sözleşmelerin yükümlülüklerinin yerine getirildiğinin kontrolü (damga vergisi, teminat mektubu vs.),
• Sözleşmeye ilişkin mil taşı diye nitelendirilen önemli sürelerin takibi,
• Sözleşme yaşam döngüsü doğrultusunda yenileme, arşiv ya da imha sürecinin gerçekleştirilmesi süreçlerinin tamamını dijital ortamda gerçekleştirebilirsiniz.

Sözleşme Kontrat Yönetim Sistemine bireysel kullanıcılar neden ihtiyaç duyar? (Emlakçı, Galeri, Araç Kiralama, çok sayıda gayrimenkul sahibi ve benzeri)

Büyük bir kısmı aynı bilgilere sahip sözleşmeleri yeniden hazırlamak zorunda kalmamak için.

• ContractFlow Sözleşme Yönetim Sistemi ile sözleşmelerinizi bir defa ContractFlow’a yükleyin, ContractFlow sizin için tekrarlanan sözleşmelerinizi üretsin.

Sözleşmelerin önemli sürelerini kaçırmamak ve sözleşmelerdeki yükümlülükleri yerine getirmek için.

• ContractFlow Sözleşme Yönetim Sistemi ile sözleşme bitiş tarihi, fesih tarihi, teminat bitiş tarihi ve tanımladığınız özel uyarı tarihlerinin takibini sizin yerinize yapar ve uyarılar ile ekranda karşınıza getirir, eposta atar.

Geçmişte sözleşme yapılan karşı tarafları, sözleşmelerin belgelerini arama kriterleri ile farklı farklı yerlerden değil tek bir yapıdan arayarak hızlıca bulabilmek için.

• ContractFlow Sözleşme Yönetim Sistemi ile geçmişte sözleşme yapılan karşı tarafları, sözleşme adı, sözleşme konusu, abone numarası, imzalayanları, departmanı, sözleşme ana türü gibi bir çok arama kriteri ile tek bir ekranda arayabilir ve sözleşmenin tüm bilgilerine sekmeli bir yapıya sahip olan tek bir ekrandan ulaşabilirsiniz.

Öğrenmek için çok fazla zaman kaybetmemek ve çalışanlarına paylaşırken yetkilendirmeler yapabilmek için.

• ContractFlow Sözleşme Yönetim Sistemi ile öğrenmek için çok fazla zaman kaybetmeyeceği ve çalışanlarına paylaşırken yetkilendirmeler yapabileceği bir altyapı sunulmaktadır.

Sözleşmelerin belgelerinin kayıt altına alınması ve bu bilgilere yeniden ulaşmak istediğinde eposta ya da farklı alanlarda aramak zorunda kalmamak için

• ContractFlow Sözleşme Yönetim Sistemi ile sözleşmelerin tüm bilgilerini kayıt altına alabilir ve tüm belgelerini aynı yere yükleyebilirsiniz, bu sayede eposta ya da farklı alanlarda aramak zorunda kalmazsınız.

MicroDestek ContractFlow Sözleşme Yönetim Sistemi bireysel kullanıcılara ne avantaj sağlar? (Emlakçı, Galeri, araç kiralama, çok sayıda gayrimenkul sahibi vs)

• Çok düşük yatırım maliyeti ile sözleşmelerinizi kayıt altına almanızı ve yönetmenizi sağlar.
• Sözleşmelere ve belgelere zaman ve mekândan bağımsız ulaşabilmenizi sağlar.
• Sözleşmelerdeki yenileme, teminat, fesih gibi önemli süreleri kaçırmamanız için uyarılar gösterir ve sizi bilgilendirir.
• Sözleşme taslaklarını tanımlayıp tekrar eden işlemlerde sözleşmeyi farklı karşı taraflar için girdiğiniz bilgiler ile otomatik olarak doldurur ve sizin için hazırlar. Elle gerçekleştirilecek değişikliklerde yaşanabilecek hataların ve zaman kayıplarının önüne geçer.

Sözleşme Kontrat Yönetim sistemine Kurumsal İşletmeler neden ihtiyaç duyar?

Yapılan sözleşme sayısı çok yüksek ve farklı türlerde olduğu için özellikle her bir sözleşmeye özel yükümlülüklerin kayıt altına alınması ve doğru sürelerde hatırlatmalarını almak için.

• ContractFlow Sözleşme Yönetim Sistemi her bir sözleşme türüne göre ayrı ayrı alan ve hatırlatmalar tanımlayabileceğiniz esnek bir yapıya sahiptir. Bu hatırlatmaları sizlere sadece uygulamaya girdiğinizde değil uygulamada dışında da eposta gibi iletişim yöntemleri ile hatırlatmaya devam eder.

Sözleşmeler ile ilgili raporlar alıp süresi yaklaşan sözleşmeler için yenileme söz konusu ise yazışmaları başlatmak, önceki dönemlerde yapılan sözleşme detaylarına ulaşarak farklılıkları hızlıca tespit edebilmek için.

• ContractFlow Sözleşme Yönetim Sistemi karşı taraflar ile gerçekleştirdiğiniz tüm sözleşmeleri ana tür, alt kırılım ve işletmenize özel tanımlayacağınız başlık ile kayıt altına almanızı, geriye dönük çağırabilmenizi ve gruplamanızı sağlar. Sözleşme bedeli, şartları gibi konularda beklenenin üstündeki değişiklikleri kolayca tespit etmenizi ve karşılaştırmanızı sağlayacak esneklikte raporlama yetenekleri ile donatılmıştır.

Karşı taraflar ile gerçekleştirilen sözleşmelere, ek protokol ya da yeni ilişkili sözleşmeler ekleyebilmek ve gerektiğinde tek tek ya da ilişkilileri toplu olarak raporlayabilmek için.

• ContractFlow Sözleşme Yönetim Sisteminde her bir sözleşmeye sınırsız sayıda ek protokol ya da yeni sözleşme bağlayabilirsiniz. Ana sözleşmesini seçip bağladığınız tüm alt sözleşmeleri raporlarda tek tek ya da bağlı olduğu ana sözleşmenin altında raporlayabilirsiniz.

Farklı sözleşme türleri için farklı alanları seçebilmek ve farklı alanları sözleşme eklerken ve güncellerken zorunlu kılabilmek. Sözleşmelere bilgi girişleri ya da güncellemeler gerçekleştirilirken ihtiyaç duyulan verilerin eksik girilebilmesinin engellenmesini sağlayabilmek için.

• ContractFlow Sözleşme Yönetim Sisteminde her bir sözleşme türüne ayrı ayrı alanları ekleyebilir ya da kaldırabilirsiniz. Her bir eklediğiniz alan için zorunluluk seçeneğini seçebilir ve bu alanlar olmaksızın sözleşmelerin kayıt altına alınması ya da güncellenmesini önleyebilirsiniz.

Büyük ve dağınık bir işletme yapısında yürütülecek tüm sözleşme süreçlerinin işletmenin belirlediği süreleri aşmadan bir uygulama desteği ile yürütülmesini sağlamak için.

• ContractFlow işletmenizin organizasyon yapısına uygun şekilde onay mekanizmalarını tanımlayabileceğiniz, elektronik onay ve elektronik imza ile ıslak imza gerektirmeksizin kurum içi sözleşme süreçlerini yürütebileceğiniz esnek bir alt yapı sağlamaktadır. İşletmeniz ne kadar büyük olursa olsun bilgi işlem güvenliği politikanızla uyumlu şekilde kullanıcılarınızın uygulamaya girip gerekli işlemleri gerçekleştirmesini sağlar.

Kurum hafızasını oluşturan sözleşme bilgilerinin kurum içinde ya da kurumun bulut sunucularında barındırılmasını sağlamak. Verilerin dışarıda bulunmadığından emin olmak.

• ContractFlow, müşterilerinin kendi sunucularına kurulum (on premise) seçeneği ile tamamen kurumunuzun sunucularına kurulu ve internet olmaksızın intranet üzerinden kapalı devre kullanılabilmektedir. SSL ve VPN üzerinden erişim desteği sağlayabilmektedir. Kurumun bulut sunucuları var ise sistem gereksinimlerini karşılaması kaydıyla bu sunuculara da kurulum yapılabilmektedir.

Farklı departmanlar sözleşmelerin farklı alanlarından veri talebinde bulunmaktadır, örneğin muhasebe damga vergisi ile ilgilenirken satınalma departmanı yenileme tarihi ve fesih bilgisi ile ilgilenebilmektedir. Farklı departmanlardan kullanıcıların sözleşmelere girmeleri durumunda sadece sorumlu oldukları alanları ve sözleşmeleri görüntüleyebilmesi.

• ContractFlow Sözleşme Yönetim Sistemi ile sadece hangi sözleşmeyi hangi kullanıcıların göreceğini değil aynı zamanda hangi sözleşme türlerindeki hangi alanların hangi departmanlar tarafından görüntülenebileceği detayına kadar yetkilendirme yapılabilmektedir.

Bilgi teknolojileri departmanının “uygulama güvenlik politikalarına uygundur” onayı vermesi sağlanmalıdır.

• ContractFlow Sözleşme Yönetim Sistemi birçok kurum ve kuruluş tarafından gerçekleştirilen zafiyet testlerine tabi tutulmuş ve Owasp kuralları ile uyumlu politikalar kullanılarak geliştirilmiştir. Uygulamanın güvenlik testleri sürekli bir periyotta gerçekleştirilmekte ve bilinen güvenlik açıklarına karşı tüm önlemler alınmaktadır.

Sınırsız kombinasyonda rapor ihtiyacını karşılayabilecek bir raporlama kapasitesi.

• ContractFlow Sözleşme Yönetim Sistemi esnek raporlama alanı ile girmiş olduğunuz tüm bilgilerden oluşan ve hangi başlıkların raporda bulunacağını seçebileceğiniz ve ayrıca gruplayıp görsel istatistikler ekleyebileceğiniz raporlama modülüne sahip olmaktasınız. Gerek üst yönetim gerek orta düzey yöneticiler gerekse de operasyon kademesindeki çalışanlarınız kendi ihtiyaçları doğrultusunda tüm raporları yetkileri dahilinde oluşturabilmekte ve kullanabilmektedir.

Özellikle farklı departmanların sözleşme aşamasında ya da sözleşmeler hazırlanmadan önce birbirleri ile hazırlanacak sözleşme taslağı ile ilgili tek bir platformdan yazışabilmesi ve belge paylaşabilmesi.

• ContractFlow içinde bulunan soru sorma modülü ile tüm departmanlar tek tek ya da silsile şeklinde farklı departmanlara, kullanıcılara, departman yöneticilerine belgeli ya belgesiz bir şekilde sorular yöneltebilmekte ve bu yazışma süreçlerinin tamamı kayıt altına alınabilmektedir.

Kurum ihtiyaçları doğrultusunda VEDOP ve MERNIS entegrasyonları gerçekleştirilebilmeli bu sayede karşı tarafların bilgilerinin doğruluğuna sistem üzerinden kontrol edilebilmelidir.

• Kurumunuzun temin edeceği vedop ve mernis servisleri üzerinden bu sorgulamalar ContractFlow içinden gerçekleştirilebilmektedir.

Hukuk sistemimiz ile entegrasyon mümkün olmalı sözleşmelerdeki karşı taraflar ile daha önceden hukuki bir ihtilafımız var mı? Davalık mıyız? Kontrol edebilmeliyiz.

• Kullanmakta olduğunuz Hukuk programı şirketimiz ürünlerinden KolayOfis Hukuk Otomasyonu ise herhangi bir ek ücret ödemeksizin sözleşmelerdeki karşı taraflarınızın öncesinde sizlerle olan ve kaydettiğiniz hukuki ihtilaflarını sözleşme ekleme aşamalarında gözlemleyebilirsiniz. Farklı bir hukuk yazılımı ile dava ve icra takiplerinizi gerçekleştiriyorsanız ContractFlow entegrasyon uygulaması üzerinden kullanmakta olduğunuz hukuk programı üreticinizden entegrasyon talebinde bulunabilirsiniz.

MicroDestek ContractFlow Sözleşme Yönetim Sistemi Kurumsal İşletmelere kısaca ne sağlar?

• Sözleşmeleri kayıt altına almak ve yönetmek.
• Sözleşmelerin türlerine göre eksiksiz bir şekilde bilgilerinin kayıt altına alınmasını sağlamak.
• Sözleşmelerdeki yenileme, teminat, fesih gibi önemli süreleri kaçırmamak için uyarılar almak.
• Sözleşmeler ile ilgili raporlar alabilmek, önemli tarihler gelmeden önce gerekli hazırlıkları tamamlayabilmek adına ihtiyaç duyulan raporları oluşturabilmek.
• Farklı lokasyonlardaki kullanıcıların sözleşmelere izin verilen ölçüde ulaşabilmesini sağlamak.
• Sözleşmeler ile ilgili varsa elektronik onay ve imza süreçlerini uygulama üzerinden yürütebilmek.
• Sözleşme taslaklarını tanımlayıp tekrar eden işlemlerde sözleşmenin uygulama tarafından hazırlanabilmesini sağlamak. Elle gerçekleştirilecek değişikliklerde yaşanabilecek hataların ve zaman kayıplarının önüne geçmek.
• Sözleşmeleri var ise dağıtık bir organizasyon yapısında zaman ve mekandan bağımsız kullanabilmek.
• Sözleşmelerin taslak aşamasından başlayarak
• Taslak oluşturma,
• Düzenleme,
• Onay ve görüş alma,
• Karşı taraflarla şartlar konusunda pazarlık yapma,
• İmzalama,
• Kaydetme,
• Yenileme ya da arşive alma süreçlerinin tamamını uçtan uca tek bir yazılım ile gerçekleştirebilme.
• Kağıtsız ve zaman kaybına yol açabilecek fiziksel imzalardan bağımsız. Elektronik onay, elektronik paraf ya da Elektronik imza ile tüm süreçleri yürütebilme.
• Zafiyet testlerinden başarı ile geçmiş güvenilir uygulama altyapısı.
• Esnek raporlama seçenekleri, grafikli ya da grafiksiz olarak sınırsız kombinasyonda raporun kullanıcılar tarafından hazırlanabilmesi,
• Departmanlar arasında sözleşmelerin içinden ya da sözleşmelerden bağımsız olarak Hukuki görüş, danışmanlık ve soru sorabilme ve aynı sistem üzerinden yanıtlayabilme imkanı sunmaktadır.

MicroDestek Contract Flow Sözleşme Yönetim Sistemi Youtube oynatma listesinden kullanım videolarını inceleyebilirsiniz.