Hukuk Bürolarında Collection Ekibi

Türkiye’de ki icra takip süreci içerisinde önemli bir yer oynayan “icra dosyalarının yasal süreçler devam ederken aranarak tahsilat yapılması” işleminin günümüzde profesyonelleştirilerek yapılmaktadır. Ve sadece bu işle ilgilenen ekipler kurulmaktadır. İşte tam olarak bu görevi odaklanarak yerine getiren ekiplere “Collection Ekibi” adı verilmektedir.

Collection ekiplerinde; hukuk bürosunda icra takibi hemen açılmadan önce takip açmadan borçludan tahsilat yapmak için ulaşılması ve sonrasında takip açıldıktan sonra borçludan tahsilat yapılması için uğraşılması şeklinde ikiye ayrılan süreçleri bulunmaktadır. Bu süreçlerin takibi için hukuk bürosunun sağlaması gereken bazı teknik çalışma imkânları zorunludur. Bu çalışma imkânları aynı zamanda bu işi yapan ekibinde “çalışma performansını” gösterecektir.

Collection Ekibi Hangi İmkânlara Sahip Olmalıdır:

Eğer tam ve efektif sonuçlar almak hem de profesyonel bir hizmet sunmak istiyorsanız. Bu ekibe bir bilgisayar bir telefon ve not defteri vererek bir masada çalıştırmamanız gerekmektedir. Çünkü bu ekipten sayısal verilerle sonuç alınması gerekmektedir. Üstelik başarılarının ölçülmesi bu ekipte kalıp kalmayacakları da hukuk bürosunun sağlayacağı imkânlarla performans denetlemesi ile gerçekleşecektir.

Peki O zaman Collection Ekibinin Neye İhtiyacı Vardır ?

• İşinin ve görev tanımının net bir şekilde kendisine anlatılması gerekmektedir. Tüm görevinin telefon ile borçlularla iletişim kurmak ve bunun sonucunda istenen hedefler doğrultusunda tahsilat ve tahsilat sözü süreçlerini gerçekleştirmek olduğu belirtilmelidir.
• Collection Ekibinin ofisteki ortamı diğer departmanlardan ayrı olması gerekmektedir. Çünkü telefon görüşmelerinin çok sık olması ve devamlı sesli bir atmosferin olması hem diğer departmanlarda çalışan kişileri rahatsız edebilir. Hem de collection ekibinde çalışacak kişinin diğer kişileri rahatsız etmek gibi çekincesinin olması istenen hedeflere gitmekte engel teşkil edebilmektedir
• Kulaklık ve mikrofondan oluşan bir telefon sistemi hem sağlık açısından hem işe odaklanma açısından hem de konuşmalar sırasında diğer konuşmalardan etkilenememek açısında oldukça önemlidir.
• Santral sisteminin olması ve bu sistemin programlarla çalışması ise, collection ekibinde bulunan kişilere hız sağlayacaktır.
• Aranacak borçlu listeleri aylık olarak ekipte bulunan kişiler arasında değiştirilmeli ve bu konuyu takip eden collection ekibinin yöneticisi bu konuda bir analiz yapabilmelidir. Borçluların listesinin kişiler arası değiştirilmesi hem borçlular hem de çalışanlar açısından önemlidir. Çünkü aynı borçluyu aynı kişi defalarca aradıktan ve bir sonuç elde edemedikten sonra artık aramak için isteği kalmayacaktır. Bir de borçlu açısından konuya bakarsak belki farklı bir iletişim ile farklı bir sonuç elde edilebilme noktasına gelinecektir.
• Arama yapılırken, arama yapacak kişinin karşısında borçlunun dosya bilgileri daha önceki görüşmeleri ve anında görüşme sırasında borç tutarının güncel bakiyesinin görülebilmesi önemlidir.

Collection Ekibi ve İhtiyaçlar

• Arama esnasında ödeme sözü alınan bir kişi için hemen ödeme yapacakları iban – hesap no veya ofis adresi cep telefonlarına sms olarak gönderilmelidir. Bu hem hukuk bürosnun kurumsallığı açısından hem de borçluya anında vermiş olduğu sözü tutması için gerekli bilginin sağlanması açısından önemlidir. Bu alt yapı içinse collection ekibinde arama yapan kişinin arama sırasında kullandığı program üzerinden tek bir tık ile bunu yapması gerekmektedir.
• Aramalar gerçekleşirken aramaları geçmişi olmalıdır. Bu arama geçmişleri hem borçlu bazında raporlanabilir hem de collection’da çalışan kişiler bazında raporlanabilir olmalıdır. Bu sebeple arama sonrası yeni arama notu ve bu not için uyarı tarihi mekanizması olmalıdır. Alınan uyarı tarihinde kullanılan sistem ilgili collection’a uyarı göndermelidir. Bu sayede hem uyarılar ile hatırlamama durumu ortadan kalkacak hem de, günlük arama rutini  dışında aranması gereken, tarihi gelen aramalar olacaktır.
• Collection ekibi gün sonunda kaç arama yaptığı bu aramalardan kaçına ulaştığı, kaç tane ödeme sözü aldığı ve kaç tanesinden tahsilat gerçekleştirdiği gibi verilere göre değerlendirilmektedir. Bu verilerin değerlendirilmesi için kullanılan sistemin hem kolay bir girişi hem de kolay raporlanabilir alanlarının olması gerekmektedir.
• Teknolojik alt yapılar dışında oturulan sandalyenin ve bilgisayarın konumunun da mutlaka düşünülerek tespit edilmesi gerekmektedir.
• Bir bakıma borçlu görüşmelerinin stresli bir ortam yarattığı düşünülürse collection ekibinin bulunduğu odanın huzur ve sakinlik hissi veren yeşil ve iletişimin rengi olan mavi tonlarında olması bu ekipte çalışan bireylerin hem iletişim performanslarında olumlu bir katkı hem de kendi fizikse, ruhsal sağlıkları için olumlu bir katkı sağlayacaktır.
• Ayrıca kaktüs bitkisinin elektro manyetik alanların yarattığı strese iyi geldiği de unutulmamalıdır.

Peki Collection Ekibi Çalışanında

Aranan Özellikler Ne Olmaldır?

• Telefonla iletişim kabiliyeti yüksek olan
• Tanımadığı kişilerle kuracağı iletişimde çekinmeyen
• Bilgisayar süreçlerine hakim
• Öfke kontrolü yapabilen
• Hedefe odaklanan
• Motivasyonunu yüksek tutabilen
• Dil hakimiyeti yüksek

Sonuçta başarılı bir collection ekibi, dosyalardaki tahsilat sürecinin telefonla arama ile gerçekleştirilmesini sağlar. Ve sonuçta istenilen şekilde dosyanın sonuçlanmasını sağlayan ekiptir. Bu noktada pasif ve agresif iletişimler kullanılabilmektedir. Ancak bu ekipte çalışacak kişilerin iletişimlerinde hedeflerine gitmek için borçluları son noktaya kadar zorladıkları görülmekte ve bu işlerinin bir parçası olarak kabul edilmektedir. Bununla beraber; o borçluların müvekkiliniz olan kurumun aynı zamanda gelecekte müşterisi olma durumu veya sizin çalışmakta olduğunuz hukuk büronuzun internette kötü yorumlarla anılmaması için yapılan işte karşıdaki kişinin söylediklerini üzerinize bireysel olarak almadan stratejik bir şekilde yaklaşarak tek amacın sonuca ulaşmak olduğunu  kavga etmek olmadığını anlayarak iletişim kurmakta fayda vardır.