Hukuk Bürolarında Performans Değerlendirme

İşletmelerde yıl sonuna yaklaşırken başlayan yıl kapatma telaşının içerisinde aynı zamanda yılı değerlendirme, yapılan işleri değerlendirme ve tabi kişisel performansları değerlendirme süreçleri başlar. Bu süreçlerde yapılan kişisel performans değerlendirmeleri için kullanılan bazı yöntemler bulunmaktadır. Hukuk bürolarında da, çıkan sonuçlar öncelikle bireysel performanslara bağlıdır. Bu durumda, performans değerlendirme sistemine en ihtiyaç çok duyan sektörlerden birisi olduğunu söyleyebiliriz.

Hukuk bürolarında hem büronun hem de çalışanların performansını değerlendirebilmek için, işlerin ve kişilerin çalışmalarının değerlendirilebilmesi için sayısal verilere ve raporlara ihtiyaç duyulmaktadır. Bu noktada ofisin tüm süreçlerini kapsayan sistematik bir yaklaşımın ofis tarafından geliştirilmesi gerekmektedir. Eğer sayısal veriler elde olmadan bir performans değerlendirilmesi yapılırsa bu değerlendirmeler sadece, görüşmeler ve fikir alışverişlerine dönüşecektir.

Hukuk bürolarının ofis değerlendirmeleri için bazı temel noktalara değinilmesi gerekmektedir.

• Dava Dosyaları
• İcra Dosyaları
• Danışmanlık Süreçler

Öncelikle ofisteki işleri tek bir çatıda toplamak ve işlem gören her dosyanın kaydının olması, hangi personellerin o dosyada işlem yaptığının görülebilmesi gerekmektedir. Dosyaların yukarda belirlenen özelliklerine göre büronun değerlendirme kriterleri belirlemesi gerekir.

Örneğin;

Dava dosyaları için bir değerlendirme oluşturulacaksa,

• Dava Dosya Sayısı
• Dava Dosyalarında Sorumlu Olan Kişiler
• Dava Dosyalarında Girilen Duruşma Sayısı
• Dava Dosyalarında Gerçekleştirilen Ara Karar Sayısı
• Dava Dosyalarında Ofis içerisinde Gerçekleştirilen İş Listeleri
• Harcana Zaman *Opsiyonel olarak kullanılabilecek bir adım olan harcanan zamanın klasifiye edilmesi

İcra dosyaları için bir değerlendirme oluşturulacaksa,

• Açılan icra takibi sayısı
• İcra Takiplerinin türlerine göre, müvekkile göre ayrımlarının yapılması
• İcra Takiplerinin Takibi, İş Listeleri, Yapılması Gereken İşlerin Tarihleri
• İcra Takiplerinde Yapılan Masrafların, Tahsilatlara Oranı
• İcra Takibi Dosyalarında Dosya Kapanma Süresi

Danışmanlık dosyaları için bir değerlendirme oluşturulacaksa,

• Danışmanlık verilen müvekkillerin gruplanması ve bu gruplamanın şirket ve birey olarak ayrılması gerekmektedir.
• Şirketlere verilen danışmanlıklar dosyalar ve işlem olarak ayrılması gerekmektedir. Bu sayede dosya üzerinden yapılan işlemler ve dosya olmadan görüş alınarak, sözleşme incelemek, mail üzerinden cevap vererek, telefonla verilen danışmanlık, yerinde yapılan toplantı ile verilen danışmanlıklar şeklinde ayrımları yapılmalıdır.
• Özellikle danışmanlık hizmetlerinin saat ile ölçülendirilmesi, müvekkile yıl sonunda yapılan danışmanlık yenileme döneminde somut verilerle hizmet yenilmesinin takdiri istenebilmektedir.
• Danışmanlık hizmeti verilen müvekkillere yılsonunda sayısal anlamda verilen danışmanlıkların raporlanması, müvekkilin bir sonraki yıl hizmet sözleşmesinin yenilenmesi konusunda hem bilgi sağlayacak hem de anlaşmada sunulan ücretin nelere istinaden istendiğinin açıklamasını sunmaktadır.

Tüm süreçleri kapsayan hukuk büroları dışında sadece sözleşme ve danışmanlık işlemlerini gerçekleştiren butik hukuk büroları diyebileceğiniz bu konuda uzmanlaşmış bürolar için değerlendirme kriterlerine ofiste tüm çalışanlar için zaruri olarak eklenmesi gereken “Saat Raporu” sistemidir.

Performans değerlendirmede tüm personel üzerindeki iş yükü sayısal olarak raporlandıktan sonra yapılması gereken işlerin tarihleri ve işlerin kapatılma sürelerine oranı alındıktan sonra performansı sayısal olarak ortaya konulmalıdır.

Sayısal veriler olarak ortaya konulan raporlama sonrası “Performans Değerlendirme Görüşmesi” yapılmalıdır.

Değerleme mülakatları, değerlemesi yapılan performansa geçmişteki performans ile gelecekteki potansiyel performansı hakkında bilgilerin geri bildirim yoluyla aktarıldığı performans gözden geçirme toplantılarıdır. Değerleme mülakatlarında geri bildirim yoluyla elde edilen bilgilerin çalışanlara aktarılmasında üç farklı yaklaşım vardır. Bunlar; anlatma ve ikna etme, anlatma ve dinleme, sorun çözmedir.

• Performans görüşmelerinde öncelikle, kişinin işteki başarısı üzerinde durulmalıdır.
• Performans değerlendirmenin amacı, eleştirmek değil başarının arttırılması üzerine olduğu belirtilmelidir.
• Bu görüşme fiziksel olarak özel bir ortamda yapılmalıdır.
• Somut bir şekilde değerlendirme yapılmalıdır.
• Başarının arttırılması üzerine her türlü yardımın personele sunulacağının güveni verilmelidir.
• Performans değerlendirme görüşmeleri tekrar kişinin işteki başarılı yönleri vurgulanarak mülakat sona erdirilmelidir.

Performans Değerlendirmesi Yapacak Kişi;

• Hedefleri Ortaya Koymalı
• Öz Değerlendirme Yapılması
• Yönetici Değerlendirme
• Etkili İletişim

Performans Değerlendirmenin 6 Basamağı

• Karşılıklı Güven İlişkisi Kurmak
• Görüşmeyi Açmak
• Başarıları ve Kaygıları Tanımlamak
• İlerleme Planı Geliştirmek
• Savunmanın Üstesinden Gelmek
• Performansı Değerlendirmek ve Ölçmek

Performans Değerlendirmeler Yetkinlik Bazlı, Hedef Bazlı olarak da ayrılabilir.

Yetkinlik Bazlı Değerlendirme:

Hukuk bürolarında çalışanların görev tanımları gereği; ofis yöneticileri, yönetici avukat, departman sorumlusu avukatlar, takip elemanları, yardımcı elemanlar, asistanlar. Bu görevleri yerine getiren personel uzmanlaştığı alanda değerlendirme yapılmalıdır. İşte ki; tecrübe, edinilen bilgi ve göreve istinaden geliştirilmesi gereken yönler değerlendirildi. Yetkinlik bazlı değerlendirme elde edilen verilere göre değil, konudaki uzman bir yöneticinin geri bildirimlerine göre yapılmalıdır.

YETKİNLİK BAZLI DEĞERLENDİRME

Yetkinlik Kriterlerinin Belirlenmesi

• Problem Çözebilme
• Delege Etme
• Sonuçlandırma
• Takip Yeteneği
• Etkili İletişim

Yetkinlik Değerlendirme Görüşmesi

• Yetkinlik Performansını belirli aralıklar önerilen 3 ayda bir gerçekleştirmek, sonuçlara göre iyileştirme yolu çizmek ve yıl sonunda yapılan bu görüşmeler sonucu genel bir değerlendirme sağlamak.

Hedef Bazlı Değerlendirme:

Hedef bazlı değerlendirme herhangi bir uzmanlık alanı gerektirmeksizin büronun tamamı için uygulanabilecek, sonuç odaklı bir performans değerlendirmesidir. Hukuk bürolarındaki hedef bazlı değerlendirmenin yapılabilmesi hizmet odaklı çalışılmasından dolayı mutlaka sayısal verilere aktarılarak yapılmalıdır. Burada hedef diye bahsedilen sayısal olarak skor anlamında olmayabilir. Ancak yapılması gereken işlerin kapatılma süresi, ne kadar iş kapatıldığı, günlük çalışma saatinin ne kadar verimli kullanıldığı kriter olarak alınabilir.

HEDEF BAZLI DEĞERLENDİRME

Hedeflerin Belirlenmesi

Hedef Değerlendirme Görüşmesi

• Yetkinlik değerlendirme görüşmelerinde daha sık her ay yapılması gereken somut verilere göre raporlamalarla oluşturulabilecek bir değerlendirme görüşmesidir.

Değerlendirme yapmanın en büyük amacı başarısızlıkları göstermek değil, başarıya gidecek yolu belirlemek ve herkesi ofisin genel başarı çıtasına getirerek bütünsel başarıda daha büyük adımlar atılmasını sağlanacaktır.