Belge Arşivleme Önerileri

Belgelendirme ofislerimiz ve işlerimiz için büyük önem taşımaktadır. Özellikle faaliyet gösterdiğimiz hukuk alanında temel dayanaklarımızın belki de en önemlisi belgelerimizdir. Müvekkillerimizden aldığımız vekaletnameler ardından yaptığımız avukatlık sözleşmelerimiz, müvekkilimiz adına savunduğumuz konular yargılama esnasında kayıt altına alınanlar ve daha fazlası günlük iş akışımızda sıklıkla karşılaştığımız belgelerdir. Bu nedenle sahip olduğumuz belgeleri düzenli ve kullanışlı bir şekilde arşivlememiz, belgelerimizin formunu uzun süreli olarak korumasını ve ihtiyaç halinde kolayca ulaşılmasını sağlayacaktır.

Aslında teknolojinin ve imkanların hızlı şekilde gelişmesi ile belge arşivimizi fiziki arşivlerinizle birlikte elektronik ortamda tutmak gün geçtikçe gereklilik haline gelmiştir. Sizlerde aşağıdaki önerilerimizi dikkate alarak fiziki arşivinizin yanında kullanışlı bir elektronik arşiv oluşturabilirsiniz.

Belgelerinizi Sınıflandırın

Belgelerinizi sınıflandırmak aradığınızı kolaylıkla bulmak için önemli bir adımdır. Örneğin, Müvekkile ait belgeler, ofisinize ait belgeler personeline ait belgeler şeklinde belgelerinizi ayırmalısınız. Bu örneği ihtiyaçlarınız ve elinizdeki belgelere göre daha da detaylandırmanız mümkün olabilir.

Belge Ana Türünü Belirleyin

Belgelerinizi tasnif ettikten sonra ana türler belirlemelisiniz. Örneğin Vekaletnameler, Avukatlık Sözleşmeleri, Duruşma Tutanakları, Ara Kararlar, Tebligatlar vb. şekilde ana türler oluşturmalısınız. Bu tasnifteki amaç ihtiyaç olduğunda bulmak istediğiniz belgeyi elektronik arşivinizde direk klasör başlığına tıklayarak ulaşabilmeniz olacaktır. Aynı müvekkile ait benzer belgeleri yüklerken başına tarih koymanız olası bir karışıklığa engel olacaktır. Örneğin; bir müvekkilinizin bir dosyası ile ilgili üç ayrı duruşma yapılmış ve bu duruşmalara ait tutanakları arşive yüklemeniz gerekmiştir. Duruşma Tutanağı ana türünde belge yükleme işlemi gerçekleştirirken Duruşma Tutanağı (10 Ekim 2020) şeklinde ayırt edici bir içerik belge adına eklemeniz olası bir karışıklığın önüne geçecektir.

Yol Haritası Belirleyin

Yapacağınız arşiv ile ilgili aklınıza gelen tüm senaryoyu bir kâğıt üzerine yazarak, belgelerinizi ne şekilde saklamanın size daha faydalı olacağını planlayın ve şablon taslağınızı oluşturun. Tüm arşivinizi hazırladığınız taslağa uygun şekilde yürütmelisiniz. Bu taslağı hazırlarken yol tek olmalıdır. A müvekkiliniz için başka B müvekkili için başka bir tercih seçmeniz arşivinizi karmaşık bir hale sokacaktır. Yol belirlemeden yükleme ve arşiv oluşturma işlemine başlamanız ise bu işlemler sırasında acaba nasıl yapmalıyım? Böyle yapsam daha mı iyi olurdu? gibi sorular üretmenizi ve gereksiz vakit kayıpları yaşamanıza neden olabilir.

Belgelerinizi Yüksek Çözünürlükte Taramayın

Yüksek çözünürlükte taranan belgeleriniz bilgisayarınızda gereğinden fazla yer kaplamasına neden olacaktır. Sonuçta belgeleriniz, doküman niteliğinde olduğu için net olarak okunur şekilde olması yeterlidir. Bu nedenle taramalarınızı yaparken yüksek çözünürlükten kaçınmanız, tarama süresinin kısa olmasını ve diskinizde daha az yer kaplamasını sağlayarak sizlere fayda sağlayacaktır.

Ortak Ağa Almak

Ofislerimizde çalışan arkadaşlarımız ile iletişim ve belge/bilgi alışverişini sağlayabilmek adına ortak bir ağ mutlaka bulunmaktadır. Hazırladığınız bu arşivi ortak ağ üzerinden erişime açmanız durumunda bu tüm kullanıcılarınız bu arşive erişerek herhangi bir belgeye ihtiyaç duymaları halinde kolaylıkla erişebileceklerdir.

KolayOfis’e Geçiş Yapın

KolayOfis kullanarak elektronik arşivinizi kolaylıkla oluşturabilirsiniz. KolayOfis içerisinde belgeleriniz ilgili olduğu alan içerisinde saklanır. Örneğin; dosyalarınız ile ilgili belgeleri direk ait olduğu dosya içerisinde saklayarak KolayOfis’e erişiminiz olan her yerden kolayca ulaşarak görüntüleyebilir, indirebilir, çıktı alabilir mail olarak gönderebilirsiniz. Ayrıca dosya ile ilgili olmayan ancak müvekkilinize ait olan dokümanları ise, direk müvekkil carinizin altında toplayabilir, raporlayabilir ihtiyacınız olduğu her an görüntüleyebilirsiniz.

KolayOfis içerisinde bulunan Evrak Havuzuna ise sizin ve diğer çalışma arkadaşlarınızın kullandığı dokümanları birer şablon evrak olarak kaydedebilir, ihtiyacınız olduğunda şablon evrakı çıkartarak kullanabilirsiniz. Böylece tüm ofis için standart bir matbu evrak formatı oluşacak ihtiyacı olan kullanıcılar ise kolaylıkla ulaşabileceklerdir. Yine bu evrak havuzunun içerisinde hazır kira sözleşmesi, yetki belgesi, haciz talebi vb. birçok matbu evrak saklayabilirsiniz.

Sizin ve çalışma arkadaşlarınızın çalışırken kullandığı ya da dikkatlerini çeken emsal kararları da yine bu havuzda barındırabilirsiniz. Dava dilekçesi hazırlayan kullanıcının emsal karara ihtiyacı olduğunda diğer kaynaklara bakmadan önce KolayOfis içerisindeki havuzda bulabilmesini sağlayabilirsiniz.

KolayOfis NG Hukuk Otomasyon Sistemi hakkında detaylı bilgi için KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi merak ediyorsanız tıklayabilirsiniz.…