Kısıtlamalar Sonrası Uzaktan Çalışma Stratejisi

Hukuk sektörü yıllardır ufak tefek makyaj ve düzenlemeler haricinde genelde standart, yapı olarak benzer ofis – adliye – müvekkil üçgeninde devam eden çalışma sistemlerine sahipti. Geçtiğimiz yıllarda yaşadığımız Covid-19 salgın hastalığı nedeni ile; sektör büyük bir çalkalanma yaşayarak diğer tüm sektörlerde olduğu gibi “Uzaktan Çalışma” kavramı ile tanıştı. Sektörün tamamen yabancı olduğu bu sisteme; gerek mecburiyetten gerekse teknolojide yapılan geliştirmelerle kısa sürede uyum sağlandı. Bu günlerde her ne kadar günlük vaka sayıları yükselişe geçse de, karantina zamanlarında yaşanılan tüm yasak ve kısıtlamalar kalkmış durumda. Kısıtlamaların kalkması ile birlikte günlük ve iş hayatı normale dönmek için uğraş vermekte.

Peki bir süredir uzaktan çalışan personeliniz, ofise başka bir deyişle eski çalışma düzenine dönmeye ne kadar hazır? Hukuk firmaları, gelişen teknolojiye ayak uydurmak ve rakiplerine karşı bir avantaj sağlayabileceklerini düşünerek son yıllarda hukuk yazılım sistemlerine dönüşüm konusunda çalışmalar yapmaktaydı. Salgın hastalık ile 2020’de başlayan kısıtlamalar, geçiş için ağır davranan firmaları ellerini çabuk tutma çabasına itti. Bu süreçte ağır kalmaya devam eden bürolar; uzun vadede iletişimde sorunlar, takipsizlik nedeni ile kaybedilen ve devamı gelmeyen işlerin yanı sır boşa harcanan zaman sorunları ile karşı karşıya kaldılar. Bu kayıplar belki de bürolar için ileride hayatta kalma mücadelesine dönüşecekti.

Uzaktan Çalışmanın Faydaları

Sokağa çıkma ve kısıtlamalar ile birlikte evden çalışma sistemi ile tanışan hukuk sektörü; çalışanları esnek ve evden çalışmanın birçok faydasını gördü. Üstelik bu konuda yapılan birçok anket çalışanların evden çalışma sistemi ile çok daha üretken olduklarının altını çizmekteydi. Başka bir konuda evden çalışan avukatların; daha iyi bir iş-yaşam dengesi sağladığı için bu esnek çalışma sistemine devam etmek istedikleridir. Dünyaca ünlü hukuk portalı Acritas’ın yapmış olduğu ankete göre; Avrupa’da kıdemli avukatların %77’sinin uzaktan çalışma sistemi unsurlarını elinde tutmak istediğini belirtirken; bu avukatlardan %22’sinin ise çalıştığı firmanın uzaktan çalışma sistemine geçmemesi durumunda başka bir iş arayışına geçeceği sonucuna ulaşmıştır.

Durum böyle iken en azından bir süre daha birçok hukuk bürosunun uzaktan çalışma modeline ufak değişikliklerle devam edileceği öngörülmektedir. Bu nedenle büroların istihdam stratejilerine uzaktan çalışma sistemlerini dahil etmesi gerektiği aşikardır. Bu çalışma sistemine devam etmek isteyen büroların; teknolojilerini uzaktan çalışma sistemine uygun olarak yeniden planlaması ve uygun değilse de bir an önce uygun sistemlere geçiş yapmaları gerekmektedir. Uzaktan çalışma sistemi, modern bir çalışma yöntemidir. Ofise tam zamanlı olarak geri dönen ve teknolojiyi benimsemeyen bürolarını büyük bir tehlike beklemektedir. Bu tehlike teknolojiyi kullanmayan büronun gelecekteki başarı şansının etkilenecek olmasıdır. Hukuk büroları uzaktan çalışma stratejilerinde üç temel şeye odaklanmaları gerekir; eğitim, iletişim ve güvenlik.

Eğitim

Hangi yazılım kullanılırsa kullanılsın bu teknoloji çözümünün başarılı olması için; kullanıcıların onu nasıl kullanacaklarını çok iyi bilmeleri gerekir. Çalışanların yalnızca temel bilgileri kullanmakla kalmayıp, kendilerine sunulan yazılımı tam olarak kullanmak için doğru eğitim ve becerilere sahip olmaları çok önemlidir. En önemlisi, çalışanların sistemi doğru şekilde kullanamadıkları anlaşıldığında, yöneticinin nereye döneceğini bilmesi gerekir. Yazılım tedarikçisi bu noktada çalışanların karşılaştığı olumsuz durumlar için; eğitim ve destek gibi hızlı çözümler sunabilmelidir. Yazılım tedarikçisinin sunduğu bu çözümler; üretkenlikteki düşüşleri, müvekkiller üzerindeki olumsuz etkileri ve gereksiz hayal kırıklıklarını önleyecektir.

İletişim

Ekip içi, müvekkiller ve üçüncü taraflarla iletişim, sanal olarak yapıldığında zor olabilir. An basitinden çalışanın evden çalışırken bile bu ekibin bir parçası olduğunu hissetmesi önemlidir. Özellikle ekibe yeni katılan takım arkadaşlarına bu ekibin bir parçası olduğu mutlaka hissettirilmelidir. Benzer şekilde, müvekkil ilişkileri için ofisinizin fiziksel konumu olmadan, yeni müşteriler çekmeyi ve kalıcı ilişkiler kurmayı yüz yüze etkileşimden daha kolay ve daha etkili hale getiren dijital iletişim ve iş birliği araçlarına ihtiyaç vardır. Örneğin müvekkilleriniz ile yapacağınız görüşme ve toplantıları Zoom, Teams gibi meeting uygulamalarını kullanabilirsiniz.

Güvenlik

Uzaktan çalışma ortamları artık güvenlik kavramının fiziki unsurlardan çıkması anlamına gelmektedir. BT donanımı ve iletişim araçlarının optimum performans ve güvenlik için yeniden düşünülmesi ve uyarlanması gerekir. Yeni bir BT stratejisi uygulamaya çalışırken, personel ve müşteri verilerinin güvende olmasını sağlamak için verileri ve siber güvenlik ve uyumluluk kurallarını dikkate almak önemlidir.

Gelecekteki İş Yeri

Doğru yazılım kullanmak, uzaktan çalışma sisteminin en önemli unsurlarından biridir. KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemleri; müşterilerinizi ait işlemleri ve taleplerini istediğiniz zaman istediğiniz yerden yönetmek için ihtiyacınız olan esnekliği ve araçları size sağlar. Yazılımınız sizin dijital ofisinizdir. KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi ile işlerinizi merkezileştirerek, fiziksel dosyalara ve ofis alanına olan bağımlılığınızı ortadan kaldırır.

Sizde KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemleri ile yarının teknolojileri ile bugünden tanışın. KolayOfis çözümleri hakkında detaylı bilgi almak için bize ulaşın.