Dosyalama ve Arşivleme

Dosyalama ve Arşivleme Teknikleri Nelerdir ?

Dosyalama ve Arşivleme hukuk büro yönetimlerinde kesinlikle belirli bir metod uygulanarak , aktif halde kullanılmalıdır. Doğru şekilde uygulanan dosyalama ve arşivleme sistemi ile sorun haline gelen dosya ve arşiv dosya arama , dosyanın kime kayıtlı olduğu , dosyanın aranırken oluşturduğu zaman kaybı gibi sıkıntıların önüne geçilebilir. Dosyalama ve arşivleme için farklı teknikler uygulanabilir. Uygulanacak olan dosyalama ve arşivleme sistemi tekniği , büro düzenine uyumlu olacak şekilde belirlenmelidir. Bu teknikler dosyalama teknikleri ve arşivleme teknikleri olarak ayrı ayrı uygulanabilir. Ancak yapılacak olan işlemlerin hem kolay anlaşılabilir , hem de kolay bir kullanıma sahip olabilmesi için uygulanacak olan tekniklerin birbirlerini tamamlaması gerekmektedir.

Hukuk büronuzda kullanabileceğiniz belli başlı dosyalama teknikleri alfabetik , numaralı , kronolojik , karma ve alfanumerik şeklindedir.

Alfabetik Dosyalama Sistemi

Adından da anlaşılabileceği gibi dosyalara A – Z harfleri aralığında harfsel değerler verilerek gruplandırmalar yapılır. Belirli bir dosyaya çok fazla doküman varsa o noktada Aa , Ae , Aaa gibi değerler kullanılarak dosyalama sistemei uygulanır. Alfabetik dosyalama sistemi , kolay uygulanır ve kolay anlaşılır olması sebebi ile bir çok hukuk bürosu tarafında tercih edilen tekniklerden biridir.

Konu Adlarına Göre Dosyalama Sistemi

Her dosyanın bir konuyu kapsaması ve bu temel konular seçilerek uygulanan dosyalama sistemidir. Örneğin , dava ana türlerine göre ayrımlar yapılabilir. İcra dosyaları , ceza dosyaları gibi konular belirlenir ve bu konu isimlerine göre dosyalama işlemi yapılabilir. Belirli konular tespit edildikten sonra ana dosyalar içerisinde yaşanabilinecek sorunların önüne geçmek için , alt dosyalarda yine alfabetik sistem uygulaması yapılabilir. Böylelikle ceza dosyaları altında aranılacak bir müvekkile daha hızlı şekilde ulaşılabilinir.

Coğrafik Bölgelere Göre Dosyalama Sistemi

Tüm Türkiye ‘de müvekkilleri bulunan hukuk bürolarının tercih edebileceği dosyalama tekniklerinden biridir. Bu dosyalama tekniğinde dosya ana grupları belirlenen coğrafi bölgelerin isimlerini alır. Örneğin Ege Bölgesi I , Ege Bölgesi II , Antalya Bölgesi gibi. Coğrafi bölgelere göre dosyalama sistemi hukuk büroları tarafında pek tercih edilen bir dosyalama sistemi değildir. Ancak bazı büyük hukuk departmanalarının alt hukuk büroları tüm Türkiye çapında hizmet vermektedir. Bu noktada dosya ana grupları coğrafi bölgelere göre düzenlenebilir. Alt grupları ise yine alfabetik olarak dosyalanabilinir.

Numaralı Dosyalama Sistemi

Alfabetik dosyalama sisteminde olduğu gibi dosyalama sisteminizi kurarken , harfsel ibareler yerine rakamsal ibarelerde kullanabilirsiniz. Nasıl ki alfabetik sıralama sisteminde A – Z aralığındaki harfsel değerler kullanılıyor ise numaralı dosya sisteminde de 0 – sonsuz değer seçimi gerçekleştirebilinir. Alfabetik dosyalama sistemine göre biraz daha karmaşık yapıda olsa da geniş değer verme seçeneği ile çok fazla dosyası bulunan hukuk büroları tarafında kullanılan bir sistemdir.

Alfanumerik Dosyalama Sistemi

Dosyalama tekniklerinde en çok kullanılan tekniktir. Hem harflerin hem de rakamlarında kullanıldığı bu sistem içerisinde dosyalarınıza hem daha hızlı ulaşabilir hem de daha özel dosyalama işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz. Alfabetik ve numaralı dosyalama sistemlerine biraz daha kompleks bir sistemdir. Ancak belirli bir düzen oluşturulduktan sonra çok daha etkili sonuçlar alınabilinir. Örneğin , bir müvekkilinize ait çok fazla dosyanız var ve bu dosyaları gruplama da sorun yaşıyorsunuz. Müvekilinizin en akılda kalınır harflerini ana dosya grupları için kullanabilirsiniz ( XX gibi ). Sonrasında ise belirli olan esas numaralarını bu XX değerinden sonra kullanabilirsiniz. Böylelikle hem esas numarası ile takip yapabilir hem de dosyalama sisteminize hız katabilirsiniz. Örneğin x müvekillinin 2014/250 numaralı dosyası. Dosyalama sisteminize kayıt ederken XX – 14 – 250 şeklinde kayıt etmeniz sonucunda , hem müvekkilin , hem dava başlangıç yılının , hem de esas numarasının belirli olduğu bir dosyalama sistemine kavuşabilirsiniz. Bu hem hızınızı artıracak hem de dosya aramak için kaybetmiş olduğunuz süreyi asgari seviyeye indirecektir. Bu sistemi yeni kullanacak kişiler için başlangıç aşamasında zorluklar meydana gelebilir. Ancak uzun vadede en etkili çözüm olduğunu söyleyebiliriz.

Dosyalama ve arşivleme sistemlerini hukuk büronuz için çok büyük önem taşır. Artan müvekkilleriniz ve dosyalarınızla bir mücadele içerisine girmeden belirtmiş olduğumuz teknikler doğrultusunda sisteminizi en etkili şekilde kullanabileceğiniz hale getirmenizde fayda var. Dosyalar sizi değil , siz dosyaları yönetin.