Hukuk Bürolarında Ofis Yönetiminde Kullanılacak Yöntemler

“Hukuk Bürolarında İşletme Yönetimi” kavramı ile Türkiye’de hukuk büroları son yıllarda tanışmaya başladılar. Avukatlık bürosundan, avukatlık ortaklığına ya da hukuk bürosuna dönüşmeye başlayan ofisler öncelikle içlerinde ki kadrolaşma ve görev dağılımı ile ilgilenirken bir yandan büyüyen ofislerin yönetimi söz konusu olmaya başlamıştır. Ve hukuk bürolarının da yönetim artık bir “işletme yönetimi” gibi ele alınmaktadır.

Avukatlar artık ofislerde sadece avukat değil kendi iç yapılarına göre “Yönetici Avukat”, “Ortak Avukat”, Partner Avukat”, “Kıdemli Avukat” gibi sıfatlar alırken, ofislerde çalışan diğer personeller ise; “Yönetici Avukat Asistanı”, “Ofis Yöneticisi”, “Muhasebe Sorumlusu”, “Dava Takip Sorumlusu”, “İcra Takip Sorumlusu”, “Call Center Sorumlusu”, hatta ofisin idari işlerinden sorumlu “İdari İşler Müdürü” gibi yönetimse deneyimlerini aktarabilecek kişilerle çalışarak bu departmanları oluşturmaya başladılar. Bu süreç hem hukuk bürolarında kurumsallaşmayı hem de organizasyon şemasını zorunlu hale getirdi. Kâğıtlar üzerinde yapılanmaların aynı zamanda ofis kültürünü gerçekleştirmesi hem de kâğıt üzerinde yapılan süreçlerin denetlenebilir ve analiz edilip, ölçülebilir nitelikte olması gerekmektedir.

Peki, hukuk bürosunda çalışanların performansları veya bir avukatın performansını ölçmek mümkün müdür? Günümüz teknolojisinde hukuk bürolarında çalışanların performansları zamanlarını nasıl değerlendirdiği ve bunun karşılığında nasıl bir gelişme elde ettikleri ile ölçülebilir ve denetlenebilir hale getirilmiştir. Artık hukuk bürolarının yönetiminde de “Karlılık” kavramı daha önemli olmuştur ve bu konu gün geçtikçe zorunluluk haline gelecektir.

Bir hukuk bürosunda yönetilecek konuları sıralayacak olursak anlık oluşan ve karar verilmesi gereken konulardan çok süreklilik arz eden iş akışlarının denetlenmesidir. Bunlar içerisinde dava süreçlerinin, icra süreçlerinin, danışmanlık süreçlerinin, finansal süreçlerin, dokümanların yönetilmesi süreçleri ve görev atamaları süreçlerinin takibi mevcuttur. Tüm bunlar başlı başına tekrarlı iş aşamalarında oluşmaktadır.

Özellikle günümüz teknolojisi içerisinde verilere ulaşma hızının artmasıyla hem müvekkiller hem de yöneticilerin istenilen verilere ulaşmak konusunda zaman kaybetmeden sonucu varmak istemesi olağan kabul edilmektedir. İşte tüm bunların istenildiği an ulaşılabilmesi bilgi işlem desteği ile istenilen sonuç sağlanabilmektedir. Bu sayede hem verimlilik artışı sağlanır tüm işlerin süreçleri kontrol altına alınıp ofiste bulunan herkesin işleri zamanında yapıp yapmadığı görülebilir ve gereken yerlerde müdahaleler gerçekleştirilip sonuç iyileştirilebilir. Bilgi işlem teknolojilerinin desteği ile hukuk bürolarının en temek konusu dokümanlar ayıt altına alınıp istenildiği zaman kolaylıkla dokümanlara ulaşılabilir. Finansal anlamda ise; gerçekçi verilere ulaşmak mümkün hale gelir. Tüm süreçlerin bilgi işlem alt yapısı altında bir yazılım içerisinde birleştirilmesi ve günümüz teknolojisine uyumlu olan bir çatıda buluşması halinde zaman ve mekândan bağımsız çalışma imkânı sağlar. Böylece özellikle mobil hale gelen yöneticiler ve avukatlar açısında ofis dışında da istenilen anda istenilen bilgiye ulaşma imkânı sağlanır.

Eskiden hukuk ofislerinde sadece zorunlu Uyap İcra takip programı ve Mevzuat Yazılımlarını kullanırken artı büroların performansını arttıracak; Hukuk Otomasyon Sistemleri artık zorunluluktan fark yaratmak ve verimlilik arttırmak, sonucunda da büronun karlılığında etkili olmak için önemli hale gelmiştir. Bu tarz hukuk ofis otomasyon sistemlerinden elde edilecek sonuçlar:

• Dava Dosyaları Takibi,
• İcra Dosyaları Takibi,
• İş Takip Sistemi / Büro Finans-Muhasebe,
• Avukat Çalışma Saatlerinin İzlenmesi,
• Saat Ücretli Çalışma için Saat Raporlama (Proforma Fatura),
• Doküman Yönetimi/ Müvekkillere Dosyalarının Internet Üzerinden Gösterilmesi,
• Mobil yazılımlar (Tabletlerden, cep telefonlarından da kullanım),

Bu sistemlerle elde edilen sonuçlar hukuk bürolarında verilen hizmet için yönetimi sağlayacaktır ve hizmet kalite yönetimi yapılabilecektir. Peki, hukuk bürolarında hizmet kalite yönetimi nedir?

• Verilen hizmetin kalitesinin kontrol edilebilmesi; verilen hizmet adımlarında süreçlerden kaynaklanarak oluşabilecek hataları en aza indirmek.
• Kalitenin güncesi; verilen hizmetlerin kalite kontrolü yapıldıktan sonra acaba hata var mıdır diye devamlı sorgulama süreci
• Ve işletmelerde de olduğu gibi toplam kalite; bu anlayışı benimseyen hukuk bürolarında devalı daha iyisi eğitim, geliştirme ve müvekkil memnuniyet çalışmaları gerçekleştirilir.

Tüm bu adımların gerçekleştirilebilmesi için ve hukuk bürolarında ofis yönetiminde profesyonellik için, hem ofis analizi yapmak hem de alt yapıyı kurmak gerekmektedir. Ve yapılacak adımlar için SWOT analizi de yapılmalıdır.

Yapılan analizler sonrasında da e uygun alt yapı ve maliyeti ile belirlendikten sonra ofisin sürece ve teknolojik alt yapıya entegrasyonu sağlanmalıdır.

Günümüz teknolojisinde her iş alanında gelişme ve teknolojiye uyumlu olmak ne kadar zorunlu ise; unutulmamalıdır ki, hukuk bürolarında da aynı süreç geçerlidir.

KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi Next Generation büroların yapısına uygun olarak tasarlanan Standart, Gold, Premium ve Kurumsal paketleri ile sizlere altyapınızı oluşturmakta yardımcı olacaktır.