Hukuk Bürolarında İletişimin Önemi

İletişim, bir göndericiden alıcıya bilgi transferi ve bu bilgi transferi sonucunda gönderimi yapan kişinin amaçladığı iletişimin alıcı tarafından anlaşılması ve anladığı bilgisini gönderen kişiye iletmesidir. İletişim süreci, iletimin kullanıldığı iletim kanalı, bu kanalı olumsuz etkileyebilecek bozucu etkiler, aktarılacak mesajın alıcı tarafından tam olarak anlaşılabilmesini sağlayabilecek şekilde bilginin iletilmesi gibi bir çok etkene bağlıdır.

Etkili bir iletişim için iletişim kanalının mümkün olduğunca zengin olması gerekir. Bu yüzden yüz yüze iletişim, sözlü olmayan iletişim olan beden dilini de içerdiğinden kanal olarak en zengin iletişim biçimdir. Bu tip iletişimde de iletilen bilginin uçup gitmemesi için yazılı olarak kaydedilmesi faydalı olur. E-posta ile iletişim kolay ve kaydedilebilir olduğundan sık kullanılır ama dolaylı olduğundan bazen önemi mesajlar satırlar arasında kaybolabilir. Mesajın tonunu e-posta’da belirlemek mümkün olmadığından özellikle normal veya yumuşak tonda verilmek istenen mesajlar alıcı tarafından sert olarak algılanıp iletişim kazasına yol açabilir. Genellikle sıradan olmayan durumlar için yüz yüze iletişim, sıradan durumlar içinse e-posta, telefon gibi daha dolaylı iletişim yöntemleri kullanılabilir.

Yüz yüze iletişimde karşıdaki kişiye mesajı etkin olarak iletmek için mesajı vurgulayıcı ve pekiştirici vücut dili, göz göze gelerek doğrudan iletişim kurma niyetinin belli edilmesi mesajın daha başarılı ulaştırılmasını sağlar.

Hukuk Bürolarında İletişimde Karşılaşılan Engeller

Hukuk Bürolarında İletişim -1

İletişimde temel amaç, mesajı gönderen kişinin alıcının mesajı anlamasını sağlamasıdır. Bu sebeple iletişim açık, kesin, tanımlı ve karşıdaki kişinin bilgi ve uzmanlık düzeyine uygun olmalıdır. Özellikle uzmanlık bilgisine sahip avukatlar arasında genellikle mesleki terim ve kavramlarla yüklü bir iletişim gerçekleşir. Yönetici veya işi açıklama durumunda olan bir avukatın özellikle daha genç bir avukata açıklama yaparken hukuki terim ve kavramları, mesleğe özgü uygulamada kullanılan kısa yol ve kısaltmaları karşıdakinin anlayacağından emin olması gerekir. Mesajı alan kişinin de iletişimi iyi anlayabilmesi için mesajı ileten kişi ve mesajla ilgili oluşabilecek ön yargılardan kendisini arındırmalıdır. Alıcı, genellikle iletilmek istenen mesajda gizli bir anlam olduğunu düşünür veya ileten kişinin farklı bir amacı olduğuna inanırsa iletişim etkisizleşir. Mesajı ileten kişinin konu hakkındaki bilgi ve yetkisinin ne düzeyde olduğunun alıcı tarafındaki algılaması da alıcının mesajı anlamasında ve algılamasında etkilidir.

Hukuk Bürolarında İletişim Sürecinde Yöneticinin Rolü

İletişim kanalları resmi veya gayri resmi olabilir. Resmi iletişim kanalları emir komuta zincirini takip eder ve resmi iletişim olarak tanımlanır. Üst yönetimden çalışanlara doğru giden mesaj akışına dikey iletişim adı verilir. Koordinasyon amacıyla iş birimleri ve çalışanlar arasında gerçekleştirilen iletişime yatay iletişim adı verilir. Dış iletişim işletme dışındaki müşteriler, tedarikçiler ve işletme içindeki çalışanlar arasındaki bilgi akışıdır. Gayri resmi iletişim kanalları organizasyon yapısının dışında oluşur ve emir komuta zincirine göre akmaz. Gayri resmi iletişimi işletme faydasına kullanmak için yöneticiler genellikle işletmede dolaşır ve her kademedeki çalışanlarla görüşürler. Bu tip iletişim resmi iletişimden doğabilecek yanlış anlaşılma ve sıcak temas eksikliğini kapatır.

Hukuk Bürolarında İletişimde Teknolojinin Etkisi

Hukuk Bürolarında İletişim -3

Günümüzde iş yaşamını etkileyen 2 önemli etken vardır. İlki teknoloji sayesinde işyerine bağımlı olmadan her yerde bilgiye ve şirket ağlarına erişerek iş yapabilme yeteneği, diğeri de teknolojik iletişim araçlarını kullanmaya alışık genç kuşak işgücünün iş yaşamına katılmasıdır.

Teknoloji sayesinde video konferans ve telekonferans sistemleri ile uzak noktalardaki kişiler birbirleriyle haberleşebilmekte, gelişmiş yazılımlar aracılığı ile de aynı dosyalar üzerinde aynı anda işbirliği ile çalışabilmektedirler. Özellikle bilgiyi işleyen işletmelerde çalışanlar, evlerinden iş yerine bilgisayar ağları ile bağlanarak rahatlıkla çalışabilmektedirler. Tüm bilginin veri ağlarına yüklenmesi günümüze özgü sorunları da birlikte getirmiştir. Bilgi güvenliği bunların başında gelmektedir. Açık iletişim kanallarından yapılabilecek elektronik saldırılara karşı işletmeler gizli bilgilerini ve müvekkil bilgilerini korumak için yatırım yapmak durumunda kalmışlardır. Çalışanların kişisel bilgileriyle iş bilgilerini aynı ortam üzerinde kullanmaları bazı durumlarda kişisel bilgilerin güvenliği ve işletme bilgilerinin gizliliği hususlarında çatışmaya yol açabilmektedir.

Teknolojiye alışkın genç kuşak iş yaşamına katıldıkça iletişim ivmelenerek elektronik ortamda meydana gelen bir süreç olacaktır. Bilgi paylaşımı, yenilikler ve işbirliği sistemlerinin tümü bu yeni teknolojik ortamdan etkilenecek ve iş yapma şekilleri giderek teknolojiye bağımlı olacaktır. Teknolojiyi kullanabilen çalışanlar ve işletmeler de iletişimi daha etkin olarak kullanacakları için bir rekabet avantajı elde edeceklerdir.