Hukuk Bürolarında Toplam Kalite Yönetimi

Toplam kalite yönetimi , kalite yönetim sistemlerinin bir üst kademesi olarak nitelendirilebilinir. Toplam kalite yönetimi , kalite yönetim sistemlerinin 1900 ‘lü yılların başında iyice gelişme kaydetmesi ile birlikte 1950 ‘li yılların başında ortaya çıkmıştır. Toplam kalite yönetimi ; ” müşteri ihtiyaçlarının yerine getirilmesi  için kullanılacak olan insan, iş, ürün ve/veya hizmet gibi temel kalite unsurlarının sistematik bir yaklaşım ile örgüt içerisinde uygulanması ve sürekli olarak geliştirilmesini ” ifade eder.

Kalite kavramı , genel bir algı ve düzen içerisinde olmasa da , çok eski dönemlerden bu yana uygulanan bir sistemdir. Kalite , insanların satın alma algısı içerisinde yer alan ” En İyi Ürün – En İyi Hizmet  ” ulaşma çabası sonucunda , çok eski çağlarda bile , örgütler tarafından sürekli olarak yakalanmak istenen bir kavramdır. Günümüzde ise globalleşmenin sonucu olarak , kaliteye ulaşma ve sürekli şekilde kaliteli ürün veya hizmet üretebilme anlayışı çerçevesinde büyük bir rekabet vardır. Hukuk büroları bazında konuya yaklaşacak olursak , verilecek olan hizmetin kalitesi ve sürekliliği ne kadar yüksek seviyede olursa , müvekkil sayısı ve daha yüksek bütçelere sahip olan müvekkillere ulaşabilme imkanı o kadar artacaktır.

Müvekkil İlişkilerinizi Bir Üst Seviyeye Çıkartın

Kalite kavramının Toplam Kalite Yönetimi ile harmanlanması sonucunda , tüm örgüte etki edecek ve yapılacak olan en ufak bir işlemin bile çok daha başarılı sonuçlar ile sonuçlanması sağlanacaktır. Toplam Kalite Yönetimi kavramının uygulanması için aşağıda yer alan temel prensiplerin kabul edilip işleme konulmuş olunması gerekir ;

• Üst Yönetim Liderliği ;  Toplam Kalite Yönetimi ‘nin sorunsuz olarak işlenmesi ve uygulanabilinmesi için liderler anahtar rol oynar. Liderlerin oluşturacağı stratejiler ve planlar doğrultusunda kalite yönetim sistemi desteklenmesi , uygulama ve sonuçlarında kalite oranının bir hayli yükselmesini sağlayacaktır.
• Tam Katılım ; Uygulanacak olan stratejiler ve planlamalar içerisinde , örgütte yer alan her bir bireyin ayrı bir rolü ve görevi olmalıdır. Tam katılımın sağlanmaması durumunda hedeflenen Toplam Kalite Yönetimi anlayışının örgüt içerisinde tamamıyla oturtulması mümkün olmayacaktır.
• İç ve Dış Müvekkil Memnuniyeti ; İç ve dış müvekkillerin şirketle olan ilişkisini ve şirkete olan etkisini düzgün bir şekilde kavrayarak çalışanların memnuniyeti sağlanırken , aynı zamanda dış müvekkillerin mevcut ve değişimle birlikte gelen gelecek beklentilerini karşılamak ve bu beklentilerin üzerine çıkmak amaçlanır.
• Sıfır Hata ve Hata Önleyici Yaklaşım ; Hukuk bürolarında işleme konacak olan her hizmet için hatanın olmaması çok büyük önem taşır. Yapılacak olan hatalar itibar ve ilerleyen dönemlerde müvekkil kaybına dahi yol açabilir. Bu sebeple zaman kavramı yerine , kaliteli ve hatasız – sorunsuz hizmet üretimi hedeflenir.
• Bilgi Ölçümü ve Verilere Dayanma ; Büro içerisinde yer alan tüm veriler sık sık raporlanmalı ve ortaya çıkacak olan raporlar sonrasında , analitik olarak takip edilmesi ve aksaklıkların giderilmesi hedeflenir.
• Sürekli İyileştirme ; Toplam Kalite Yönetimi sadece bir kez kurularak sonuçlanan bir işlem değildir. Sürekli olarak kontrol edilmesi ve iyileştirilmesi gerekir. Bu noktada PUKÖ ( Planla – Uygula – Kontrol Et – Önlem Al ) döngüsü kavramı uygulanarak sürekli iyileştirme sağlanır.

pukö – Planla – Uygula – Kontrol Et – Önlem Al

Başarılı bir Toplam Kalite Yönetimi sistemi sayesinde bir çok olumlu sonuca imza atabilirsiniz. Maliyetleriniz de gözle görülür bir düşüşü fark edeceksiniz. Yapılacak olan işlemler en optimal şekilde tasarlanıp , uygulamaya koyulacağı için gereksiz olarak ortaya çıkacak maliyet kalemlerinin önüne geçilecektir. Toplam Kalite Yönetimi ‘nin temel düşünce yapısı olan ” Bir kerede yap , doğru yap ” felsefesi sayesinde , yapılacak olan işlemler tekrar tekrar yapılmak yerine bir kerede , hızlı ve hatasız şekilde gerçekleştirilecektir. Bu sayede harcanacak olan hata , zaman ve benzeri iş gücü kayıpları ortadan kalkacaktır.

Toplam Kalite Yönetimi sonuçları , sadece maliyetlerde meydana gelecek büyük düşüşlerden ibaret değildir. Toplam Kalite Yönetimi öncesinde sadece maliyetler ve şirkete gerçek anlamda , rakamsal olarak artılar katacak işlemler ön plana gelirdi. Ancak Toplam Kalite Yönetimi maliyet ve benzeri unsurların düşürmekle yetinmeyip , müvekkiller ile olan iletişimin artmasına ve beklentilerinin de en üst seviyede karşılanmasına yardımcı olur.

Personelinizin verimliliğinde de gözle görülür değişimlere şahit olacaksınız. Hatalı ve yanlış olan işlemlerin sayısı azalacağı için , personelin performansı ve motivasyonu otomatik olarak artacaktır. Ayrıca aynı işin tekrarlanmaması sonucunda , personellerin verimliliğinde de gözle görüşür bir artış söz konusu olacaktır.

Kalitenizi ve Performansınızı Arttırın

Toplam Kalite Yönetimi faydalarını ,  iç ve dış yararlar olarak kategorize edecek olursak aşağıda yer alan sonuçlara ulaşabiliriz ;

Toplam Kalite Yönetimi ‘nin İç Yararları ;

• Belirli bir düzen ve tutarlılık ,
• Yönetimin etkinliğinde ki artış ,
• Modern ve ağır işlemeyen yapı ,
• Tüm çalışanlarda kalite altyapısının oluşması ,
• Otomasyon ve dokümantasyon sistemleri ile hızlı ve etkin çözümler ,
• Sistematikleşme şeklindedir.

Toplam Kalite Yönetimi ‘nin Dış Yararları ;

• Müvekkiller ve tedarikçiler ile güçlü ilişkiler ,
• İstikrarlı artış ,
• Pazara hakim olma ,
• Rekabette daha güçlü hale gelme şeklindedir.

Toplam kalite yönetiminiz için bir çok farklı araç kullanabilirsiniz. Ancak bu araçları sadece bilmeniz , uygulama anlamında size yeterli gelmeyebilir. Bu sebeple toplam kalite yönetiminizi belirli bir düzen içerisinde sağlamak ve uygulama aşamalarında problemler ile karşılaşmak istemiyorsanız , başlangıç aşamasında çeşitli danışmanlar tarafından yardım almanızda fayda olacaktır.

Toplam kalite yönetimini uygulamak için ihtiyaç duyacağınız temel araçlar şu şekildedir ;

• Kalite Çemberleri ,
• Kaizen ,
• ISO 9000 Belgeleri ,
• Altı Sigma Kuralı ,
• QS ( Quality Systems ) 9000 şeklindedir.

Toplam Kalite Yönetimi ile hukuk büronuzu veya departmanınızı  bir üst seviyeye çıkarmanız mümkün olacaktır.